企業檔案管理系統在項目文檔中的應用

焦萍

隨著我國科學技術的不斷發展，信息技術的使用在人們的生活中越來越廣泛。在檔案管理中采用企業檔案管理系統，將檔案的管理模式有原本的以實體保存為主的方式逐漸的轉變為數字信息的形式，能夠保證檔案信息的完整性，同時規范工程項目檔案管理有一定的指導意義。本文簡述企業文檔管理系統的特點，及其在工程項目中的應用情況和取得的成果。

針對工程項目檔案的特點，項目中產生的文檔數量相當大，再加上其它管理類文件，數據量之大可想而知，為了規范工程項目檔案管理，應用企業文檔管理系統，對文檔進行集中化的控制和管理，應用企業文檔管理系統，可以實現項目文檔的異地存儲，實時共享，即時查詢，使所有文檔可以在發布瞬時為授權范圍內的項目成員調閱，為項目的快速順利進行提供堅實的基礎。

1、工程項目檔案分類及保管期限

工程項目建檔須規定文檔范圍、分類、編號以及需歸檔的文檔歸檔形式和保管期限。

工程項目實施過程產生的文件分為：項目綜合管理、設計管理、采購管理、施工管理、試運行管理、收尾管理、項目風險管理、進度管理、費用管理、質量管理、HSE管理、材料控制、合同管理、項目財務管理、文檔管理、項目信息技術管理等十六大類。

工程項目文檔歸檔形式分為紙質文檔和電子文檔，各種文檔歸檔形式都有明確要求。保管期限按案卷的保存時間，一般分為永久、長期、短期三種期限。工程項目文檔中歸檔的電子文檔的保管期限均為期限。同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。歸檔電子文檔和只需建檔的過程文檔，其相應的紙質文檔只保留到工程項目結束并完成項目總結。

項目成員按照職責分工及時、完整地在項目文檔目錄結構相應位置存放文檔，提出項目文檔目錄結構調整或優化意見，定期整理相應文件柜，在工程項目完工后，應按照工程項目文檔管理規定的要求整理項目電子文檔，工程項目檔案應在工程項目驗收后三個月內完成歸檔。項目部應按工程項目文檔管理規定的歸檔范圍和歸檔方式向檔案室移交歸檔過程文件外，在完成向業主方的工程項目檔案移交后，還應將完整的一套交工文件（包括施工交工文件、設備交工文件、竣工圖等）移交檔案室歸檔。

企業文檔管理系統在項目應用的初期，應首先定好項目的文檔結構，并且還要事先定義好訪問控制權限表，定義好相關的文件屬性，然后才能讓有關人員將文檔放入相應的文件夾。同時在文檔管理系統中建立項目庫，確定項目文檔管理系統的文檔及權限設置.在建項目庫中涉及公司涉密文件的相關目錄需確認權限，原則上項目公共信息可授予所有項目部成員讀取權限。項目部在制定文檔管理系統初始方案時應考慮到對應的各目錄結構的權限，同時確定項目文檔管理接口人，專人負責項目各類權限申請及注銷。

2、企業文檔管理系統簡介

企業文檔管理系統美國DOCDMENTUM公司開展的大型企業文檔管理軟件，它利用數據庫技術和網絡技術實現企業文檔的電子化存儲，軟件化流程管理和便利的文件即時查詢。企業文檔管理系統應用使各類文檔從產生、批準、發布到升版、作廢的整個生命周期有一個強制性、規范化的管理過程，它是國際上最新一代基于WEB的內容管理、發布的軟件技術。

企業文檔管理系統比文檔服務器有更為完善的安全特性。用戶權限級別控制結合其自身特點，比一般操作系統的安全控制細化得多，其生命周期和工作流管理功能可以將文檔管理流程軟件化，從而使文檔管理人員從繁瑣的文檔管理中解放出來。企業文檔管理系統可以集成在WINDOWS操作系統的資源管理器及符合工業標準的應用軟件，如OFFICE辦公自動化，AUTOCAD軟件中使用，可以很方便地與企業文檔管理系統文檔庫交換文件。

3、企業文檔管理系統在項目文檔管理中的具體應用

3.1文檔控制

企業文檔管理系統的應用在項目的運行中，對項目的整個階段文檔進行有效控制和管理，從立項開始所產生、收集、處理、整理、確認、歸檔、發布的信息和信息流程及信息產生過程都通過它來管理。使用者登記到該系統，并以原始文件的格式正式發布這些文件，然后制作這些原始文件的硬拷貝，再經簽字，并掃描進企業文件管理系統中，以便正式分發這些文件。通過企業文檔管理系統用戶可以瀏覽、審核、恢復、紅線圈閱，并將電子文檔實現內部分發或分發到項目現場。該系統能實現生命周期管理和工作流程功能。這樣就可以集中地、結構化地存儲文檔，容易查詢和瀏覽文檔，所有相關用戶可以防問最新版本的文檔，進行版本控制。

3.2校核狀態跟蹤

系統采用唯一的文檔號和版本號相結合的方法，跟蹤存儲在系統中的每個文檔。可以按照當前版本號或所有的版本號進行查詢，產生修改狀態跟蹤報告。通過記錄上載下載，修改過程在系統內部得以控制，從而提示用戶哪些文檔發生了改變或哪些文檔正被修改。

3.3工作流程管理

一份項目設計文檔的生成需要經過設計，校對，審核過程，有時還需要審定和會簽等過程，企業文檔管理系統可以預先指定審批步驟，依據設計各不同階段不同專業互提文檔資料的先后順序，確定審批人員和角色。設計者完成設計后便可按鍵提交給預定的審批流程。這樣在審批過程中如會簽時，審核人員可以通過網絡同時看到需要審批文檔，并通過電子的方式進行批準等，這樣便縮短審批周期。以上流程管理方式在審批流程中對每個角色，文檔的狀態，批注的記錄等都有留有痕跡，并且未經過校對，審核等審批過程的文檔是不能繼續往流程的，所以通過正常流程產生文檔的過程符合IS09000標準，為質量保證提供了依據。

文檔管理工作是一項規范化、專業化和職業化的工作，據有關資料統計分析，工程建設項目10～33%的費用增加與文件有關，在大型工程建設項目中，因文件丟失，運轉錯誤等問題導致工程變更和工程實施的約占工程總成本的3N5%，由此可見文檔管理工作的重要性，文檔管理水平的優劣不僅對工程項目的質量管理、成本控制、進度控制，項目管理水平有著直接影響，而且還直接關系到歸檔文件的質量，對檔案工作也有著重要意義，應用企業文檔管理系統可以確保工程項目電子文檔資源的規范性、安全性、完整性和長久可用性。