淺談數據化檔案信息管理系統在事業單位工作中的應用

摘 要 數據化檔案信息管理系統具有方便快捷的優勢特點，當前檔案信息管理系統的使用越來越普及，在人們的工作中發揮著重要作用。檔案信息管理系統主要以文件的形式存在，存留時間較長，因此加強檔案的管理與合理利用是非常重要的，隨著信息技術的不斷更新，檔案信息管理系統得到了有效更新和完善。

關鍵詞 數據化 檔案信息管理系統 事業單位

檔案信息管理系統通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺；支持檔案管理全過程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等。同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。檔案管理系統為企事業單位的檔案現代化管理提供完整的解決方案，檔案管理系統既可以自成系統，為用戶提供完整的檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的辦公自動化和信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。

數據化檔案信息管理系統具有方便快捷的優勢特點，當前檔案信息管理系統的使用越來越普及，在人們的工作中發揮著重要作用。檔案信息管理系統主要以文件的形式存在，存留時間較長，因此加強檔案的管理與合理利用是非常重要的，隨著信息技術的不斷更新，檔案信息管理系統得到了有效更新和完善。

一、數據化檔案信息管理系統的主要功能和應用

檔案信息管理系統打破了傳統紙質檔案管理模式，準確度較高。檔案信息管理系統的管理利用要充分借助信息技術功能，進行信息數據分類，電子檔案管理方式主要包括信息拷貝、通信輸送和直接利用三種方式。信息拷貝是電子檔案管理中的不可或缺的環節，在整個管理過程中能夠確保檔案信息的完整性，并且具有保密性。檔案部門要采用正確的文檔存儲格式，以方便用戶參考借鑒。通信輸送能夠滿足使用者的基本需求，解決重難點問題，節省了大量的時間和資金費用。檔案信息傳輸可以借助互聯網平臺實現，直接利用檔案管理部門借助電腦設備直接查詢信息，為用戶提供技術支持。檔案信息管理系統主要分為以下幾個系統程序：

檔案采集系統。檔案采集系統主要完成對紙質檔案材料的數字化采集處理功能。系統提供了目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統維護四大功能，并利用現代化網絡技術實現多人多客戶端，對多本檔案，不同材料同時采集功能，是一套高效、快捷的檔案數字化采集軟件。

檔案管理系統。實現干部人事檔案管理工作中對干部檔案與材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等業務功能，主要由四大模塊組成，即業務管理、信息管理、系統維護及管理工具。

網上查閱系統。數字化檔案查閱系統是以組織系統專網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能，并采用多種安全加密處理方式，確保系統運行安全可靠。

二、實行數據化檔案信息管理系統的重要性

數據化檔案信息管理系統的使用打破了傳統的管理理念，減少了單位檔案管理的開支。傳統的檔案管理涉及的檔案資料比較復雜多樣，需要安排很多工作人員進行檔案管理，在管理過程中還面臨著不同的風險問題，具有一定的復雜性。當前人們借助網絡系統就可以實現對檔案的管理與利用，能夠在較短的時間內找到需要的檔案資料，為檔案管理人員節省了一部分時間，這樣不但可以減輕管理人員的工作壓力，還提升了單位檔案管理的工作效率。

三、培養數據化檔案信息管理系統工作者工作能力的策略

（一）提升檔案管理人員的專業技能和綜合素質

想要提高數據化檔案信息管理系統管理工作人員的工作能力，改善檔案管理工作人員的現狀，首先要做的是提升單位檔案管理工作人員的綜合素質及其專業技能，努力強化檔案工作人員的服務意識，使工作者在思想和政治素質方面同時加強。其次，檔案管理人員在日常工作中，要提高服務質量，樹立主動服務意識。

（二）加強學習與交流培訓

優秀的服務單位要積極地為檔案管理工作人員創造接受專業培訓的機會，讓更多的工作人員接觸新鮮的事物，通過學習與交流開闊自己的視野，使檔案管理事業能夠更加健康全面地發展。

（三）及時經常性地進行繼續教育

目前，隨著檔案事業的迅速發展，檔案隊伍的素質建設在許多方面都有非常大的進步，如檔案隊伍的文化、專業素養等方面進步顯著。如今進行檔案工作繼續教育的目的在于提高檔案管理工作人員運用理論知識的能力，使其不斷吸收優秀的文化知識。這能使更多的工作人員受益。

四、結語

通過對之前問題的分析研究可以看出，人們對數據化檔案信息管理系統的管理與利用有了更高層次的認識。在信息化時代發展的過程中，人們在工作學習中不斷使用電子計算機設備，由此越來越多的電子檔案被使用，相關事業單位對電子檔案的管理和利用要引起足夠的重視，要深入分析研究整個操作管理過程中存在的突出問題，采取針對性解決措施，提高檔案管理人員的技能水平和綜合素養，只有這樣才能推動企業單位的穩定發展。

（作者單位為濱州貝殼堤島與濕地國家級自然保護區管理局）

[作者簡介：劉林松（1978—），男，山東濱州人，本科，檔案管理員，主要研究方向：檔案管理。]

參考文獻

[1] 郭媛.淺談信息化時代對檔案工作者素質的要求和提高途徑[J].辦公室業務，2015（1）：78.

[2] 吳丹岫.淺談數字時代如何提高檔案管理人員綜合素質[J].蘭臺世界，2015（S2）：109-110.