對檔案管理的若干看法

張云峰

步入十三五階段以來，社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展，讓各行各業(yè)的辦公任務發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理的效率和質(zhì)量在政府組織和企業(yè)公司中的重要性也逐漸凸顯。在此背景下，關(guān)于檔案管理的各種研究與發(fā)展應運而生，本文即此立意，分析檔案管理的意義與重要性，探究現(xiàn)下檔案管理運作中存在的問題，提出關(guān)于檔案管理優(yōu)化的幾點建議，以期提高檔案管理的效率和質(zhì)量，對檔案管理工作的發(fā)展與進步起到一定的促進作用。

檔案是記錄個人各項工作重點概要的文檔，是個人發(fā)展的歷程憑證，企業(yè)發(fā)展的參考資料，也是各行各業(yè)進步的重要查詢材料，有著巨大的借鑒價值。對個人而言，檔案記錄著個人籍貫，學習經(jīng)歷，工作經(jīng)驗以及政治面貌，在人生的不同階段都扮演著重要角色；對于企業(yè)而言，檔案既是招賢納士時的參考材料，又是自身發(fā)展經(jīng)驗的記錄冊和經(jīng)驗書；對于政府各部門來說，檔案更是一座資源豐富的信息寶庫。可以說，掌握了檔案管理的相關(guān)技術(shù)，就是掌握了重要信息寶庫的鑰匙。

一、檔案管理綜述

檔案管理是一個集合概念，即是對檔案的信息、檔案的實體進行統(tǒng)一管理并加以分析和利用的多項相關(guān)工作的總稱，是集收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、分析、利用等諸多項目的活動，其中還囊括了檔案收集、檔案整理、檔案統(tǒng)計、檔案編目、檔案保管、檔案編輯研究、檔案價值鑒定等各項管理內(nèi)容。檔案管理是一個系統(tǒng)、科學、綜合性的活動，因而一個單位檔案管理是否科學、是否具有規(guī)范性和有序性是評定一個單位管理能力水平高低的重要參考標準。檔案記錄了個人、單位和組織發(fā)展的各種歷程資料，為研究主體對對象的認識提供了第一手資料。做好檔案管理工作，能夠推動企業(yè)發(fā)展、完善社會征信體系、建立健全社會各項制度。同時對于多方面、真實地反映社會發(fā)展狀況，發(fā)展信息社會背景下各種應時理念，也有著一定的積極作用。

二、檔案管理中存在的一些問題

（一）檔案管理模式較為落后

在現(xiàn)階段，仍有部分企業(yè)和組織仍然使用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，即以保存基礎(chǔ)的、原始的各項信息為工作內(nèi)容，以實現(xiàn)檔案信息保存為主要工作目的。隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，信息技術(shù)——包括大數(shù)據(jù)、云計算等新興技術(shù)迅速滲透到各行各業(yè)，人與人、企業(yè)與企業(yè)之間距離的拉近，使得各種交互信息量激增，現(xiàn)代化和科學的檔案管理模式應用的必要性與重要性愈發(fā)凸顯。

此外，國內(nèi)經(jīng)濟發(fā)展不平衡，各行各業(yè)的經(jīng)濟實力也有所不同，因而不同的經(jīng)濟基礎(chǔ)使不同組織的檔案管理水平參差不齊，一些單位、部門的檔案管理的基礎(chǔ)設施不完善，也制約著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理工作有著系統(tǒng)性、綜合性和復雜性的特點，這就要求參與檔案管理工作的人員對檔案管理有系統(tǒng)的、專業(yè)的理解，同時具備一定的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，如此以來才能保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但我們應該注意到，檔案管理的實際操作過程中，參與檔案管理的工作人員的個人水平參差不齊，整體素質(zhì)難以得到保證，同時整個工作組織缺乏合理的機構(gòu)性，工作職責劃分不清晰，相關(guān)工作規(guī)章不夠規(guī)范。這就造成了檔案管理工作整體水平不高，管理工作時有差錯，補救措施滯后等問題。

（三）檔案管理制度不夠完善，檔案管理意識有待增強

很多組織缺乏對檔案管理的足夠重視，檔案管理部門設置存在各種問題，例如不能很好的結(jié)合自身實際情況，未能及時有效的對信息進行整理收集；或者有些單位的檔案管理部門并不專業(yè)，職責劃分不明確，制度有缺陷，相關(guān)管理部門缺乏對檔案管理重要性的認識，缺乏具備相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，最終疏于檔案的整理工作，導致信息文件歸檔不及時，拉低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案信息不能很好的回饋于組織的發(fā)展。

三、優(yōu)化檔案管理的策略

（一）改變管理模式，采用信息化管理模式

社會經(jīng)濟發(fā)展帶動著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算等各種電子化、數(shù)據(jù)化的新型技術(shù)拉動了檔案管理工作向現(xiàn)代信息化管理的邁進，也帶動著管理模式的改變。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，對確保檔案安全、縮短檔案查詢時間、提高檔案的利用效率都有著積極作用。

同時推廣與電子檔案管理相匹配的電子信息系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的檔案整理規(guī)則和檔案管理規(guī)范，對企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務系統(tǒng)或各組成部門檔案信息資源進行收集整合、有效分類，在保證信息安全的前提下，為后續(xù)的檔案管理環(huán)節(jié)打下基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，健全人才培養(yǎng)制度

具備一定專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能的檔案管理人員是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的保證。提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)主要從三個方面人手：第一，在部門內(nèi)部樹立現(xiàn)代化、科學化、信息化的管理理念，可以鼓勵員工樹立與崗位相聯(lián)系又關(guān)乎自身成長的人生目標，注意提升員工的內(nèi)在工作意識，從主觀上重視自身崗位職責；第二，建立獎懲激勵體制，完善相配套的效績考核體系，將工資收入與工作質(zhì)量相掛鉤，促進部門內(nèi)部的協(xié)同進步；第三，完善組織內(nèi)部的人才培養(yǎng)制度，既要從人才引進的質(zhì)量和數(shù)量上留意，又要定期組織內(nèi)部的工作人員參加培訓，從心理素質(zhì)、相關(guān)知識、業(yè)務能力和工作方法各個方面提升員工的綜合素質(zhì)，進而提高我國檔案管理的質(zhì)量。

（三）健全檔案管理制度，提高工作人員檔案管理意識

隨著《檔案法》的頒布和實行，檔案管理的未來道路將向規(guī)范化、科學化、體系化邁進，各單位組織應當遵循相關(guān)規(guī)范標準，立足于自身實際情況，建立契合自身的檔案管理制度，使檔案管理工作有法可依，有章可循，進一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，增強參與檔案管理工作相關(guān)人員的檔案管理意識，組織工作人員展開對《檔案法》的深入學習，充分認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展、技術(shù)創(chuàng)新的重要性，全面提高工作人員檔案管理意識。

檔案管理工作是企業(yè)管理中關(guān)乎安全和發(fā)展的重要戰(zhàn)略步驟，正確、及時、科學的整理、歸納和分析各方面的檔案材料，能夠深入了解個人或組織內(nèi)部的情況，發(fā)現(xiàn)問題更能解決問題，促進組織的健康發(fā)展。立足于自身情況，重視檔案管理工作，提升檔案管理的質(zhì)量，對提高組織的核心競爭力有著積極作用。