企業行政管理工作的特點與分析

湯向東

一談行政管理，大家都自然而然就想到是政府管理，這是對行政管理的誤解。行政管理是產生于政府管理，最早也是指政府管理。但是，隨著社會的發展，行政管理學與企業管理學的相互融合，行政管理的概念得到了進一步擴展，行政管理的實踐范圍也更加寬廣。本文主要圍繞企業行政管理來展開闡述。

一、企業行政管理概述

1.行政管理概念的理解。行政管理的廣義理解又稱為實用行政，就是國家機關和非國家機關（如企事業單位和社會團體）的某些管理活動（包括領導、決策、辦公室、人事、后勤等工作）。如果指企事業單位的行政管理，則稱之為實用行政。如果僅指企業的行政管理，則稱之為企業行政管理或公司行政管理。這也是本文要著重介紹的。行政管理的狹義理解又稱為公共行政（管理），指政府意志的執行活動或政務的推行活動，側重指國家事務的管理。

2.企業行政與企業管理的異同。①英文字母表達不同。在西方收籍中：管理通常用Management表達。行政用Administration來表達。②企業層次不同。企業管理是比較高層次的，是從宏觀的角度去計劃怎樣帶領企業走向成功。企業行政是將管理人員所訂計劃予以執行。沒有成功的企業行政實務，一切大計都只是空談。③管理重心不同。企業管理是指企業事務的管轄和處理，是對目的和結果而言。企業行政是指企業政務的推行及執行，是就內容和過程而言的。

3.企業行政與政府行政的區別。企業行政管理不是獨立的，隸屬于企業的整體管理。企業行政更注重內容和實質。企業行政更講究實效。企業行政具有很強的靈活性。企業行政為企業一線服務的色彩明顯。企業行政必須時刻著眼于為企業的經濟效益服務，反對“為管理而管理”；必須堅決擯棄形式主義，切實講究實效；必須大力講究勤儉節約，反對大手大腳的浪費；必須根據企業實際采取靈活變通的方式方法，一切以企業利益為最高原則，反對因循守舊。

二、企業行政管理的特點分析

1.綜合性強。①行政工作的內容多、業務廣。企業行政工作聯系的不僅是內部上下級間，還有外部各種千絲萬縷的關系，因此不同性質、內容的工作非常多。②人員結構上的多樣化。由于行政組織中管理工作的多向性、多功能的特點，決定了該行政管理部門的人員知識與技能也應多樣化。③信息的多元化。信息不僅來源于內部的上下級之間，各部門之間，還有及時收集外部有關國家、地區的政策及法規。例如：就簡單的企業宣傳品的制作而言，行政部不僅要促使企業決策層的批準，還要征求使用部門的意見，而且要負責文字內容的起草、聯系設計及制作，最后還要負責宣傳品的運輸、管理和發放等等。

2.政策性強。①行政部門要負責企業的公文處理、客人接待、企業對外的形象宣傳等。這些工作要求行政文員能夠嚴格按照企業的制度和統一要求處理事情。例如：檔案管理和合同管理，一旦出現文件丟失和泄密等情況，就會給企業造成不可估量的損失。②行政工作的政策性強還體現在行政文員的語言及工作習慣上。例如：行政部門是企業管理制度的監督、落實部門，如果行政文員在管理中處理不當、語言有所失誤或者行政文員沒有良好的工作習慣，工作馬虎，就可能激化企業的矛盾或造成工作失誤，給企業帶來很大的損失。

3.時間性強。①從某種意義上講，行政部門是一個應急部門，因此行政文員很難能夠按部就班地計劃一周內的工作，大多數時間要應付突如其來的事件，而這些事件往往有很高的時間性要求。例如：在辦公設備管理部分，如果辦公設備（如打印機、計算機等）出現問題，行政部門就要立即聯系維修，否則就會耽誤其他部門的工作。②行政部門必須在某些特定時間去解決特定的事情。例如：考勤、統計、生日慶祝等，如果錯過了時間，就會造成工作失誤。

4.工作內容繁雜。 行政文員每天需要處理的工作非常繁雜，一般的行政文員平均一天要處理10件以上的事情，但這些工作都非常瑣碎，根本無法去匯報。例如：據統計，一般行政文員平均一周要接87次電話，復印21次材料，接待8次客人，發17封信等等。

5.聯系廣泛。由于業務關系，行政文員需要與各行各業的人員打交道，這些人包括銷售人員、政府人員、設計人員等等。例如：每天都會有很多銷售人員找到行政文員推銷其產品，行政文員每天要將很多時間花費在與銷售人員打交道上，這雖然有助于工作，但如果處理不當，很容易影響工作。

6.被動性和突發性。①行政部門是管理層的輔助部門，很多時候需要按照管理層的指示和意圖辦事，而這些指示和意圖往往又是臨時性的，所以經常給行政部門的工作造成被動的局面。例如：行政部門根據領導的指示和意圖往來文件、復印傳真、來客接待、接聽電話等工作都是無法預見的，這樣就容易造成被動的局面。②行政部門除了要完成日常性的事務處理工作，還要應付突發性的事務工作，而這些突發性事件一般都有時間要求，行政文員往往既要把突發的工作干好，又不能耽誤（下轉第18頁）（上接第14頁）日常工作。例如：來客的接待陪同、會議的籌備、參加展示會、受命進行項目申報、調查某個事件等。

三、企業行政管理工作分析

1.合理選擇和設計行政組織機構。企業行政管理是依賴行政機構和行政渠道進行的，所以，選擇和設計符合企業內外特點的組織機構是保證行政命令、指示等迅速流動貫徹的重要前提，是達到行政管理目標的必要條件。行政管理最忌機構龐雜、人浮于事、渠道間溝通不暢、環節繁多，從而造成公文旅行和效率低下等弊病。因此，合理設計與選擇行政組織機構與行政管理科學化密不可分。

2.實行和完善行政首長負責制。實行行政首長（廠長或經理）負責制，建立以其為首的指揮系統是科學行政管理的基礎。這就要求：首先必須明確行政首腦的職責和權限，保證其有足夠的行政權力和必要的權威；其次必須保證行政首腦的管理措施有可靠的行政實施渠道；再其次行政首腦必須有一個高水平的咨詢機構，保證其管理措施不致因考慮欠周或個人判斷失誤而產生負面影響。

3.選拔優秀的行政管理人才。現代企業的行政管理人員要有與時代相適應的一般素質、能力和知識結構。一般素質包括：良好的個性和心理特征、優秀的政治素質、強烈的創新素質和健康的身體素質。能力結構包括以信息處理能力、組織咨詢能力、分析綜合能力、擇優決斷能力為內容的決策制定能力和以善于選擇實施辦法、用人知人善任、協調統籌全局、應變臨陣不亂為內容的決策實施能力。知識結構則包括一般知識、管理知識和技術知識三大方面。可以說優秀的行政管理人才是現代企業行政管理致勝的法寶之一。

4.確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制。企業行政管理的最佳化實現在很大程度上取決于被管理者的積極有效地配合和實施。因此對人的管理是現代企業行政管理的核心工作，而通過建立有效的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障。這就要求：以恰當的目標來引導正確的反應行為，以準確的績效評價作為獎勵的科學依據，以不同客體的針對性獎勵措施完成激勵機制的良性循環。只有實現了引導、評價、獎勵三者的有效結合，激勵機制才會在企業行政管理中圓滿達到預期效果。

5.講究行政管理的藝術性。行政管理中還有許多藝術性問題，什么時候下達命令或指標、怎樣下達、辭語如何表達等，都須因人因時因地而異。這就要求行政領導善于行政管理藝術，注重管理對象的心理因素、講究說話藝術、善于把行政命令轉化為企業員工的自覺行動。

隨著社會分工的越來越細，企業的部分的劃分也要求越來越規范。因此，將企業人力資源管理事務與企業行政管理事務分開，并且劃分為兩個部分，這是現代企業發展的一個重要趨勢。希望通過本文的分析，能夠讓理清企業人事工作和行政工作的區別，也能加強大家對企業行政的理解。

（作者單位：廣東女子職業技術學院）