創新醫療檔案信息化管理工作的幾點看法

邵瑩瑩

摘要：醫療衛生事業的快速發展，對醫院檔案管理工作提出全新要求，檔案管理應與時俱進，更加科學化、信息化。檔案管理工作能否滿足新時代社會實踐的需求，是衡量醫院綜合管理水平的重要標準之一，建立系統的信息化檔案管理體制、科學的信息化檔案管理機制、構建全新的信息化檔案管理體系，是完善、創新檔案信息化管理工作的必要舉措。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化；創新

信息技術和醫療衛生事業的日新月異，讓信息化成為檔案管理工作的必然趨勢。目前，醫療檔案的管理均逐步實現了信息化，但在檔案信息化管理過程中，仍存在諸多問題，比如，醫院對信息化建設不夠重視、信息化檔案管理人員素質不足、檔案信息化管理模式落后……因此，想要完善、創新醫療檔案信息化管理工作，我們應從多方努力。那么，怎樣科學地完善、創新檔案信息化管理呢？

一、建立系統的信息化檔案管理體制

1.優化檔案管理模式，明確職責。優化檔案管理體制，明確的責任體系十分重要。醫院是人員密集、信息內容更新較快的醫療單位，檔案的形成和管理涉及全院諸多醫護人員，是一項系統工程，需要全院上下協同配合。在職責體系中，確定主管領導作為第一責任人，宏觀指導醫院檔案管理工作的方針和計劃，制定工作監督體制。確定涉及檔案管理的相關部門負責人為第二責任人，結合醫院工作實際，對全院各類檔案科學歸類、存檔管理。全院相關科室負責人和工作人員為實際執行人即第三責任人，這樣建立一個在院領導引領下的責任體制，明確各方職責，層層落實責任，有利于檔案管理工作的開展和具體的責任追究。在檔案管理的過程中，需要結合醫院實際制定一系列檔案管理工作規定，并在檔案管理工作中嚴格執行落實，確保工作的嚴謹性、科學性、客觀真實性、安全性，使醫院檔案管理更科學、高效、便捷。

2.健全工作人員管理體制，加強檔案管理者隊伍建設。醫院檔案管理者選用有檔案管理經驗者，在某種程度上制約了無經驗，但思想靈活，勇于創新的人才。一些“資深”檔案管理人員的保守和陳舊思維，阻礙了現代化檔案管理工作的推進。同時，從事檔案管理的工作人員待遇差，晉升慢，無法吸引年輕有為的人才，這也影響了檔案工作的正常開展。因此，建立一個全新的檔案人員管理體制至關重要。可以引進競爭激勵機制，通過提高檔案管理工作人員的待遇和地位，吸引人才；推行全員聘任競爭上崗，擇優錄取，充分調動員工的積極性，鼓勵創新，最大限度地挖掘個人潛力；在人員的管理方面，建立相應的激勵機制，如分配制度、獎勵制度，將檔案管理者的工作表現作為考核的重要依據，并與薪資、晉職掛鉤，促進檔案管理工作的良性發展。

二、確立科學的信息化檔案管理機制

1.加強檔案管理人員的信息化培訓。醫院應積極開展檔案管理相關培訓：（1）培養檔案管理人員的專業素質。組織檔案管理者參加檔案業務培訓，學習檔案管理工作的法律法規，系統地學習最前沿的檔案管理方法，調動檔案管理者的積極性和創造性。同時，及時反饋檔案管理工作中存在的問題，探討解決方案，明確整改方向和措施。（2）培養檔案管理者創新及實踐應用能力，把專業知識靈活運用到檔案管理實踐中。隨著檔案管理信息化的發展，亟需年輕有為、熟練計算機軟件操作且熱愛檔案管理事業的人才，醫院應緊跟時代發展步伐，培養信息化的專業人才，運用現代化管理知識和技術，推進檔案管理工作不斷創新發展。（3）培養檔案管理者綜合服務素質。加強其思想政治教育和職業道德教育，提升服務理念，培養一批品德高尚、業務精通、踏實肯干、敢于創新、銳意進取的人才。

2.加強軟環境建設，營造人性化的工作氛圍。（1）營造積極、活潑、創新的工作氛圍，調動檔案管理工作人員的積極性。通過組織開展相關活動，比如檔案管理知識競賽、傳統檔案管理與信息化檔案管理辯論賽，先進檔案管理工作人員評比等調動工作者的激情與活力，激發創新思維，提高專業知識水平。（2）合理安排工作崗位，發掘員工的優點和專長。在工作安排上，根據人員的專長和個性特點安排適合的崗位，雙向促進，使檔案管理工作更加有效率，營造一種尊重個性、鼓勵創新、信任理解的良好工作氛圍。

三、構建全新的信息化檔案管理體系

在全新的信息化檔案管理體系中，檔案管理人員要不斷創新管理方式，科學分類，探索高效便捷的信息化檔案管理方法，使檔案管理工作日趨完善。（1）建立一套完善、健全和科學的信息化檔案管理制度，并認真落實。如通過制定落實嚴格的保管制度，確保電子檔案信息安全。把住存儲載體的質量關，規范存儲載體的保管條件，加強計算機的病毒檢測，應定期對電子檔案進行安全檢查，一旦發現信息或載體損壞，及時采取有效措施進行修復。規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節。（2）建立數字化信息檔案館，實現網上歸檔、網上檢索。把檔案館中儲存的檔案、影像資料等進行數字化處理，并全部上載到相關的網絡云數據庫。結合實際工作，不斷創新信息化的方法和手段，提高檔案信息管理、利用效率。（3）培養檔案管理者信息化管理水平。可聘請專業人員加強信息安全管理工作，并培養和強化檔案管理者的安全保密意識和網絡安全防范技能。（4）嚴格控制電子檔案的可轉換性，保證電子檔案的安全，對電子文件進行特定保護。做好電子檔案使用中的控制與管理，電子檔案使用過程中加強安全保護。（5）通過分布式數據庫管理系統上傳部分檔案到專業平臺，方便各單位互訪數據。（6）從電子文件的源頭抓電子檔案的質量。為檔案部門增配設備，對電子信息進行統一管理和制作，規范電子文件形成所使用的軟件。（7）設置專人對紙質文件集中審鑒，保證紙質文件與電子信息一致。（8）嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理。在電子信息歸檔時，對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，實行動態管理。

當前醫院體制改革正在向縱深發展，做好信息化檔案管理是時代的需求，我們應將檔案信息資源網絡的規劃、設計、管理和運行納入醫院信息化建設總體規劃、統籌安排實施，從而深入推進“智慧醫療”建設。

參考文獻：

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