財務共享系統選型時的一些問題與思考

范品

財務共享系統在規劃和選型時，由于管理方式上的差異，可能會面臨不同的問題。本文針對在選型期可能遇到的一些常見問題進行了梳理和總結。

財務共享是目前大型企業集團非常熱門的管理建設課題，主要是針對分支機構多、管理分散、業態復雜的集團化公司，采用信息化手段，將標準化、同質化、重復性的會計核算、交易處理和報表編制等財務工作，從下屬單位剝離出來，統一由財務共享服務中心按照同一標準進行集中處理，實現信息收集、處理與會計核算的標準規范。從而實現提高財務管理效率和水平、降低成本、統一標準，為集團決策管理提供高質量的數據和分析支持，達到自身管理轉型的目的。

財務共享系統在選型和實施的時候的，雖然中心思想都是集中式管理，但是各個公司都是結合自身的管理模式和特點進行相對個性化的設置或開發，因此遇到的問題可能各不相同。以下筆者以自己所在單位的財務共享系統建設為例，對選型階段遇到的一些問題進行總結，以供后期實施單位參考或借鑒。

一、小集中還是全模塊

從實施方式和目標來看，如果只對報銷、收付款憑證進行集中的話，就屬于小集中模式；如果還要將轉賬憑證、資金管理、往來、存貨、資金、資產、報表等全業務進行集中的話，那么就是全模塊模式。

小集中的好處是不用與其他業務系統進行深度的對接，只需要部分主數據保持統一即可，實施起來相對容易、成本較低，系統方面也很容易實現，也能為以后升級成全模塊打下基礎；缺點是能提供的功能較少，如無法賬表一體化等，且由于接口較少，部分數據容易形成信息孤島。而全模塊則由于與其他業務系統進行了較深層度的接口或集成，可以向報表或決策管理等提供更多的數據支持，同時方便后期接入ERP或類似的系統；缺點是集成造成的實施難度和風險劇增，項目周期也比較長。

在考察過一些單位的財務共享中心后，發現不少單位開始規劃的時候都是以全模塊為目標，但是在實施后，因為與業務系統集成困難的原因，導致實際上只實現了小集中的功能。因此在選型前最好對已有業務系統的可集成度進行充分的評估，避免對目標方案造成影響。

二、區域共享中心、業務共事中心還是全集中共事中心

財務共享服務中心的架構除了全集中式的方式外，常見的還有按地區和按業務類型進行集中的方式。

按地區劃分來設立共享中心，通常考慮的因素是機構設置與管理方便性、交通便利性、員工就職地點意愿等。按業務類型來設立，除了機構與管理等因素外，還考慮了實施風險；將同質化的業務先進行分類集中，再進行共享，初期的實施難度會降低不少。當然，還有兩種方式相結合的模式。

無論是按地區還是按業務集中，都存在多個共享中心的問題，因此還需要設立一個上級共享中心或者類似機構來進行管理。而實際操作中，這些采用多共享中心的模式，在業務流程運行順暢以后，后期很多都會向著全集中的單一共享中心的方向發展。

在綜合了軟件供應商提供的方案和實地考察的結果后，其實最建議的還是直接按照全集中的方式進行規劃。因為現在的軟件廠商能提供的咨詢、實施能力以及軟件功能等已經比早期成熟了很多，之前考慮的那些非管理性因素基本都能找到解決的方法，一步到位可以避免后期再來融合。當然，如涉及國外業務的部分則需另行考慮。

三、與現有系統集成的問題

由于財務共享是比較新的一個系統，勢必要與已有的系統進行對接，對于沒有實施ERP或者已實施但實質上不太成功的企業來說，對接時可能遇到以下問題：

1.公司沒有一個整合、統一、戰略性的信息系統發展規劃。這個主要是管理方式的問題，如果沒有采用集團強控管理的方式，那么很容易出現二級單位各自為政的情況，這對財務共享的實施甚至是規劃都有很大的影響，只能自領導層從上往下推，而且對現有的系統沖擊非常大，這個前提注定了實施的復雜性和困難性。

2.涉及需要整合的系統過多過雜。由于沒有ERP的整合，各部門甚至各二級單位都可能使用的不同軟件廠商的系統，比如財務系統、OA系統、項目管理系統、物流或存貨系統、人力系統等，異構系統過多會增加整合的難度。而且財務共享系統的日常運行對的穩定性要求非常高，數據接口的節點過多也會導致管理難度和安全風險急劇增加。

與許多開發人員交流后得到的反饋是，對不同軟件廠商的系統進行接口或集成，尤其是跨平臺、跨數據庫的數據集成，建議控制在兩家以內，否則接口數據的不穩定性會對日常運維管理有較大影響。

3.不同層級間系統整合難度大、成本高。集團公司與二級單位可能存在同一業務使用不同軟件產品的情況，實際調研后發現，二級單位層級的系統涉及面窄，整合相對容易；集團層級的系統跨度很大，整合起來就比較困難；既有二級單位層級又有集團層級的情況就更加復雜，可能會涉及到取舍的問題，對于非集團強控管理的企業是有相當難度的。而且不同軟件廠商之間對于對接一般都不太積極，尤其是一些老牌的大廠商，真正實施起來非常費勁。所以對于系統整合，只能通過領導層的決心和堅持才能推動和實施。

四、軟件供應廠商的選擇

在采用全模塊的建設方式下，由于許多業務流程的關鍵節點（包括財務節點和業務節點）會被整合到一起，系統集成的要求就很高。雖然有中間件之類的解決方案，但是在實施過的單位考察后，發現實際效果并不是很好，尤其是涉及跨系統的表單間數據銜接。因此建議盡量在現有信息系統的軟件供應廠商中選擇有財務共享解決方案的軟件公司，這樣可以減少系統間集成的難度，最大化的降低實施風險。更好的規劃方案則是可以選擇一家適合戰略性層面合作的軟件供應商，在制定了中長期的信息發展規劃規劃后，對現有信息系統進行改造或升級，逐步減少系統的數量，最終達到統一或者融合的目的。