對檔案管理的若干看法

張云峰

步入十三五階段以來，社會經濟的進一步發展，讓各行各業的辦公任務發生了翻天覆地的變化，檔案管理的效率和質量在政府組織和企業公司中的重要性也逐漸凸顯。在此背景下，關于檔案管理的各種研究與發展應運而生，本文即此立意，分析檔案管理的意義與重要性，探究現下檔案管理運作中存在的問題，提出關于檔案管理優化的幾點建議，以期提高檔案管理的效率和質量，對檔案管理工作的發展與進步起到一定的促進作用。

檔案是記錄個人各項工作重點概要的文檔，是個人發展的歷程憑證，企業發展的參考資料，也是各行各業進步的重要查詢材料，有著巨大的借鑒價值。對個人而言，檔案記錄著個人籍貫，學習經歷，工作經驗以及政治面貌，在人生的不同階段都扮演著重要角色；對于企業而言，檔案既是招賢納士時的參考材料，又是自身發展經驗的記錄冊和經驗書；對于政府各部門來說，檔案更是一座資源豐富的信息寶庫。可以說，掌握了檔案管理的相關技術，就是掌握了重要信息寶庫的鑰匙。

一、檔案管理綜述

檔案管理是一個集合概念，即是對檔案的信息、檔案的實體進行統一管理并加以分析和利用的多項相關工作的總稱，是集收集、整理、鑒定、統計、保管、分析、利用等諸多項目的活動，其中還囊括了檔案收集、檔案整理、檔案統計、檔案編目、檔案保管、檔案編輯研究、檔案價值鑒定等各項管理內容。檔案管理是一個系統、科學、綜合性的活動，因而一個單位檔案管理是否科學、是否具有規范性和有序性是評定一個單位管理能力水平高低的重要參考標準。檔案記錄了個人、單位和組織發展的各種歷程資料，為研究主體對對象的認識提供了第一手資料。做好檔案管理工作，能夠推動企業發展、完善社會征信體系、建立健全社會各項制度。同時對于多方面、真實地反映社會發展狀況，發展信息社會背景下各種應時理念，也有著一定的積極作用。

二、檔案管理中存在的一些問題

（一）檔案管理模式較為落后

在現階段，仍有部分企業和組織仍然使用著傳統的檔案管理模式，即以保存基礎的、原始的各項信息為工作內容，以實現檔案信息保存為主要工作目的。隨著社會經濟的飛速發展，信息技術——包括大數據、云計算等新興技術迅速滲透到各行各業，人與人、企業與企業之間距離的拉近，使得各種交互信息量激增，現代化和科學的檔案管理模式應用的必要性與重要性愈發凸顯。

此外，國內經濟發展不平衡，各行各業的經濟實力也有所不同，因而不同的經濟基礎使不同組織的檔案管理水平參差不齊，一些單位、部門的檔案管理的基礎設施不完善，也制約著檔案管理工作的效率和質量。

（二）檔案管理人員專業素質有待提升

檔案管理工作有著系統性、綜合性和復雜性的特點，這就要求參與檔案管理工作的人員對檔案管理有系統的、專業的理解，同時具備一定的專業能力和綜合素養，如此以來才能保證檔案管理工作的效率和質量。但我們應該注意到，檔案管理的實際操作過程中，參與檔案管理的工作人員的個人水平參差不齊，整體素質難以得到保證，同時整個工作組織缺乏合理的機構性，工作職責劃分不清晰，相關工作規章不夠規范。這就造成了檔案管理工作整體水平不高，管理工作時有差錯，補救措施滯后等問題。

（三）檔案管理制度不夠完善，檔案管理意識有待增強

很多組織缺乏對檔案管理的足夠重視，檔案管理部門設置存在各種問題，例如不能很好的結合自身實際情況，未能及時有效的對信息進行整理收集；或者有些單位的檔案管理部門并不專業，職責劃分不明確，制度有缺陷，相關管理部門缺乏對檔案管理重要性的認識，缺乏具備相關專業素養的工作人員，最終疏于檔案的整理工作，導致信息文件歸檔不及時，拉低了檔案管理工作的效率和質量，使檔案信息不能很好的回饋于組織的發展。

三、優化檔案管理的策略

（一）改變管理模式，采用信息化管理模式

社會經濟發展帶動著信息技術的發展，大數據、云計算等各種電子化、數據化的新型技術拉動了檔案管理工作向現代信息化管理的邁進，也帶動著管理模式的改變。將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，對確保檔案安全、縮短檔案查詢時間、提高檔案的利用效率都有著積極作用。

同時推廣與電子檔案管理相匹配的電子信息系統，制定統一的檔案整理規則和檔案管理規范，對企業內部的業務系統或各組成部門檔案信息資源進行收集整合、有效分類，在保證信息安全的前提下，為后續的檔案管理環節打下基礎。

（二）提高檔案管理人員素質，健全人才培養制度

具備一定專業素質和專業技能的檔案管理人員是提高檔案管理工作效率和質量的保證。提高檔案管理人員的專業素養主要從三個方面人手：第一，在部門內部樹立現代化、科學化、信息化的管理理念，可以鼓勵員工樹立與崗位相聯系又關乎自身成長的人生目標，注意提升員工的內在工作意識，從主觀上重視自身崗位職責；第二，建立獎懲激勵體制，完善相配套的效績考核體系，將工資收入與工作質量相掛鉤，促進部門內部的協同進步；第三，完善組織內部的人才培養制度，既要從人才引進的質量和數量上留意，又要定期組織內部的工作人員參加培訓，從心理素質、相關知識、業務能力和工作方法各個方面提升員工的綜合素質，進而提高我國檔案管理的質量。

（三）健全檔案管理制度，提高工作人員檔案管理意識

隨著《檔案法》的頒布和實行，檔案管理的未來道路將向規范化、科學化、體系化邁進，各單位組織應當遵循相關規范標準，立足于自身實際情況，建立契合自身的檔案管理制度，使檔案管理工作有法可依，有章可循，進一步提升檔案管理工作的效率和質量。同時，增強參與檔案管理工作相關人員的檔案管理意識，組織工作人員展開對《檔案法》的深入學習，充分認識到檔案管理工作對企業發展、技術創新的重要性，全面提高工作人員檔案管理意識。

檔案管理工作是企業管理中關乎安全和發展的重要戰略步驟，正確、及時、科學的整理、歸納和分析各方面的檔案材料，能夠深入了解個人或組織內部的情況，發現問題更能解決問題，促進組織的健康發展。立足于自身情況，重視檔案管理工作，提升檔案管理的質量，對提高組織的核心競爭力有著積極作用。