大數據時代背景下的檔案管理探討

李杰

【摘要】大數據時代背景下如何做好檔案管理工作，是如今檔案管理工作人員應當進行深刻思考的問題。本文就如何在大數據時代背景下進行高效的檔案管理展開討論，為新時期我國的檔案管理工作提供了一些參考。

【關鍵詞】大數據；檔案管理；探討

一、大數據時代背景給當前檔案管理帶來的挑戰

（一）大數據時代使傳統的檔案管理理念和流程受到沖擊。傳統檔案管理模式通常是檔案管理員對檔案進行歸類，并做好標記，方便日后進行檔案查詢；但大數據時代的到來使得檔案信息量激增，且信息交叉量大，這時如果再采用傳統的檔案處理方式進行管理，很有可能無法將這些大量的數據進行有效的分類歸納，同時一些檔案信息對檔案保存的方式提出了挑戰。

（二）大數據時代給檔案保存形式提出新的要求。如今很多的數據信息通過電子文檔、電子圖片、音頻等方式進行記錄與保存，這些數據的歸檔如果使用傳統紙質材料是無法進行保存的。所以，這就對檔案保存的形式提出了多樣化的要求，同時需要能夠很好地進行歸類，找出其中的關鍵詞，為以后的檔案查找提供便利。

（三）大數據時代給檔案管理人員的業務素質提出更高要求。大數據時代背景下信息變得越來越多樣化，處理方式也體現出其復雜性；而相對來說，傳統的檔案管理工作只需要工作人員知道其基本理念與操作就可以了。針對這一狀況的變化，對檔案管理工作人員的業務素質提出了更高的要求，新時期的檔案管理人員需要掌握多種技術，包括檔案資料的分類、查詢、一些相關軟件的運用以及進行數據的閱讀等。因此，檔案管理人員的業務素質亟待提高以勝任大數據時代背景下的檔案管理工作。

二、大數據時代帶給當前檔案管理工作的優勢

（一）大數據能夠提高檔案管理效率，降低管理成本。大數據在進行檔案處理工作時有著巨大的優勢，它能夠快速處理大量的數據，使數據處理能力得到極大的提高，運作成本明顯降低。如今社會上的各行業與單位的檔案數量越來越多，如果采用傳統的紙質材料進行檔案的保存和管理，所需要的保存空間和成本非常高；而如果運用大數據進行檔案的保存和管理，不需要大的保存空間就能將大量數據進行保存，大大節省了時間和材料成本。

（二）大數據能夠提高檔案保存質量。傳統紙質檔案的抗風險能力較差，如果檔案保存地點出現水災、火災，那么紙質檔案的保存就變得非常困難，同時紙質檔案經過長時間的保存之后很容易出現紙質老化、字跡模糊等問題。運用大數據進行檔案的保存和處理則能夠完全避免這些問題的出現，同時大數據保存大量數據只需要少量存儲空間就能辦到。

三、大數據時代提高檔案管理工作的有效對策

（一）大力培養能夠運用大數據進行檔案管理的高端人才。人才是一切工作的生命線，大數據時代背景下的檔案管理工作對人才的需求顯得更為迫切。傳統的檔案管理人員缺乏大數據方面的專業知識和業務能力，而如果只是進行檔案管理設備和系統的更新，卻沒有足夠的人才去進行大數據檔案管理系統的運用和管理，檔案管理工作的效率就不會得到提高。這一狀況要求大力培養檔案管理人才，尤其是高端人才的培養相當關鍵。檔案管理現代化人才的培養可以從以下方面進行探索：一是政府可以鼓勵一些高校開辦復合型專業，比如涉及信息化與檔案管理的交叉專業學科。二是投入大量資金進行檔案管理專業人員的培養，因為人才的培養，不僅需要時間，更需要充足的資金作為保障。

（二）優化檔案管理人才結構，注入新鮮血液。我國的檔案管理人員結構基本為“老齡化多、中年人少、年輕人無”的狀態。因為我國檔案管理人員長期處于弱勢，所以投身檔案管理工作的人才非常少，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作。大數據時代背景下檔案管理工作對人才的要求提出了更高的要求，如果沒有人才參與其中，那么信息化就無從談起。所以，檔案管理工作人員年齡結構的優化是大數據時代開展檔案管理工作的重要前提，應把現在“老齡化多、中年人少、年輕人無”的年齡結構改變為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結構特點。

（三）大力加強檔案數據的安全性。使用大數據進行檔案的保存和管理工作具有很多優勢，不僅明顯提高了工作效率，同時工作成本也得到了極大的減少。但是由于檔案的重要性和大數據時代下信息丟失的高風險，保證檔案數據的安全就變得極為重要。信息化時代很多數據是通過小的內存卡進行數據的保存，這樣進行保存很方便，但數據存在丟失的風險，如電腦病毒或者內存卡損壞等。所以，大數據背景下的檔案數據保存的安全性要格外重視。檔案管理工作人員在平日工作時要避免將病毒帶入保存檔案數據的電腦上，同時應出臺一些檔案管理工作的細則，避免一些不當的操作造成數據的丟失。

四、結語

綜上所述，大數據時代對檔案管理帶來的不僅是機遇，更是挑戰。因此，新時期的檔案管理應當抓住大數據時代這一機遇，對檔案管理工作進行不斷的突破和完善，力求完美。

【參考文獻】

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