企業檔案規范性檢查的思考

沈亞平

【摘要】在新時期要做好企業檔案管理工作，就必須要加強檔案入庫前的檔案規范性檢查。本文主要針對企業檔案規范性檢查展開分析，以期可以為企業檔案管理工作提供借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；規范性檢查；企業檔案

一、概述

新時期，檔案有“四性”特征，即：連續性、完整性、原始性、創新性。做好新時期企業檔案管理工作，只有保證入館檔案材料的完整、真實、準確、有效、安全、可用，才能真正發揮檔案的“歷史憑證”和“參考”作用，提高檔案的利用率。為達到此目的，企業檔案人員做好檔案入庫前檔案的規范性檢查工作尤為重要。

二、企業檔案規范性檢查方向

企業檔案人員對檔案的規范性檢查應圍繞檔案“四性”等展開：

（一）企業檔案的連續性。不會因為組織機構變化，例如機構合并、撤銷、檔案人員的崗位變動等原因，造成檔案歸檔不及時，甚至出現斷層、沒有歸檔的現象。

（二）企業檔案材料的完整性。主要體現在兩方面：一是應歸檔材料的完整性。即具有保管價值的檔案材料是否全部已在案卷中歸檔。二是已歸檔材料的完整性，即，卷內目錄中所列材料是否全部歸檔且完整。

（三）企業檔案的原始性。企業檔案是在企業生產經營活動中產生的真實的、原始記錄資料，不是為應付歸檔或檢查而臨時偽造材料。原始性是檔案的本質屬性。

（四）企業檔案的可用性。企業檔案的可用性，包含兩個方面的含義：一是所有有保管價值的材料已歸檔。二是已歸檔的、有保管價值的文件材料存儲介質、質量、真實性等均滿足可長期利用性。

三、企業檔案規范性檢查要點

（一）組成檔案的文件材料的規范性檢查。1.紙質材料檢查。可以從原件、簽字、蓋章、頁碼、頁號、紙張、幅面、附件、修改、清晰度、完整性、排序、歸檔章等方面進行檢查：（1）原件：歸檔的紙質文件材料應為原件，確實無法提供原件以復印件代替的，須在復印件上加蓋紅章和騎縫章。（2）簽字：文件材料應有簽字，且簽字（包含文件、需要簽字的記錄）應齊全、端正、清晰、不使用鉛筆、圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙、熱敏紙。（3）蓋章：蓋章應齊全、無漏蓋章、多蓋章、蓋章應清晰、位置正確等。（4）頁碼、頁號：頁號位置正確、不存在虛位。案卷封面、案卷目錄、卷內目錄、備考表應不編頁碼。（5）紙張和幅面：每頁紙張應完整、整潔、預留了裝訂邊距、材料上方預留了加蓋“歸檔章”的白邊距、不同幅面的按照國標折疊成統一幅面。（6）文件修改：應符合規范、不存在隨意涂改、劃改，有編、審、批簽字。（7）清晰度：每個文字、表格數據、圖形、圖片數據、圖紙標識應清晰可辨識。（8）完整性和排序：文件材料數量、內容、以及文件排序與卷內目錄所列完全保持一致。（9）歸檔章：以“件”裝訂組卷的檔案加蓋歸檔章，以“卷”裝訂組卷的不蓋歸檔章；歸檔章加蓋在每件文件首頁上端的空白位置；電子文件可以掃描、或由系統生成歸檔章樣式、或以條形碼等其它形式在歸檔文件上進行標識；歸檔章上內容填寫，例如：檔號、序號應正確。2.電子材料檢查。可以從電子材料數量、掃描、質量、命名、排序、載體等方面進行檢查：（1）數量： 電子文件總份數、每份電子文件總頁數與紙質檔案一致。（2）掃描、質量：電子文件掃描應符合正常的閱讀習慣：該旋轉的頁面需要旋轉符合正常閱讀習慣；電子文件均為有效頁面， 空白無任何內容的頁面需要刪除后計頁。打開瀏覽每份電子文件內容（標題、版本、審批簽字、附件總份數、附件名稱等）應和紙質檔案一致。（3）命名、排序：電子材料命名和排序同紙檔一致、且符合企業要求。（4）載體：存放載體質量應滿足長期保管需求、方便讀取、專盤專用、且不存在病毒感染。

（二）案卷封面、案卷目錄、卷內目錄、備考表的規范性檢查。可以從格式和填寫內容方面進行檢查：1.格式：應使用企業規定樣式并符合國標。2.填寫內容：可對照國標檢查，填寫應規范、正確、完整、可讀、排版美觀。

（三）裝訂、裝盒的規范性檢查。可以從裝訂方式、裝訂材料、裝訂和裝具質量進行檢查：1.裝訂方式：不允許使用回形針或大頭針、燕尾夾、普通訂書釘、塑料封皮、普通膠水或漿糊。2.裝訂材料：裝訂前，明確按“件”或按“卷”裝訂，并檢查裝訂材料的排序。3.裝訂和裝具質量：裝訂應標準、美觀、案卷厚度能滿足裝盒。裝具質量應符合國標，如果企業對裝具上的公司LOG、名稱等有特殊要求，應一并檢查。

四、企業檔案規范性檢查采取措施

一是形成一套強有力的管理制度，規范企業檔案的歸檔范圍、歸檔要求和標準。

二是檔案人員需要有很強的責任心和全局觀，轉“被動接收”為“主動跟蹤”，需要隨時掌握公司的組織機構及變動情況。

三是企業檔案人員需要有很強的檔案專業素養，且需要聯合其它相關專業人員，形成專業團隊，共同對檔案的完整性開展檢查。

四是需要賦予企業檔案人員或機構一定權力，將檔案的歸檔作為檢驗工作完成的標準。

五是通過組織檔案培訓、活動、實際指導加強檔案人員，特別是企業分支機構兼職檔案人員以及全員了解檔案、保護檔案、愛惜檔案、重視檔案的意識。

【參考文獻】

[1]國家檔案局，廈門市檔案局.GB/T9705-2008文書檔案案卷格式[S].北京：中國標準出版社，2009.

[2]國家檔案局.GB/T11822-2008科學技術檔案案卷構成的一般要求[S].北京：中國標準出版社，2009.