不動產電子檔案管理和有效利用

白家霖

摘 要：信息技術飛速發展，人類進入高科技時代，不動產的管理也慢慢實行電子管理。因為以信息技術的優勢為渠道，所以不動產的電子檔案管理和利用也變得更加快速和有效，在社會、經濟、生活中的作用也日益顯著。因此，本文就不動產電子檔案管理的特點和如何有效利用進行詳細介紹。

關鍵詞：不動產電子檔案；管理；利用

1.不動產電子檔案的特點

1.1電子檔案的時效性和共享性

時效性，相比普通檔案管理工作，電子檔案的管理無疑更加方便快捷，普通檔案的歸結整理是一項紛繁復雜的工程，從檔案備案到檔案整理、再次提檔這一個流程走完所消耗的人力和時間非常巨大，但是電子檔案利用信息技術的快捷可以直接在幾分鐘甚至幾秒內就能將所需檔案篩選出來，因此具有好的時效。

共享性，電子檔案的龐大數據和信息都可以壓縮成壓縮包或直接通過移動硬盤進行拷貝。現在的不動產檔案信息都可以實行共享制度，查看信息也不用費時費力的去檔案室翻箱倒柜，通過計算機，遠程提檔也是輕而易舉的事。如此，也讓電子檔案的相關信息傳播更快更遠，得到普及。

1.2傳統檔案與電子檔案的相輔相成

傳統紙質檔案的介質是紙張，而電子檔案的媒介確是多種多樣的。例如：圖像、文字、聲音、表格、程序以及數據等等，這不僅豐富了我們文件的保存方式，也使得我們利用起來變得更加具有生命力。電子檔案的保存必須依賴于各種媒介，計算機、U盤、光盤等等，但是這些媒介對于保存時間、保存質量是有嚴格要求的，達不到保存的要求，對于電子檔案的破壞性是永久性的。而紙質檔案可以長久保存的特征彌補了電子檔案的局限性，雖然紙質檔案在保存的時間里也會有破損，但是還會承載著大部分的信息，它們有機的組合在一起使得檔案的管理和利用都具有歷史性的意義。

2.電子檔案的管理

2.1制定電子檔案的管理方法

電子檔案的記錄和保存方式明顯區別于傳統的紙質檔案。電子檔案的收集、整理、掃描、上傳有一套嚴格的執行標準，電子檔案形成后必須和紙質檔案一同歸檔，紙質檔案的歸檔包括裝訂和上架，放在檔案對應的位置，而電子檔案則是在固定可靠的系統里電子歸檔，實現電子檔案和紙質檔案的統一管理。

2.2對相關檔案人員進行培訓，提高專業素質

如今，雖然計算機網絡已經普及到各家各戶，但是針對電子信息的管理和應用仍是一門專業性較強的業務。結合不動產電子檔案，使得相關專業人員更加少之又少，而電子檔案的管理也是新興專業，沒有前輩們留下的經驗可以參考和借鑒，都要靠我們這一代人邊走邊總結，邊總結邊創新。電子檔案形成后是永久性的，這就要求電子檔案的形成是準確且完整的，因此，最初形成電子檔案的人員更要是一批精良的隊伍。對電子檔案的收集、整理和掃描要統一標準，對圖像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存儲格式也要區別劃分。

3.不動產電子檔案管理的有效利用

3.1對電子檔案數據準確性進行審核

落實不動產電子歸檔的首要工作就是搜集準確無誤的信息，不動產信息的來源很多，從何落實房產檔案的收集工作是每個不動產信息工作者要上的第一課。要搜集準確信息，首先要派遣優秀員工進入基層單位對檔案工作進行檢查、督導，以便保證房產檔案的完整性，對房產檔案移交問題進行探討，讓搜集信息的工作者直接參與到實際項目中來，這樣對數據的了解就會更加深刻，對數據的審核也可以有據可依；其次，對于搜集上來的資料信息，在處理過程中要嚴格遵循不遺漏、不改動、不泄露的原則，確保內容的完整和數據的原滋原味。倘若收集上來的數據本身就存在問題，則要經過退回再收集或者再處理后才能歸檔。

3.2制定不動產電子檔案數據庫

電子檔案和紙質檔案最直接的利用價值是保存數據和信息，所以對于電子檔案有關不動產的相關類型信息必須有一套嚴格的收集、整理、評估、掃描和上傳保存的執行方案，建立不動產信息登記平臺，在符合國家制度的前提下對數據的處理最好實行流水制，通過一環扣一環的工作安排，將工作落實到相關負責人，才能保證每個環節的有條不紊，電子檔案形成后必須在固定可靠的系統里電子歸檔，歸檔過程中每一項工作所應用的軟件標準，硬件指標和保存格式都要統一，這樣一來，不動產的電子檔案管理就會有層次性、統一性，等數據統一保存時就可以制定出不動產電子檔案數據庫，以供隨時調閱。

3.3規范電子檔案信息的數據化管理

不動產電子檔案的管理工作中有一些是涉及個人隱私和財產隱私的部分，這部分信息不能實行共享化，我們要依據實際情況制定切實有效的安保制度。電子檔案信息的數據化管理首先就是加強私有信息的保密工作和計算機的加密系統；其次，不動產的電子檔案系統要盡快與房地產行業等交易系統形成有機結合，獲取第一手資料和信息，克服電子檔案在時間和空間上可能存在的問題，實現檔案信息的數據化管理和建立公共共享平臺，這樣的數據化平臺一旦建立，管理者就可以透過數據信息來對市場導向和趨勢做出有決策性的建議。

3.4做好電子檔案的保密工作

沒有規矩不成方圓，針對電子檔案的安全管理和保密工作，我們應根據實際情況制定切實有效的電子檔案的安全保密制度。首先，要保證所提供的電子檔案是有利益關系的權利人或義務人，不能泄露給未經授權的人；其次，保證電子檔案數據不會被篡改；第三，提高技術，對操作系統進行加密。

4.結束語

綜上所述現代社會就是信息社會，信息技術的應用領域非常廣泛，在地理測繪、施工建筑、科學研究、藝術探討等方而都有涉及，從利用計算機對電子檔案進行歸檔、保管和利用，不知不覺，電子信息技術在不動產電子檔案管理這一領域也慢慢滲透，漸漸成熟。因此，我國檔案管理相關部門更應該順應科學，加強學習，確保將信息技術與檔案管理有機結合，使電子檔案安全可靠的處于健康狀態。

參考文獻

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（作者單位：齊齊哈爾市不動產登記中心）