檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)初探

田鑫

【摘要】為了提高檔案管理的安全性，需要及時針對檔案管理現(xiàn)狀來構(gòu)建合理有效的檔案安全保障體系，大力推進(jìn)檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)，認(rèn)真遵循檔案管理的原則，同時根據(jù)檔案安全管理保障體系的層次劃分來提出有效的保障指標(biāo)測評換算與使用方法，以此方式積極促進(jìn)檔案安全管理工作的順利進(jìn)行。接下來本文將對檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)作出具體探討。

【關(guān)鍵詞】檔案安全管理；指標(biāo)體系建設(shè)；分析

為了確保檔案管理工作有序進(jìn)行，需要及時構(gòu)建科學(xué)有效的檔案安全保障指標(biāo)體系，并認(rèn)真分析實(shí)際測評的主要方法，明確檔案安全保障體系評估與檔案安全管理工作之間的關(guān)系，注重強(qiáng)調(diào)在檔案安全保障體系評估的過程中必須充分考慮有關(guān)的控制要素以及分層分項控制等等因素。積極強(qiáng)化檔案安全、環(huán)境安全與檔案信息安全，自覺遵循檔案安全保障體系建設(shè)的基本原則，從而在提高人員專業(yè)水平基礎(chǔ)上有效推動檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)的更好發(fā)展。

一、檔案安全保障體系建設(shè)中應(yīng)該遵循的原則

（一）科學(xué)性原則。在信息時代下構(gòu)建電子檔案信息安全指標(biāo)體系的主要目的是真實(shí)反映事物本質(zhì)，著重反映電子檔案信息安全狀況的主要因素，自覺遵循科學(xué)性的基本原則，確保獲得的信息具有客觀性和可靠性的特點(diǎn)。只有這樣做，評價的結(jié)果才有效，在此過程中還要保證指標(biāo)體系符合國家有關(guān)信息系統(tǒng)安全法規(guī)。

（二）系統(tǒng)性原則。在建立檔案安全保障指標(biāo)體系的過程中，要從系統(tǒng)角度出發(fā)，同時還要認(rèn)真分析檔案安全管理的各個環(huán)節(jié)以及各個要素之間的關(guān)系，及時形成一個有實(shí)際意義、可操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)體系。另外還要充分考慮現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的制定與原有標(biāo)準(zhǔn)的連續(xù)性和勻補(bǔ)性，每項技術(shù)與其具體實(shí)際內(nèi)容相符，只有這樣方可有效的維護(hù)檔案安全保障在安全管理過程中的一致性。

（三）動態(tài)與穩(wěn)定相結(jié)合的原則。保證指標(biāo)體系內(nèi)容不變動，并在一定時間內(nèi)保持穩(wěn)定，從而充分體現(xiàn)指標(biāo)體系評價工作的可比性與可操作性。在社會不斷發(fā)展的前提下，檔案安全保障指標(biāo)體系內(nèi)容也要進(jìn)行相應(yīng)的變動。

二、檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)主要內(nèi)容概述

指標(biāo)體系分為三個層次，將其按照從上到下的順序排列依次是：目標(biāo)層、中觀層和微觀層，由下向上層層遞進(jìn)。目標(biāo)層是檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)的核心要素，包括了環(huán)境因素、技術(shù)因素以及管理因素；中觀層涉及的主要因素比較多，比如：工作環(huán)境、設(shè)備環(huán)境、規(guī)章制度、管理規(guī)范、工作流程、業(yè)務(wù)技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、保護(hù)技術(shù)等；微觀層包括了檔案整理、保管水平、滅菌處理、檔案入庫等多項內(nèi)容。

三、指標(biāo)體系測評與換算

從可操作性的角度出發(fā)，指標(biāo)體系實(shí)際測評數(shù)值換算方法是：每項分值均為2分，共計72個指標(biāo)項144分，指標(biāo)項要求的程度為：劣，差，中，良，優(yōu)這五個層次，其分值對應(yīng)為：2分，1.5分，1分，0.5分，0分，每個層次相差0.5分。在測評過程中采用分級匯總的方法可以掌握被測評對象整體安全情況。目標(biāo)層為一級指標(biāo)，中觀層為二級指標(biāo)，微觀層為三級指標(biāo)，在指標(biāo)評價的過程中需要找到與級別層影響最大的子要素，從而找到影響檔案安全的主要因素。

四、檔案安全保障體系與檔案風(fēng)險評估的對應(yīng)關(guān)系

構(gòu)建檔案安全保障指標(biāo)體系的主要作用是，為檔案安全風(fēng)險評估工作打下穩(wěn)定基礎(chǔ)，檔案安全保障體系實(shí)際評估結(jié)果中的優(yōu)、良、中、差、劣這五個層次分別對應(yīng)檔案安全風(fēng)險評估中的安全、比較安全、臨界狀態(tài)、比較危險、異常危險這五個等級，同時在評估檔案安全保障體系的過程中還需要考慮這幾點(diǎn)：

（一）原有基礎(chǔ)的差異性。科學(xué)評估檔案館，由于檔案安全保障體系指標(biāo)評估結(jié)果與檔案分類標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)，因此檔案安全評估過程中需要考慮到原有基礎(chǔ)的差異性，根據(jù)實(shí)際情況，采用不同標(biāo)準(zhǔn)分類處理的方式來進(jìn)行評估，使檔案安全評估工作的公正性與有效性得到充分發(fā)揮，制定具有一定針對性的檔案安全風(fēng)險評估機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，大大提升檔案信息的安全性。

（二）明確控制性要素。為了保證檔案安全保障指標(biāo)體系測評工作的順利進(jìn)行，確保操作與換算工作的有序性、72個指標(biāo)賦值都是相同的。在此過程中需要認(rèn)識到，各個指標(biāo)在整個指標(biāo)體系中的影響程度是不同的，比如環(huán)境指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)都在整個指標(biāo)體系中占據(jù)了關(guān)鍵位置，成為整個指標(biāo)體系的主要控制因素。

（三）分層次控制。在換算過程中主要采用的是，底層等值加總的方式得到換算評估總分，最終以總分高低來判定檔案安全保障指標(biāo)的危險程度，因此在評估過程中一旦有一個方面出現(xiàn)問題就會對整個測評結(jié)果造成影響。因此在實(shí)際測評過程中必須積極采用分層計分的方式進(jìn)行，當(dāng)其中一個層次有20%的指標(biāo)項處于差時，被測評的檔案就處于非常危險的狀態(tài)。

五、結(jié)束語

在檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)過程中需要認(rèn)識到，這不僅是一個理論性的問題，還是一個要積極強(qiáng)化的實(shí)踐過程，積極探索檔案安全保障新思路，構(gòu)建一整套完善的檔案安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系，以此方式為檔案安全保障能力提供支撐。

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