淺談醫(yī)院財務報銷模式改進

趙迎春

財務報銷是醫(yī)院財務管理中最基礎的一項工作，涉及面廣，政策性強，手續(xù)繁瑣。隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展變化，醫(yī)院的財務報銷業(yè)務變得日益復雜重要。然而現(xiàn)行醫(yī)院財務報銷卻存在諸多問題，效率低、成本高、意見多、矛盾大等問題日益暴露。如何改進醫(yī)院財務報銷現(xiàn)狀、提高報銷效率、轉變報銷理念、改進報銷流程、創(chuàng)新報銷模式，更好地服務臨床醫(yī)護人員及科研人員，是現(xiàn)行醫(yī)院亟待解決的問題。

一、現(xiàn)行醫(yī)院財務報銷模式及弊端

目前醫(yī)院財務報銷普遍采用的是傳統(tǒng)手工報銷模式，在這種模式下，首先報銷人整理粘貼發(fā)票等原始單據并手工填寫報銷單，然后交到相關部門（如科教信息部），相關部門領導審核簽字后由專人找分管領導或法人代表簽字審批，相關領導審批通過后交財務部報銷崗，報銷崗審查發(fā)票等原始票據的真實性、審核無誤后編制會計憑證，再經財務復核崗復核原始單據和會計憑證后給出納付款。

1.傳統(tǒng)報銷模式需要花費大量人力物力來完成，財務部先印制好報銷審批表，報銷人到財務部領取報銷審批表，填寫完成后交科教信息部或護理部。

2.報銷審批表填寫難以規(guī)范，極易出現(xiàn)錯誤。雖然財務部會將最新的財務報銷制度通過OA系統(tǒng)發(fā)布公告，由于醫(yī)護人員整日忙碌于臨床一線，對財務管理知識及財務政策的掌握理解相對有限，報銷審批表填寫時難免出現(xiàn)失誤或誤解，增加財務風險。

3.單據簽批占用領導大量時間。領導一般身兼醫(yī)療、科研、行政等數(shù)職，公務繁忙，日常工作安排常常被審批簽字而打亂。

4.財務工作量巨大。財務報銷崗不僅要審核原始單據是否真實合法，報銷內容是否符合制度規(guī)定，報銷金額是否正確，還需審核審批手續(xù)是否齊全。財務報銷崗面對大量單據，一張張審核計算，一份份登記到經費本，最后把信息錄入財務系統(tǒng)制作會計憑證，工作量大且容易出錯。而且財務人員過多地忙碌于機械審核、復核、登記、制單，弱化了財務分析、內部控制等管理工作，不利于財務管理水平的提高。

5.信息反饋不及時，無法有效控制預算。院領導、各部領導、及報銷人員不能及時準確了解經費收支情況，報銷人需頻繁到科教信息部或財務部查詢科室經費余額或科研課題經費余額，而且財務人員也要手工摘錄各項收支合并計算才能得知其余額，特別是跨年度項目耗費更多時間，極易出現(xiàn)經費超支或者剩余的情況。

6.報銷過程復雜、耗時長且單據易遺失。報銷時間漫長，報銷過程透明度低，大量單據積壓及流轉人手過多，導致單據時有遺失的現(xiàn)象。

7.經領導審批后的單據交再由財務人員審核報銷，若被財務人員認定支出存在違規(guī)隱患，此時將單據退回給經辦人，經辦人會出現(xiàn)不理解和不配合的情況，認為領導都審批通過了，財務人員憑什么審核不通過，極易造成員工對財務部門的不滿，甚至與財務人員產生矛盾。

二、引入網絡報銷系統(tǒng)優(yōu)化醫(yī)院財務報銷模式

1.傳統(tǒng)的手工報銷模式存在諸多問題，已成為醫(yī)院發(fā)展的障礙，隨著網絡技術的發(fā)展與推廣應用，利用移動互聯(lián)網技術進行無紙化報銷成為財務報銷的新趨勢，網絡報銷模式是對傳統(tǒng)報銷模式的創(chuàng)新與探索，從理念和技術上都打破了傳統(tǒng)報銷模式。在網絡報銷模式下，報銷人將各種票據掃描或拍照上傳，填寫電子報銷單，選擇項目編碼提交至財務報銷崗初審，財務初審無誤后點擊通過初審，系統(tǒng)根據預設的審批權限自動提交至審批人簽批，簽批人利用電子簽名等技術手段進行網上無紙化簽批，相關領導簽批完成后系統(tǒng)短信通知報銷人，報銷人將粘貼好的發(fā)票等原始單據投放到財務部報銷投遞箱，財務部報銷崗定期取出報銷單據，審核原始單據與上傳的單據是否一致，若無誤，打印報銷單并點擊自動生成會計憑證，復核崗復核原始單據和會計憑證，出納將報銷款轉賬給報銷人網上填寫的銀行卡或對公賬戶，并短信通知報銷人。

2.網絡報銷模式的優(yōu)勢

①打破了空間和時間的局限。員工可以通過電腦或者手機APP隨時隨地填寫提交報銷申請，領導也可隨時隨地簽批。

②單據填報上更加標準化。網上報銷系統(tǒng)把所有的財務規(guī)范要求和內控審批流程在系統(tǒng)中進行配置，并且可以插入講解視頻，使報銷人一目了然，清楚哪些費用可以報銷。網上報銷系統(tǒng)規(guī)范報銷單據內容、預制報銷標準、設定備選項以及必填字段，使報銷人只需要進行選擇和少量錄入，并促使報銷人完整填寫整個單據，不僅規(guī)范了填報，而且能大大降低出錯率。

③業(yè)務審批流程更加規(guī)范化。領導在審批報銷事項時可以從網上調閱與審批事項相關的文字、影像資料以及其他領導的審核意見，并可在網絡上展開工作研討，達成共識后數(shù)字簽名授權通過審批。數(shù)字簽名相比傳統(tǒng)模式下的手工簽名，不僅高效快速，而且更加安全可靠，有效杜絕了效仿簽字、越權審批的紕漏，同時也避免了財務人員的審核困擾。網上報銷系統(tǒng)預設各領導的審批權限，通過自動篩選判斷該由哪位領導審批，所以領導們再也不用擔心單據是否應由自己審批。

④提高財務人員工作效率，降低出錯率。網絡報銷系統(tǒng)的深入應用，減輕了財務人員的日常核算工作量，使得財務人員能夠將更多的時間精力投入到財務管理事務中，保證會計信息能夠科學指導行政決策，切實提高財務人員的整體素質，優(yōu)化財務管理水平。

⑤報銷流程透明可視。報銷人提交報銷流程后，可在任意時間地點通過電腦或手機APP登陸網上報銷系統(tǒng)，實時查看報銷事項在整個報銷流程過程中的狀態(tài)。領導們可實時通過待辦事項了解還有哪些流程及事項需要審批。

⑥有效控制預算，杜絕超預算現(xiàn)象。報銷人填寫報銷單時，網上報銷系統(tǒng)對超預算的支出作出預警并不予通過,避免超預算支出。報銷人可隨時隨地進入網上報銷系統(tǒng)查詢經費預算明細、使用情況和余額。財務人員也能隨時掌握各項經費的使用情況，不用再手工摘錄計算明細，即提高了工作效率，又降低了財務風險。同時各級領導也可隨時監(jiān)督執(zhí)行情況。

⑦減少單據遺失、退單現(xiàn)象發(fā)生。財務人員線上初審，及時截攔不符合財務報銷規(guī)定的單據，減少領導審批工作量，避免因已被領導審批的單據被退回引起報銷人對財務不滿。

⑧便于查找。由于原始單據都已上傳到報銷系統(tǒng)，如后期需查找，只用在報銷系統(tǒng)中根據關鍵字即可查找到當時的審核過程及對應的原始單據，不用再翻看繁多厚重的會計檔案。

傳統(tǒng)報銷模式下，財務報銷審核的工作重點還基本停留在算賬、報賬等方面，過多地強調服務職能，而忽視了內部管理職能。網上報銷系統(tǒng)促進醫(yī)院財務管理與服務工作水平的提高，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展服務。但是網上報銷系統(tǒng)對信息安全的要求很高，既涉及資金安全又涉及會計信息安全，要努力做好數(shù)據信息安全維護工作，申請信息安全管理認證，建立健全信息安全管理規(guī)章制度。