P物業(yè)公司成本管理探討

張亦弛 夏 威

一、前言

從1981年深圳設(shè)立第一家物業(yè)管理公司至今，物業(yè)已經(jīng)發(fā)展了近四十年。隨著生活水平的提高，人們目光也從傳統(tǒng)的有房可居轉(zhuǎn)移到房屋的增值保值上，而作為房屋配套服務(wù)的物業(yè)也成為了人們考慮的重要因素。物業(yè)行業(yè)以人力成本為主，物業(yè)公司的成本也隨著人力成本上升而上升，公司的利潤也隨之減少。為了增加利潤，物業(yè)公司通過降低服務(wù)水平來減少成本，業(yè)主認(rèn)為自己繳納了物業(yè)費(fèi)卻沒有享受與之相對應(yīng)的服務(wù)，引發(fā)了一系列社會糾紛甚至刑事案件，干擾了社會治安，不利于社會主義和諧社會的建設(shè)。若不能夠有效管理物業(yè)的成本，物業(yè)公司的利潤空間會不斷的被上升的成本所擠壓，物業(yè)服務(wù)質(zhì)量也會因此逐步下降，很多中小型物業(yè)公司會退出市場，從而影響到物業(yè)行業(yè)的發(fā)展。

為了解決這些問題，文章將圍繞物業(yè)成本管理進(jìn)行探討，結(jié)合具體案例分析物業(yè)公司存在的問題，并提出相應(yīng)的解決方案。這會有利于中小物業(yè)公司的發(fā)展，也會減少業(yè)主和物業(yè)公司之間的矛盾，維護(hù)社會治安和促進(jìn)社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

二、概念界定

根據(jù)國家頒布的《物業(yè)管理?xiàng)l例》和《物業(yè)服務(wù)收費(fèi)管理辦法》的規(guī)定，物業(yè)成本支出的部分主要包括：人力資源成本、辦公費(fèi)、共用部分與共用設(shè)施的日常運(yùn)行和維護(hù)費(fèi)、秩序維護(hù)費(fèi)、清潔衛(wèi)生費(fèi)、綠化養(yǎng)護(hù)費(fèi)、固定資產(chǎn)折舊費(fèi)和保險(xiǎn)費(fèi)。想要了解物業(yè)公司成本管理，可以從以上各個(gè)支出部分進(jìn)行研究。

物業(yè)公司的成本一般分為管理成本、服務(wù)成本。管理成本是對物業(yè)所管轄的小區(qū)房屋及配套的管理所發(fā)生的成本。服務(wù)成本主要是物業(yè)管理公司為所管轄的小區(qū)業(yè)主服務(wù)過程中所發(fā)生的成本，如保潔人員、保安人員的工資。

為了便于研究，本文結(jié)合物業(yè)成本各類的特點(diǎn)，將其劃分為五大類：人力成本、公共能耗成本、材料成本、折舊成本、其他成本。其中人力成本指由于員工數(shù)量的增加從而引起的成本的增加額，公共能耗成本指為保障共用部分與共用設(shè)施的日常運(yùn)行而增加的成本額，材料成本指日常消耗材料所增加的成本額，折舊成本指由于固定資產(chǎn)折舊引起的成本增加額，其他費(fèi)用指上述未涉及到的成本費(fèi)用。

三、P公司成本管理現(xiàn)狀

P公司是擁有二級資質(zhì)的物業(yè)公司，物業(yè)管理配置人數(shù)為45人。年平均物業(yè)費(fèi)收繳率為71%，屬于中小型物業(yè)公司，分析的結(jié)果對一般中小型物業(yè)公司具有指導(dǎo)意義。

根據(jù)對P公司走訪調(diào)查，發(fā)現(xiàn)P公司成本管理的意識不強(qiáng)，管理方法簡單。會計(jì)存在較多問題，如憑證管理松散，對會計(jì)從業(yè)人員基本的考核不嚴(yán)格，也沒有進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)。P公司采購一般由各個(gè)部門的管理人員負(fù)責(zé)，由總經(jīng)理簽字即可報(bào)銷，造成采購物資質(zhì)量良莠不齊，也給公司增加了成本。

臃腫、不合理的人員架構(gòu)是中小型物業(yè)公司的通病，也是物業(yè)人力成本居高不下的一個(gè)原因。裁員雖然能暫時(shí)性的減少成本，但也導(dǎo)致了服務(wù)質(zhì)量的降低。通過調(diào)查P公司人員結(jié)構(gòu)和人力成本狀況，我們發(fā)現(xiàn)該物業(yè)公司人員結(jié)構(gòu)安排不當(dāng)，部分管理人員和專業(yè)維修人員工資過高，在人力成本中占比較大。

物業(yè)成本主要包括：人力成本、公共能耗成本、材料成本、折舊成本、其他成本。由于折舊成本主要影響因素為固定資產(chǎn)初始額和折舊方法，并且這兩大因素是難以人為改變的，所以我們主要從人力成本、材料成本來分析現(xiàn)狀。人力成本占P公司總成本的68%，在成本中占比最大。根據(jù)各項(xiàng)目的員工人數(shù)和人力成本分布得到，高級管理人員和隊(duì)長占總的人力成本的37%，而占P公司員工人數(shù)57%的安保和保潔人員人力成本也只占37%，分配顯然不合理,可以通過調(diào)整工資結(jié)構(gòu)和簡化人員配置來減少人力成本。材料成本的占比雖然不大，但是卻能體現(xiàn)物業(yè)公司的管理水平。我們走訪了多家小區(qū)，發(fā)現(xiàn)在材料使用方面呈現(xiàn)出很多問題。以大號垃圾袋為例，P公司保潔人員表示該物業(yè)的垃圾袋是充足供應(yīng)，不需要登記，造成了一定的浪費(fèi)。

四、調(diào)整建議

1.建立材料統(tǒng)一采購和登記領(lǐng)取制度

材料成本在總成本中占的比重不大，但是浪費(fèi)材料只會增加成本。物業(yè)的庫房管理人員應(yīng)該對材料和低值易耗品每天進(jìn)行清點(diǎn)盤查，進(jìn)行登記。以大號垃圾袋為例，每個(gè)垃圾桶每天應(yīng)該用兩個(gè)大號垃圾袋，每個(gè)保潔員簽字領(lǐng)取對應(yīng)樓棟的垃圾袋。若超過應(yīng)領(lǐng)用的，則應(yīng)該進(jìn)行情況說明。掃把、拖布這些打掃工具應(yīng)該定期進(jìn)行更換，更換時(shí)需將舊的掃把、拖布上交，這樣既可以防止工具的丟失，又也可以防止浪費(fèi)。建立登記領(lǐng)用制度，也可以了解每天需要的材料數(shù)目，方便公司進(jìn)行準(zhǔn)確的年度預(yù)算和進(jìn)行采購。對于浪費(fèi)材料的人員進(jìn)行相應(yīng)的批評教育，嚴(yán)重者給予一定的處罰。

材料采購是企業(yè)材料管理工作的重要環(huán)節(jié)，完善的材料采購制度，合理的采購流程是降低采購成本的根本保障。公司應(yīng)該建立采購制度，根據(jù)每年年初的預(yù)算進(jìn)行集中采購，形成規(guī)模效應(yīng)，減少了分批采購的成本，也能對公司整體采購物資的成本進(jìn)行管理。材料采購應(yīng)該結(jié)合材料預(yù)算、庫房管理，在實(shí)現(xiàn)材料供應(yīng)及時(shí)的前提下，最大限度的降低材料的庫存量，利于成本管理。

2.改善人員結(jié)構(gòu)

中小型物業(yè)公司在成本管理時(shí)若發(fā)現(xiàn)非核心項(xiàng)目所占成本過高，可以選擇到市場上通過競標(biāo)等方法取得優(yōu)質(zhì)低價(jià)的服務(wù)，進(jìn)一步將剩余資金投入到利潤較高的項(xiàng)目，增加公司的核心競爭力。如住宅小區(qū)的清潔衛(wèi)生、安保工作可以由該公司的清潔工和保安來完成，不需要外包。參考公司整體狀況，一些技術(shù)要求較高、使用次數(shù)少的項(xiàng)目則外包給其他公司，比如電梯的保養(yǎng)維修年檢、中央空調(diào)的維修、冬季綠化的防護(hù)等。水電、綠化、設(shè)備維修也可以進(jìn)行外包。而大型的物業(yè)公司可以通過成立子公司的方法讓自己公司的價(jià)值鏈延伸，形成全方位、多領(lǐng)域的業(yè)務(wù)發(fā)展模式。在初期可能成本占收入比重較大，但是等大公司通過自己穩(wěn)定的客戶和良好的市場聲譽(yù)以及品牌優(yōu)勢滲入市場，在市場上占取一部分份額后，物業(yè)公司的總成本所占收入比例會下降，也可以確保自己服務(wù)的質(zhì)量，降低流失客戶的風(fēng)險(xiǎn)。

3.建立網(wǎng)絡(luò)跟蹤反饋機(jī)制

P公司會計(jì)還是以手工記賬為主，沒有引進(jìn)電算化技術(shù)。管理人員不能及時(shí)有效的獲取相關(guān)的財(cái)務(wù)信息，影響企業(yè)對未來發(fā)展的規(guī)劃，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。用會計(jì)電算化能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控，會計(jì)人員可以將每天、每周和每個(gè)月的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，管理人員可以將數(shù)據(jù)與預(yù)算相對比，發(fā)現(xiàn)問題，對成本過高的部分進(jìn)行監(jiān)督。而公司也可以選擇將部分業(yè)主有權(quán)利知道的數(shù)據(jù)抄送給業(yè)主委員會，方便業(yè)主委員會的監(jiān)督。會計(jì)電算化也能減少工作量和差錯(cuò)，可以更方便的把相關(guān)成本分?jǐn)偟骄唧w科目上。物業(yè)服務(wù)企業(yè)對成本進(jìn)行管理的時(shí)候隨時(shí)可以查找到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以利用相關(guān)軟件進(jìn)行橫向、縱向比較，使得數(shù)據(jù)分析更加直觀，更加利于財(cái)務(wù)預(yù)測和決策。

4.建立員工績效考核體系

根據(jù)走訪調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)P公司基層員工收入主要以固定工資為主，員工工作積極性差，工作任務(wù)完成率低，業(yè)主怨聲載道。參照一些標(biāo)桿上市物業(yè)公司和其他服務(wù)業(yè)的方法，P公司可以采用基本工資加浮動工資的方法。首先先給不同層級的人員制定一個(gè)基本工資。對于維修工、水電工、保潔工可以引進(jìn)一套評分系統(tǒng)，每個(gè)月由該人員所負(fù)責(zé)區(qū)域的所有業(yè)主或者代表業(yè)主對該員工的整體工作打分，并提出意見和建議。而保安則可以用該小區(qū)事故發(fā)生頻率和每天巡邏次數(shù)來進(jìn)行打分評價(jià)。根據(jù)總體打分情況可以在每年評選出一個(gè)最佳優(yōu)秀基層人員給予一定的物質(zhì)或者金錢的獎勵(lì)。對于隊(duì)長，則可以根據(jù)其所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的人員打分情況決定其浮動工資。比如該月保潔員工的總體得分率較低，業(yè)主滿意程度較差，則保潔隊(duì)長的浮動工資就會少。

引入業(yè)主評分機(jī)制可以更加直觀的了解到業(yè)主對物業(yè)的期望和要求，業(yè)主也可以更多的參與到監(jiān)督中。引入評分機(jī)制可以提高業(yè)主繳費(fèi)率，從而增加物業(yè)公司收入，在一定程度上也節(jié)約了成本，使得公司有更多的利潤空間。這種方法可以最大程度的調(diào)動員工積極性，督促員工高標(biāo)準(zhǔn)的完成任務(wù)。而那些評分一直很低，根據(jù)實(shí)地調(diào)查發(fā)現(xiàn)不能勝任工作的員工可以罰款甚至辭退，這樣可以提高工作效率。

五、結(jié)論

物業(yè)公司想要長遠(yuǎn)發(fā)展，就必須找到高效的成本管理方法。一方面物業(yè)公司可以采用或制定標(biāo)準(zhǔn)的管理方法模式，如ISO體系、人員績效考核體系、材料庫存核算等，另一方面物業(yè)公司可以分析各項(xiàng)目的成本，決定公司的發(fā)展模式。只有采取適當(dāng)?shù)某杀竟芾矸椒ú趴梢允沟梦飿I(yè)公司更好的發(fā)展，才會有越來越多的物業(yè)公司參與市場競爭，物業(yè)行業(yè)才會進(jìn)一步的發(fā)展。

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