鄉鎮檔案管理新特點及對策探究

劉昌勇

加強鄉鎮檔案管理對于促進鄉鎮政務公開、完善基層事務管理、提高政府公信力具有十分積極的作用，隨著信息化時代的到來轉變鄉鎮檔案管理方式成為亟待解決的問題。本文闡述了鄉鎮檔案管理的作用，分析了鄉鎮檔案管理的新特點，從構建信息管理系統等方面探討了完善鄉鎮檔案管理的對策，旨在為探索鄉鎮檔案管理提供新的思路和理論上的指導。

隨著我國社會政治經濟的快速發展城鄉一體化進程逐步加快，居民的生活生產水平提高，鄉鎮檔案管理也成為鄉鎮高質量發展和建設的重中之重。加之信息化時代的到來更是沖擊了傳統的鄉鎮檔案管理模式，實現檔案管理的電子化和有效性是十分有必要的。

1 鄉鎮檔案管理的作用

鄉鎮檔案管理的作用主要有：第一，為后續的鄉鎮管理工作提供依據。鄉鎮檔案是將鄉鎮工作的具體做法用文字的形式保存下來，具備真實性和可靠性，而鄉鎮機關的工作具有一定的重復性，那么在遇到性質內容相同的工作時之前的檔案就是一種很好的案例說明。第二，有效保障鄉鎮機關的利益不受侵害。檔案存在的目的就是為了證明之前工作的完整過程，在出現多方矛盾無法說明清楚的時候可通過查閱之前的檔案說明情況有效避免群眾的誤解。第三，為鄉鎮機關后期的工作提供經驗保障。鄉鎮工作繁雜檔案管理中仔細記錄了工作處理的方式、不足和今后改進的方向，可有效避免在同樣的工作中出錯。第四，服務社會，通過鄉鎮政務信息公開更多的群眾可以了解到政府的政策變化，也可以給其他鄉鎮機關提供信息參考。

2 鄉鎮檔案管理的新特點

2.1 數字化和信息化要求更高

鄉鎮機關的檔案主要是分為全宗檔案和非全宗檔案兩類，全宗檔案就是整個單位事務的檔案管理，需要注意的是像人口普查、經濟普查等是專門類別的要定為非全宗檔案。對于這些鄉鎮檔案的管理傳統上是定期進行文件材料的收集在年底統一整理歸檔查缺補漏后裝訂成冊，按照當地檔案管理部門的規定進行檔案存放。但是隨著計算機技術的推廣對于鄉鎮檔案管理的數字化和信息化提出了更高的要求，檔案管理不僅是收集存放各種紙質的文件材料，更重要的是要將鄉鎮日常工作中出現的各種檔案轉化成數字化信息存放在計算機平臺上，以便在日后的工作中查閱和檢索。

2.2 保管期限更長，服務范圍更廣

傳統的鄉鎮檔案管理由于存放條件的限制使得檔案不能長時間保存，但是在現代技術支撐下檔案保管的期限更長、服務的范圍更廣。這主要體現在以下幾個方面：第一，檔案收集類別劃分科學合理，服務于鄉鎮經濟發展和進步，在進行檔案收集的時候可以將有利于推動鄉鎮經濟發展的歷史性資料單獨存在，在需要進行做法借鑒的時候快速進行調閱；第二，充分利用信息化平臺，對鄉鎮的檔案進行加工處理，及時將鄉鎮的創新政策和檔案資料形成匯編，有限度進行信息公開，不僅保障了居民的知情權更為其他鄉鎮的發展提供了檔案信息方面的幫助，最大限度提高了檔案的有效性。

2.3 檔案管理人員素質要求更高

鄉鎮檔案管理人員在以前很可能會在鄉鎮內部找一些文化水平不高的居民負責，一方面拉近了群眾和政府之間的關系，另一方面有效節約了鄉鎮的財政開支。但是隨著計算機在鄉鎮日常管理中的使用和普及檔案管理也需要將原先紙質的文件材料更多保存在計算機中，這就要求管理人員不僅要具備熟練的計算機操作能力還要有辨別鄉鎮日常事務分類的能力、政務信息公開的能力等等。

3 完善鄉鎮檔案管理的對策

3.1 樹立正確檔案管理觀念，構建完善的檔案管理體系

鄉鎮檔案管理是鄉鎮管理的重要環節，首先，鄉鎮領導要轉變傳統的檔案管理觀念，要認識到檔案管理對于促進鄉鎮經濟發展的重要作用。只有鄉鎮領導足夠重視才可能投入更多的時間和精力在檔案管理方面。其次，鄉鎮領導要在班子會議上進行研究，制定出適合鄉鎮日常事務運行的檔案管理制度，制度不僅要落實檔案管理的時間節點還要將管理責任落實到人。最后，鄉鎮檔案管理體系的建立需要定期進行完善，也需要加大對其的財力支持，確保檔案管理工作的順利開展。

3.2 搭建檔案管理信息化平臺，創新檔案管理模式

鄉鎮機關想要實現新發展，就需要時刻關注社會的變化，在檔案管理方面想要搭建檔案管理的信息化平臺，首先需要購買先進的設備，這是實現檔案管理數字化、信息化的基礎和前提。只有擁有了先進的設備才能把更多紙質的文化轉化成數字化的信息，才能實現數字化的存儲和檢索，才能上傳至政務信息公開系統服務于社會大眾。其次，要經常性對檔案管理平臺進行安全性維護避免出現平臺癱瘓或者受到病毒攻擊等情況。再次，加強鄉鎮檔案管理模式的學習，要積極引進適合本鄉鎮實際情況且新穎有效的管理模式。同時，鄉鎮領導要引導檔案管理人員加強管理模式上的探索、創新。

3.3 加強專業技術培訓指導，提升檔案管理人員素質

鄉鎮檔案管理是一項系統而又復雜繁瑣的工作需要專業性強有責任心的工作人員擔任，這就要求相關部門在安排人員的時候要慎重。想要不斷提升檔案管理人員的素質需要做到：第一，要根據實際情況定期組織檔案管理人員進行業務知識培訓，培訓內容要針對檔案管理人員當前存在的不足和問題，要能夠切實提高其業務水平。培訓方式可以采取外出學習和邀請經驗豐富的行業人員現場授課相結合的方式。第二，對于檔案管理人員自身來說，要加強自主學習的能力，不斷進行自我提升。

鄉鎮檔案是記錄整個鄉鎮整體發展的重要載體，也是促進其經濟發展的助推器。傳統的紙質檔案管理模式已經不再適應現代鄉鎮工作的需要。想要實現鄉鎮檔案管理的數字化、信息化，就需要鄉鎮領導認清現代社會的發展趨勢，了解信息化時代背景下鄉鎮檔案管理的新特點，從而轉變傳統檔案管理的認識，重視構建新的檔案管理模式，不斷引進新設備做后盾，配備專業管理人員進行文件材料的搜集分類整理。只有這樣，才后期需要使用鄉鎮檔案的時候才能在最短的時間內找到，才能更好發揮信息共享、服務社會的作用。