秘書在企業文化建設中的多維作用探究

【摘 要】 本文分析了企業文化建設存在的主要問題，闡述了秘書在企業文化建設中的作用，指出了秘書在企業文化建設中應注意的事項。認為，秘書在企業文化建設中應發揮好“刀筆吏”作用、情報收集作用、幕后推手作用和參謀輔弼作用。但應注意的事項有：要明確定位，全心履職；持續學習，科學管理；溝通協調，融通資源。

【關鍵詞】 企業文化建設；秘書；多維作用

20世紀70年代末到80年代初，威廉·大內的《Z理論——美國企業界怎樣迎接日本的挑戰》等著作的相繼出版，掀起了企業文化理論傳播的熱潮，從研究日本企業管理發端，席卷全球，引發了管理思想的革命。以具體企業為例，張瑞敏臨危受命在海爾率先提出企業理念先行，文化先行的戰略，最終使公司扭虧為盈。杰克·韋爾奇執掌美國通用電氣期間，毅然決然掃除內部官僚主義積弊，減少管理層次，構建學習型組織等一系列面向企業傳統文化大刀闊斧的變革，使企業煥發出耀眼的光彩。

企業文化由構成同心圓的三個層面組成，內核是精神文化層，包括使命、愿景、價值觀念、經營哲學、企業倫理等內容。環繞的第二層是制度文化層，涵蓋人事、生產、安全制度等各項規章制度。第三層是物質文化層，是文化的外顯載體，即統一標識、自然環境和建筑設計、產品造型包裝等內容，三層緊密聯系，相互作用。企業的文化管理是每一家企業繞不開的話題，基業長青的百年老店一定會形成其獨樹一幟的鮮明文化。文化是企業育人的土壤，是激勵員工發揮潛能的有生力量。企業辦得好不好，透過其企業文化便可一目了然。企業的美譽度、品牌效益、競爭力，顧客的回頭率，員工的忠誠度均與一家企業的文化品位休戚相關。

一、企業文化建設存在的主要問題

1、文化建設一味模仿，標簽化

不少企業急于求成，照搬世界500強的做法，認為仿照是快速解決文化缺失的“藥方”，妄圖立竿見影。國內一些企業在廠區和辦公區張掛的口號標語、行為準則大同小異，有相互仿照的痕跡，毫無特色。另外，文化建設標簽化現象頗多。片面地認為文化建設就是叫響公司的核心口號，包裝企業領袖成為公眾明星。不惜花重金在報刊、電視、互聯網等媒體平臺上大肆宣傳，頻頻亮相。結果把文化建設做成了廣告宣傳或公共關系。架空本土文化和企業自身實際的媚外模仿容易使文化建設缺乏精神氣質，難有文化底蘊。國外企業文化的借鑒如果只是學到皮毛則不能恰到好處地為己所用。

2、裙帶關系制約企業文化的良性生長

無論何種類型企業，沾親帶故的裙帶關系難以避免，有的是家族成員，有的是同學老鄉，網絡關系錯綜復雜。人情文化濃重，容易誘發員工的隔閡，互相猜疑、打壓。人員擢升論資排輩，一些優秀人才的出走并非源于企業所給的薪資待遇，本質在于對內部爭斗的憂慮。在公司內部“非正式組織”的作用下，形成了三五成群的小團體，派系林立。人治代替法治，機構臃腫松弛，企業文化建設有令難行。自發的裙帶關系弱化著組織機能，對企業文化的各異理解，毫不掩飾地堅持團體的價值判斷和行為準則，使得企業全盤文化體系支離破碎，權力傾斜，導致部門間溝通不暢，內耗不斷。生產效率和經營效益受到沖擊。對于那些在國內外擁有分支機構的企業，集團總部的文化建設難以落地生根。

3、企業文化與企業管理制度不匹配

企業管理制度應與文化綱領相匹配，但現實當中，我們看到的是領導批評員工不按文化章程辦事，自己卻不能以身作則，率先垂范。由于缺乏對中高層管理人員的監管，企業內部官僚風氣盛行，一些中層管理者為了充分享受權力帶來的快感，打著為公司著想的旗號，自設吹毛求疵的內部審查制度，繁文縟節令一線員工耗費大量精力和時間去應付這些用處不大的瑣事，過度疲乏便無暇顧及消費者的真實需求，被動應對市場的挑戰。許多員工崇尚魅力領導，認為企業文化就是領導文化，上級領導或個別魅力領導的思想言行就是公司文化的風向標，言聽計從。很少去仔細分析個別領導的言行是否符合公司的企業理念，歸根結底是因為員工沒把自己當成企業的主人翁，企業文化建設還停留在文字材料的層面，核心理念未能滲透進員工的心靈，制度只是管理者的“文化”。制度和文化兩張皮，制度成為掛在墻上的裝飾品，不能為文化的踐行保駕護航。

4、企業文化與思想政治工作混同

企業文化與思想政治工作都需要作用于人的思想意識，很多人簡單地把政治思想工作等同于企業文化，讓政工干部擔當文化建設重任，公司內部采用大會宣講、民主生活會等形式大搞職工教育，殊不知思想政治工作側重于人員的價值觀念、道德品質、理想信念等問題，企業文化的內容不僅涵蓋思想政治工作，還包括企業運作，經營生產，習俗禮儀、器物文化等更為寬泛的領域，偏重于管理。

二、秘書在企業文化建設中的作用

1、秘書的“刀筆吏”作用

企業文化脫胎于經年累月的經營實踐，精神、文化潛藏其中，需要借助語言文字進行提煉，文字工作作為秘書的一大強項義不容辭。公司文化診斷與建議報告、文化建設項目方案、員工手冊、公司制度匯編、公司文化報表等文本的起草、擬定，秘書的寫作才能均能派上用場。“以文輔政”，在準確揣摩領導意圖，開展文稿撰寫時，字里行間要體現領導與員工并肩作戰、共同奮斗的濃郁氛圍，通俗易懂地闡釋企業文化建設的系列舉措，定性定量地描述企業文化的建設目標，塑造一流的執行文化，用好筆墨文才彰顯文化魅力。

2、秘書的情報收集作用

近水樓臺先得月，秘書作為領導的左右手，深處機要部門，公司的重大決策、戰略部署、人事任免、文化建設情況均能率先獲悉。辦公機構成為信息交換的樞紐，每天吐納著諸如客戶的產品需求、服務投訴，競爭商家的價格、優勢，員工的思想動向、心理情感等信息流。秘書要充分利用好信息資源，編輯工作簡報讓文化建設順勢而為，尋找并樹立文化建設標桿，為企業創新營造適宜生態。

3、秘書的幕后推手作用

文化的一以貫之，要贏得全體員工的理解和支持，就必須搶占員工的意識形態高地。秘書作為聯系領導和廣大群眾的紐帶，要多創造領導走進員工的機會，借機樹立領導正面形象。主動通過訪談、問卷調查等形式讓下情上達更為順暢。秘書作為公司形象展示的“窗口”，必須嚴于律己，做好企業文化的示范，工作風格、精神面貌要反映出企業文化的價值取向，在日常的辦文、辦事、辦會業務中，上情下達帶頭踐行企業文化要求，把公司獨特文化優勢落到實處。在領導授權下召集相關人員召開文化建設專題會議，協調解決所遇困難，并及時匯報領導。

4、秘書的參謀輔弼作用

秘書工作不顯山露水，隱匿于領導的各項活動之中。對于文化建設過程中領導的指令，秘書要服從但不盲從，審慎思考，明辨是非。輔助參謀的職能不能被不加分析的附和領導喜好所代替。對于領導做出的指示和安排，如有欠妥之處，秘書要靈活變通，抓取恰當時機，不偏不倚地給予合理化建議，避免決策失誤造成不必要的損失。從而使領導者所管理的組織形成一種良好的心智模式，能在不斷變化的復雜環境中持續正確決策，糾正偏差。

三、秘書在企業文化建設中應注意的事項

1、明確定位，全心履職

秘書始終要保持清醒的頭腦，明確自身輔佐領導決策，參謀助手的角色定位。切忌越俎代庖，在推進企業文化建設過程中甘當無名英雄。切勿意氣用事，以二首長自居，對企業文化變革工作大包大攬，甚至頤指氣使，原本抱著一腔熱情為企業著想卻因用力過度過猛，不講方法，落得個人人怨聲載道，費力不討好的結局。輔助決策不等于決策。秘書要想在工作中實現自我價值，建功立業，必須在文化建設的各個環節處處留心，敏銳覺察項目進展中存在的問題，及時匯報給領導和有關部門，防患于未燃，化危為機。盡職履責，認真做好文化建設的檔案管理工作，為資料的方便取用、完備保存提供服務。

2、持續學習，科學管理

企業文化建設離不開管理學、文化學等多學科理論知識的支撐，作為文化建設積極參與者的秘書應當不斷豐富自己的相關學科知識，諳熟中華民族的傳統文化特征，意識到文化在企業和產品的不同生命周期里會隨之變遷，動態衍化。廣泛收集卓越企業的文化建設案例，比較研究，以資借鑒。對于跨國經營的企業，秘書還要熟悉域外文化類型、文化差異等國際企業文化管理實務。事先為向領導建言獻策做好功課。以企業管理理念為引領，結合所在企業的特點，精準服務企業文化戰略，減少工作中瞎打誤撞帶來的損失。

3、溝通協調，融通資源

企業文化建設的具體實施大體可以分為三個階段，初期的籌備組織階段，中期的全方位推動階段和后期的維護提升階段。秘書在這三個階段均有用武之地，但工作側重點各不相同。總的來說，企業文化實施的不同階段，難免會遇到來自內外部的一些阻礙和壓力，秘書要在期間樹立溝通意識，真誠交流，化解抵觸與糾紛，整合各方面資源保障企業文化建設的有序開展。前期籌備階段，文化建設領導小組的成立，資金投入，宣傳推廣，戰略定位的明確，新舊文化觀念的沖突等棘手問題常使主管領導坐立不安，捉襟見肘。此時，秘書應充分發揮溝通左右，聯系上下的職能。維護領導威信，補臺而不挖墻腳，使領導的文化建設理念能有效傳達下去，深入人心。不相互推諉，齊心協力配合同事參與企業文化建設大綱等綱領性文件的起草，制定出臺相應文化制度。走近基層，廣泛聽取意見并反饋給決策領導，善于進諫，運籌帷幄。在中期階段，需要運用培訓宣導的手段，向全體員工灌輸企業愿景、使命、價值觀，進一步規范員工行為，外塑形象、內強素質。穩妥合理地將企業文化建設納入到全年的整體工作評價中去。在此時段，上下意識是否統一，員工工作時的言行舉止是否合規，宣傳效果是否達到等指標的檢驗離不開督辦檢查、跟蹤落實。這正是秘書人員的常規工作，所以默契協助文化建設領導小組貫徹執行企業文化規劃，清除文化建設死角，化解現實矛盾顯得尤為重要。后期企業文化的維護提升，是一個漫長的階段。秘書應協助有關人員做好文化建設的成效調研，了解配套的獎懲措施是否起到了令行禁止的作用。評價企業文化的全面傳播是否塑造了全新的品牌形象和良好口碑。多方收集信息，評估管理風格與企業制度的契合關系，冷靜分析文化價值體系、規章條文與工作作風中尚待解決的問題。思考隨著社會環境、科技、政治經濟的發展，企業文化系統是否需要調整改進。工作多而繁瑣，考驗著著秘書的耐心和毅力。

企業文化在潛移默化中作用于員工的行為，產生相應的結果。文化建設是一個系統工程，關乎企業生存與發展，并非一朝一夕之事。秘書在工作過程中，要擺正位置，自覺服務，遵照領導的意見行事，將企業文化貫徹至基層且不走樣。秘書要長袖善舞，分享信息，加速決策過程，提高決策質量。關心企業命運，守護企業榮譽。通過細致入微的交流，疏導在文化建設中產生的個人與組織文化的沖突與對立，維護企業團結，極大限度地發揮人的主觀能動性，激發企業生命活力，發展壯大企業事業。

【參考文獻】

[1] 李麗，宋雁超.秘書如何參與企業文化建設[J].秘書，2006.6.

[2] 王吉鵬.企業文化建設[M].北京：中國人民大學出版社，2017.

【作者簡介】

范振華，廣東培正學院人文系教師.