淺談涉外秘書的職業(yè)道德

陳 甜 拾景欣

（徐州工程學(xué)院，江蘇 徐州 221000）

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化以及我國對外貿(mào)易、出境旅游及其他外事往來活動的增多，涉外秘書作為一種國際化的職業(yè)，其職業(yè)道德水平的高低，不僅關(guān)系到自身形象與工作的成敗，甚至還可能影響到一個(gè)單位甚至是國家民族的形象。良好的職業(yè)道德是涉外秘書工作的重要基礎(chǔ)之一，提升職業(yè)道德修養(yǎng)對涉外秘書來說具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

職業(yè)道德涉及到每個(gè)從業(yè)者的工作態(tài)度，涉外秘書應(yīng)具備的職業(yè)道德主要包括以下五方面的內(nèi)容：

1 知法守法、嚴(yán)守機(jī)密

在當(dāng)今國際形勢紛繁復(fù)雜的環(huán)境下，涉外秘書必須要明確掌握各個(gè)國家和國際上通行的相關(guān)政策法規(guī)，才能在不觸犯法律的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。涉外秘書工作內(nèi)容的國際性與業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)，因而在為領(lǐng)導(dǎo)、同事加蓋印章之前，必須認(rèn)真審查相關(guān)文件，把好政策關(guān)、文字關(guān)。因此學(xué)習(xí)并且掌握必要的法律政策知識對涉外秘書來說非常重要。

涉外秘書要在遵守職業(yè)紀(jì)律和相關(guān)的法律、法規(guī)的同時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)依法管理各項(xiàng)事務(wù)，并且?guī)ь^遵紀(jì)守法發(fā)揮示范作用，這樣有利于形成良好的工作秩序。只有在思想上深刻認(rèn)識到遵紀(jì)守法的意義，學(xué)習(xí)研究法律法規(guī)，掌握法律知識，才能夠增強(qiáng)法制觀念，提高遵紀(jì)守法的自覺性，真正做到知法守法。

涉外保密是秘書工作的一個(gè)十分重要的內(nèi)容。涉外秘書部門是其組織機(jī)關(guān)的機(jī)要核心部門和信息中心，涉外秘書又是最了解領(lǐng)導(dǎo)活動的人，這就要求涉外秘書要有很強(qiáng)的保密觀念，嚴(yán)守機(jī)密。由于涉外秘書特殊的身份、地位和工作條件，使得涉外秘書能夠有機(jī)會接觸到大量的機(jī)密文件資料，更加需要時(shí)刻謹(jǐn)記嚴(yán)格遵守相關(guān)保密條例，做到不該說的、不該問的都不要過多關(guān)心，不在任何地方向任何人透露機(jī)密信息，自覺維護(hù)集體與國家利益，否則一旦出現(xiàn)失密、泄密，就會給國家造成嚴(yán)重的后果。某涉外企業(yè)秘書王某把上級下發(fā)的有關(guān)邊貿(mào)工作的國家機(jī)密文件擅自復(fù)印并提供給了外商，然而該外商實(shí)際上是專門竊取邊貿(mào)情報(bào)的間諜，幸運(yùn)的是由于我國相關(guān)部門反應(yīng)迅速，?及時(shí)截獲了這份機(jī)密文件，才沒使邊境貿(mào)易產(chǎn)生重大損失，也沒有影響國家之間的關(guān)系。該秘書受到單位的嚴(yán)肅處理。此案例中的王秘書就沒有嚴(yán)守機(jī)密的意識，或者說根本就沒有意識到機(jī)密文件的重要性。雖然事后相關(guān)人員都受到了嚴(yán)厲的懲罰，但是該秘書更應(yīng)該時(shí)刻提醒自己，自覺提高對機(jī)密情報(bào)的重視，增強(qiáng)保密意識。

2 善于合作

涉外秘書的工作往往需要聯(lián)系上下、溝通內(nèi)外，因而要善于合作。很多時(shí)候，一些較為復(fù)雜的問題單靠涉外秘書很難及時(shí)采取措施解決問題，這個(gè)時(shí)候就需要和其他人員一起合作來解決難題。涉外秘書要能夠平等地聽取不同部門的意見并提出建議和方案，協(xié)調(diào)矛盾，在經(jīng)營好人際關(guān)系的同時(shí)要做到一視同仁，秉公辦事，不偏不倚。因?yàn)樯嫱饷貢沁B接各部門與外單位的關(guān)鍵紐帶，涉外秘書的團(tuán)隊(duì)精神非常重要。團(tuán)結(jié)協(xié)作創(chuàng)造的和諧環(huán)境能夠加強(qiáng)凝聚力，統(tǒng)一行動，有利于單位各項(xiàng)工作的順利展開。學(xué)會團(tuán)隊(duì)合作既是對同事能力的尊重和理解，也是一個(gè)相互監(jiān)督一起成長的過程，涉外秘書在工作中要用心培養(yǎng)合作能力。

3 恪守信用，忠于職守

涉外秘書應(yīng)該端正職業(yè)態(tài)度，忠于職守，以主動、認(rèn)真、自覺的職業(yè)態(tài)度開展工作。對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，恪守本分，自覺做好秘書的各項(xiàng)工作，發(fā)揮秘書的參謀和輔助作用，不越權(quán)越位或?yàn)E用職權(quán)，認(rèn)真協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作。涉外秘書作為一個(gè)執(zhí)行者，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，越過領(lǐng)導(dǎo)自以為是做決定是職業(yè)道德所不允許的，同時(shí)也是不負(fù)責(zé)任的，很可能會給單位帶來不必要的損失。

某涉外機(jī)關(guān)秘書姚某在領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下擅自代表機(jī)關(guān)為熟人的企業(yè)做了擔(dān)保，在該企業(yè)還款計(jì)劃書的擔(dān)保單位上偷蓋了公章，并隱瞞了此事。后來由于企業(yè)經(jīng)營不善，未能按計(jì)劃書中的約定履行還款義務(wù)，被告上法庭，最終法院判決由該涉外機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)償還債款，姚秘書也受到了單位的嚴(yán)重警告處分。在這個(gè)案例中，雖然一切都是秘書姚某的擅自所為，但是最終承擔(dān)損失的卻是其所在單位。涉外秘書要對領(lǐng)導(dǎo)和單位負(fù)責(zé)，所以在做任何一項(xiàng)工作時(shí)都要深思熟慮，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請示，切忌自作主張。

涉外秘書的工作要求腳踏實(shí)地，恪守信用，因?yàn)槊貢ぷ鞯慕Y(jié)果有可能會影響領(lǐng)導(dǎo)的判斷和決策，所以涉外秘書在任何情況下都應(yīng)該誠實(shí)守信，調(diào)查情況時(shí)要實(shí)事求是，撰寫文稿時(shí)要講究實(shí)際，向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告時(shí)要如實(shí)匯報(bào)。?在接受領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)和處理事務(wù)時(shí)要量力而行，如果不能按時(shí)完成，必須提前進(jìn)行說明，不要輕易應(yīng)承自己做不到的事，更不能拖延或者偷工減料。一旦答應(yīng)下來，不管自己能夠做到什么地步都應(yīng)該盡自己全力去完成。涉外秘書需要誠實(shí)，但誠實(shí)并不等于把心中所想毫無修飾地說出來，涉外秘書在實(shí)話實(shí)說的同時(shí)還要學(xué)會委婉的說話藝術(shù)，要做到既保持原則，又不傷對方面子，更不泄露機(jī)密。

4 維護(hù)國家利益、民族尊嚴(yán)

外事活動中涉外秘書應(yīng)時(shí)刻牢記要維護(hù)國家利益和民族尊嚴(yán)，在與其他國家的交往中要做到不卑不亢，不能自輕自賤有損自身人格，也不能目中無人蠻不講理顯得沒有素質(zhì)，更不能過分的客氣和謙虛顯得虛偽和卑賤。涉外秘書的愛國精神具體表現(xiàn)在涉外活動中要堅(jiān)持國家主權(quán)、立場等原則問題，自覺維護(hù)民族尊嚴(yán)和國家利益，自覺遵守外事紀(jì)律，不故意泄密、謀取私利、私下交易，不能越過領(lǐng)導(dǎo)自做主張答應(yīng)不合理的要求，要嚴(yán)格按單位的規(guī)章制度辦事，以所在單位和國家的集體利益為出發(fā)點(diǎn)，不帶私情，嚴(yán)格按照上級要求和國家政策辦事。

5 尊重東西方文化差異，文明禮貌

東西方文化都有其各自獨(dú)特的歷史背景，各方面的差異都非常大。雖然在長時(shí)間的歷史發(fā)展過程中有了一部分的吸收和融合，但是不變的部分還是占大多數(shù)。由于思維方式的不同，東西文化之間有很多幾乎截然不同的習(xí)慣方式，比如中國人在各種交際場合上會用各種辦法勸菜、勸酒以表示熱情好客。而在西方的餐桌酒席上，主人從不勸客人喝酒，所有人都是自由地吃喝。雖然有些西方的思維方式在中國人的眼里簡直不能理解，甚至無法接受，但是作為一個(gè)合格的涉外秘書，必須要學(xué)會尊重這些東西方文化的差異，尊重對方的文化習(xí)俗，不能把自己的想法和習(xí)慣強(qiáng)加在對方身上。

具體來說，在交往方式上，中國人交往時(shí)的習(xí)慣距離在西方人看來過于親近，所以在涉外活動中應(yīng)該注意雙方保持適當(dāng)?shù)木嚯x，這并不代表疏遠(yuǎn)和冷漠，而是一種正常的國際交往尺度。在交談內(nèi)容上，西方國家普遍注重個(gè)人隱私權(quán)，不愿意受到窺視和打探，所以打招呼閑談從不涉及包括年齡收入等方面的內(nèi)容，而中國人卻根本不在意這些，很平常地就把這些當(dāng)成了打招呼的開場白。在國際交往中，一條重要的準(zhǔn)則就是尊重隱私，所以凡是涉及到個(gè)人狀況、宗教信仰等隱私的問題都不能問，在交流閑談時(shí)尤其要注意，不能因?yàn)橐恢币詠淼牧?xí)慣脫口而出。

尊重東西方文化差異還要做到入鄉(xiāng)隨俗，因?yàn)椴煌膰?、民族，由于不同的歷史、文化、宗教等因素，各有其特殊的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)，所以要加以重視，做到相互尊重，切忌不拘小節(jié)。

在外事工作中涉外秘書代表著單位和國家的形象，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保持文明禮貌。涉外秘書的言行舉止都應(yīng)該傳遞尊重、友善的信息，讓接觸到的每一個(gè)人都感受到被重視和尊重。為此需要從最基本的禮貌用語開始注意，養(yǎng)成禮貌的習(xí)慣，以免給人留下缺乏教養(yǎng)不禮貌的印象。

涉外秘書應(yīng)全面精通各種涉外禮儀，這是涉外交往中基本的素養(yǎng)。在涉外交往過程中，涉外秘書作為陪同人員，事前必須做好充分的準(zhǔn)備工作，正確得當(dāng)?shù)亩Y儀可以贏得對方的尊重和認(rèn)可，使接下來的工作能夠順利展開。雖然國際交往中的禮賓活動都有國際通行的固定流程，但是由于不同國家風(fēng)俗習(xí)慣、思想觀念等的不同，在細(xì)節(jié)之處產(chǎn)生了不少的變化，融入了各個(gè)國家的特色。涉外秘書要做的就是分辨和掌握這些細(xì)微的不同，做到能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)從容安排和應(yīng)對各種活動。去一個(gè)國家訪問之前，都要事先了解該國的文化習(xí)俗，收集相關(guān)資料，參考前例，提前制定好計(jì)劃并多次演練以保證萬無一失。接待外賓的時(shí)候一定要尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣與禮節(jié)，以減少交往時(shí)因文化差異而產(chǎn)生的觀念沖突。

良好的職業(yè)道德是當(dāng)今時(shí)代涉外秘書自我完善的必要條件，是涉外秘書進(jìn)行涉外活動的指南。隨著我國對外交往的不斷發(fā)展，涉外秘書工作也有了更多的內(nèi)涵和新的要求。只有具備符合時(shí)代要求的良好的職業(yè)道德，涉外秘書才能真正做好自己的工作，才能算是一個(gè)稱職的涉外人員。