淺議教務工作的階段性

李莉

摘 要 要使二級學院教務管理工作忙而不亂，掌握并適應其中的階段性顯得尤為重要。本文將教務工作的階段性總結為兩大方面，一是按學期劃分的階段性，二是按學生年級劃分的階段性。要適應學期的階段性，教務人員在開學初須著重做好課表的實施，在學期中間做好維穩工作，在學期末做好排考和下學期排課的準確度。同時，關注學生不同年級的階段性，對大一新生、大二大三學生、大四待畢業生的教務管理工作要逐層遞進，助力他們的大學生涯。

關鍵詞 教務工作 階段性 學期 年級

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.05.008

Abstract It's quite important to find out the periodicity of educational administration work， so that the daily work can be more effective and less busier. The periodicity can be listed on the two aspects： Firstly， the periodicity of term； Secondly， the periodicity of students' grades. On one hand， we academic staff should put the school timetable into effect and under control at the beginning of the term， keep the work in stability during the term， and arrange the examinations and timetables at the end of the term more accurately. On the other hand， we can pay close attention to students on different grades， so that more students can be helped during their college career.

Keywords educational administration work； periodicity； term； grade

教務科作為高校二級學院的常規工作部門，是一個處理教與學之間問題的窗口，每天要處理和面對的事情具有很大的隨機性。在紛繁復雜的教務管理工作過程中，筆者總結出教務工作的一個最大特性就是階段性。本文將從按學期劃分的階段性、按學生年級劃分的階段性這兩大方面進行闡述。對教務工作者而言，熟悉并適應這些階段性，能更好地掌握教務工作的規律，使日常工作忙中不亂，保障教與學的有序開展。

1 按學期劃分的階段性

二級學院的教務工作，服務的重要對象是大學師生，這就決定了以學期為單位開展的教務工作，自然而然地具備因學期帶來的階段性。處在一個學期，從開學初的開學準備工作、到學期中間的維穩階段、再到學期末的總結收尾階段，每個階段有各自的工作重點，無論是學期初的緊張、還是學期末的關鍵提醒，工作各有側重點。

第一階段，是每個學期的開學初準備期。為開學做準備工作，需要細致與耐心，主要有以下幾項任務：一、提早到校，確定上學期末排定的課表、落實任課老師的在崗情況；二、進入教學樓，逐層巡查、核實每一間教室的多媒體設備運行情況；三、將定稿后的二級學院班級課表導出表格形式，發給各班學委，讓他們校對“推薦課表”和“個人課表”，確保中間銜接無漏洞，讓學生可以按照課程表的時間、到準確的地點上課，實現教學秩序的正常運轉。

值得注意的是，開學初是校級領導到各二級學院教學檢查、聽課指導的重點時間段。為此，教務科要與相關聯系人保持緊密溝通，及時了解校領導或督導們來本學院聽課的日期，并將該日期的課表發給聯絡人，為聽課組提供有效的參考；若校領導特別關注某專業的教學，還可以為他們特別推介該專業的學科負責人或優秀教師，將學院的優質教學面貌呈現給聽課組。

第二階段，是學期中間的維穩常態工作期。在開學平穩過渡之后，各門課程經過了檢驗，師生們已能進入教學的常態。隨之而來的，是學期中間一些常規性工作的開展。如教學日歷的填寫、教授副教授課程表的歸類、聽課筆記的發放、學生各類等級考試的報名、學籍預警工作的進行等。在大學期間，學校鼓勵學生們參與英語、計算機和普通話等各類等級考試。在全國性的考試統一開考之前，報名清單匯總、繳費信息的核實、準考證的發放確認、監考的安排就成了常規性的工作，這些工作需要教務科工作人員認真仔細、環環相扣，迎來最終的考試，讓學生準時走進考場、監考老師按時到崗，一切遵規守矩地進行。

第三階段，是學期的收尾階段。學期末將到之時，是教務科進入又一輪的緊張忙碌階段。此時，有兩大塊工作：一方面，期末考試的排考緊鑼密鼓地開展；另一方面，下學期的排課和教材征訂工作也提上了日程。針對新一學期的排課，教務科要反復跟系主任、專業負責人溝通，跟蹤并監督人才培養方案的實施進度，統籌規劃下一學年、尤其是下一學期的課程開設。排課工作時間緊、任務重，要注意時間的把握，在教務處規定的時間內，將開課的課程信息錄入教務管理系統，同時核查課程名稱、課程代碼、開課周次等信息的準確度。由于每個學期的授課量，直接決定了一線教師的年度課時量，這就關系到他們的年度考核成績，為此，在設置課程、配備老師時，教務科要在教學副院長全局把關之下，與系主任保持信息暢通，讓各系綜合考慮每位老師的課時量，按需排課、按特長排課，使每位老師有課可上。

排課任務與總體排課規劃完成后，就要馬不停蹄地開展教材的征訂工作了。首先，聯系各門課程的任課老師，將準確的教材信息錄入教材征訂系統，其中對教材的書刊號一定要再三確認；其次，與學生溝通，核對下學期開課的課程名稱，查證教師錄入系統的推薦教材信息；再次，與學校教材科聯系，以統一的格式匯總征訂表格；最后，還要在學期過后的放假期間，不斷關注教材科的征訂進度，若出現某一本教材無法征訂到的情況，就要及時聯系該門課的老師，及時更換教材或采取其他措施，為開學時教師和學生能順利拿到教材保駕護航。

2 按學生年級劃分的階段性

在本科院校，針對從大一到大四不同年級的學生，教務管理工作逐層遞進，呈現出與年級掛鉤的階段性。

第一階段，大一新生的入學初期。每年暑假之后，本科院校剛完成新生的招錄工作，所以，當新生報到的開學初，教務科的迎接工作會鋪天蓋地而來。這種情況從新生報到之前開始，一直延續到開學之后。教務科要負責新生入學班級分班、學生證的辦理、報到注冊、通知體能測試，以及組織學生電子注冊圖像采集等。此外，以我從事教務工作的學校為例，本著“最關愛學生的大學”的建設目標，對于新生入學轉專業實行“無條件、零門檻”，這意味著新生考入大學后，他們中很多對所選專業有調整意向的同學，要求在開學第一個月內完成轉專業，這不僅考驗新生本人的志趣，更考驗著教務科的工作效率。

新生對自己想要轉入的新專業帶有很多疑問，此時，教務科作為二級學院教學工作的長期窗口，自然成了學生咨詢的主陣地。以筆者所在的二級學院為例，下轄中文系、外語系等較受學生歡迎的專業。在每個學年第一學期的開學期間，就會有非常多的新生陸續來訪，詢問相關專業的情況。我們會盡量用簡單易懂的表述，將相關專業的要求，清晰地告知懷揣轉專業意向的新生。每天，一撥又一撥學生前來咨詢，我們總是耐心、細心地解說，告知我們的轉專業政策、報名及考試選拔的方式、公布結果的時間等，讓學生滿意而歸。

同時，為了加強新生對自己修習專業的了解程度，我們會在新生開學初設置“專業導論”課程，由各專業負責人或系主任開講，使得學生對本專業的學習有一個宏觀的了解。

此外，迎接新生的到來，順利開展新學期的課務顯得至關重要。教務科要以百分百的精力投入，將新生們引導至正常的教學秩序軌道上來。入學新生的問題五花八門，關于如何查詢自己的課程信息、新生班級由哪個同學負責領取教材、即將授課的教室地點分別在哪里，諸如此類問題。那么，在新生入校后的適應期，即新生的軍訓期間，抓緊將問題一一落實，從而保證開學第一天的正常教學秩序。秩序穩定的開學第一天，可以說是進入大學的新生對大學建立信任度與依賴感的開始。

第二階段，大二到大三學生的穩健過渡期。這個階段的學生，擺脫了新入學時的懵懂，對自己的培養方案會主動積極去了解，進而對自己的學習生涯做出較好的規劃。面向這些中期階段的學生，教務科的工作側重點是做好選課與學習進度方面的指導。

在選課方面，學生特別關注的，是培養方案里要求修習的學分。按照學校對學生全面發展的要求，大多數專業都要求學生在大學期間修滿8學分不同類型的通識課程，以拓寬眼界、增長見識。為此，進入狀態的中期階段學生，在跟老生或鄰近專業的學伴交流過程中，發現每個同學修習的通識學分屬于不同類型，對自己的學分成績單會倍加關注。當老生前來咨詢學分問題，我們要耐心解釋，教會他們讀透培養方案，力求解決他們的疑惑。對于那些依然不放心自己所修讀學分的學生，我們會請他們的班主任出面，或聯系該專業的專業負責人或系主任，將最詳細、最權威的解釋渠道呈現給他們。這可算作是對于新生階段的“專業導論”所做的補漏工作，因為學生對于大學學習有一個循序漸進的過程，只有當學生成長起來了、主動愿意了解自己的學習進度了，趁此時機為學生作講解，可以起到事半功倍的效果。

在學習進度方面，我校學生在大二至大三期間有不同形式的校外交流學習機會，如民族學專業學生到中南民族大學交流學習一年，成績優良的大二學生可申請到杭州師范大學或臺灣清華大學交流學習一年。對于有意向出去交流學習的學生，我們會分析交流學習的利弊，預測在外學習可能會遇到的困難與挑戰，并提前告知交流歸來后要處理的后續學分兌換問題。若學生了解這些政策之后，依然抱著交流學習的堅定信念，我們會在學生家長同意并簽字的基礎上，統一上報交流學習的申請名單。總之，教務工作不怕煩、只怕不夠細致，只有把前期預防工作做好、做細，學生真正到了交流的學校后，才能一往無前地應對層出不窮的問題。

第三階段，大四學生的臨畢業階段。在畢業前的最后一個學年，學生們的注意力焦點放在能否順利畢業、能否按時拿到學位證書等。此時的學生，對于過去幾年的成績單會回頭認真審視，查找自己在低年級時有無掛科或重修未補救的情況。當大四學生來翻看“舊賬”時，大多顯得特別焦急。他們所提及的一兩年前發生的事情，年代久遠，原有的教務科負責人員也已調離，我們在崗人員仍然傾盡全力，為學生查找當年成績單上的相關依據，如存檔的試卷袋等，并為他們尋找解決的途徑。以某位大四女生為例，她某日來到教務科，對自己大一時修讀的大學英語（一）的成績提出疑議，表示是當年任課教師在錄入該課程成績時的手誤。該女生平時一貫成績良好，不希望成績單上留下這個不良記錄，希望我們給予更正。通過查詢，我們發現她的大學英語（一）任課教師是位外籍教師，且已于一年半前辭職回國，查證成績的事情一度陷入了僵局。但我們并沒有放棄努力，一則幫學生聯系學校國際交流合作處，查找該名外教回國后的聯系電話及地址；二則經過與該外教越洋電話溝通后，證實了當年確有錄錯成績之事，就誠懇地請該教師寫下書面證明并郵遞到國內。這樣一次跨國的成績驗證過程，我們總共用了不到一天半的時間，就為學生解決了棘手的難題，給了學生一個滿意的答復。

教務科的工作，為學生的學業指明方向，為教師順利開展教學做好服務。只有掌握學期進展的階段性，善于把握不同年級學生的進度，才能成為學生的指引者，做好教師們的服務工作，高效完成教務處和學院布置的任務，保障教學秩序的正常運行。