電力企業提高檔案管理水平的措施分析

孫景

摘 要：電力檔案涉及到大量的電力科技資源和知識文書信息，是電力企業管理信息化建設的重點部分，為了全面適應新時期電力行業的發展要求，企業必須注重強化檔案文書資料的管理工作，最終達到檔案資源高效利用、促進企業良性發展的目標。文章圍繞電力檔案管理展開論述，深入分析了電力企業提升檔案管理能力的具體措施。

關鍵詞：電力企業；檔案管理工作；重要性；優化措施

1.前言

電力企業的整個發展歷程中，檔案管理屬于內部管理的重要構成部分，這個部分的工作開展與電力企業長期發展有著密不可分的聯系性，特別是在存儲供電信息、記錄供電設備數據等多個方面體現出關鍵作用。近幾年來，電力行業為適應現代化的發展要求，對檔案管理工作提出了更多、更新的相關要求，同時增加了電力檔案管理的實施難度。本文從增強電力檔案管理質量的重要性入手，著重論述了優化檔案管理的有效措施。

2.優化電力檔案管理質量的重要性

2.1為滿足企業發展而提出的工作要求

電力檔案材料作為企業內部管理的重要對象，其對企業經營決策起著相當關鍵的指導、參考作用。電力企業若想在未來的發展中取得長足進步和可觀成果，必須注重增強檔案材料管理的工作質量，以更好地應對企業發展出現的各種問題，滿足電力市場提出的新要求。另外，面對國際經濟交流的日益頻繁，我國電力企業要跟上時代發展步伐，有效更新自身管理模式及工作思路，以適應當前經濟實體的發展特征，使企業實體變革和內部檔案管理保持平衡、協調的發展關系[1]。

2.2為適應企業外部環境而提出的工作要求

電力企業的各項決策都需要參考相關檔案資料才能確定，如果檔案信息管理不到位，很可能影響到企業領導層的決策工作，致使整個企業受到相應不良影響。與此同時，電力行業市場的發展可以說是瞬息萬變，電力企業面對市場的不斷變化，必須及時掌握外部的前沿信息，并依據這些信息科學調節內部執行政策，促使企業發展符合外部環境的具體變化，以增強自身的綜合競爭力。

2.3為保障企業合法權益而提出的工作要求

電力企業生存和發展離不開國家法律對自身權益的維護，而電力檔案完整保存了企業歷史記錄與真實歷程資料，這些記錄資料在發揮法律效應方面起著至關重要的作用。提升檔案管理的工作質量，可使檔案資源的法律價值得到充分發揮，為切實保障企業合法權益打下堅實基礎[2]。

3.電力企業提升檔案管理能力的具體措施及建議

3.1注重加強電力企業的檔案管理體制建設

做好電力檔案管理的體制建設，能為檔案管理提供一個良好的工作運行機制，進而幫助優化檔案管理質量，這方面的強化舉措包括下面幾點：①組建檔案工作的領導監控小組，設立自上而下的規范管理體系，保證各環節檔案管理工作得以有序、高效進行。②在電力企業整體發展規劃中融合檔案管理方面的內容，制定年度及階段性考核目標，將檔案工作切實納入企業規劃體制內；定期召開檔案工作的總結商討會議，針對當中出現的各類問題展開討論、總結，以順利解決這些工作問題，推進檔案管理工作正常展開。③統一指導企業檔案的管理流程，明確分配具體工作的責任部門，成立綜合檔案工作室，并指派專業電力檔案管理人員負責重要材料、專題檔案等的具體管理。④確保檔案管理團隊相對穩定，盡可能減少人員波動，細致劃分各人的工作職責，要求管理人員按照相應規范完成檔案管理任務[3]。

3.2全面落實電力檔案管理員工的培訓工作

檔案管理員工的工作能力與崗位素質對電力企業檔案管理效果起到較大的影響作用。企業可通過下面幾種方式提升檔案管理團隊的整體工作素質：①企業要以具備競爭性的薪酬福利來招聘專業檔案管理人才，同時對現有的檔案管理任職人員開展技能考核，按照考核結果裁減或轉崗一些管理能力較差的人員，以提升檔案管理隊伍的綜合素質水平。②企業要定期組織檔案管理部門的全體人員參加專項技能培訓。實際培訓中，應針對各個管理崗位的不同技能需求和人員能力情況開展針對性培訓教學，以獲取最佳的培訓效果，切實增強檔案管理者的實際工作能力。另外，要注意做好新入職員工的培訓和考核工作，確定考核結果合格才能正式上崗。③注重加強檔案管理部門和企業其他部門的工作溝通，還可以選派優秀管理員工到其他企業進行現場學習，借鑒同行企業的檔案管理經驗，進而提升本企業的管理能力[4]。

3.3重視電力專題檔案資料的管理工作

電力專題檔案屬于電力企業管理的重點內容，其為企業的決策工作提供相當可靠的參考依據。企業收集這類檔案材料時，要運用專項收集方法，依據企業管理特點與發展原則，對專題檔案文件進行科學調整，使其構成一個相對獨立的專題檔案全宗，并對其進行編目索引及鑒定歸檔。企業重大活動的檔案資料、文件材料要設立成組卷，結合重大活動文件組卷的相應原則和特征，實施材料分類、分卷方面的具體工作，為企業提供相關檔案的實時優質服務，以提高專題檔案資料的利用率[5]。

3.4創新電力企業檔案管理的工作方法及思路

新的發展背景下，企業應按照自身發展需求和電力市場情況，對原有的檔案管理思路及方式進行改革創新，比方說，在組卷檔案和歸檔的操作中，相關人員可以在不影響管理質量的基礎之上，采用一些合理方法取消部分繁復的工作程序，進而高效率、高質量完成檔案材料管理工作。同時，檔案人員應適時調整工作觀念，既要具備務實苦干的優良品質，又要增強開拓創新意識，認真將管理工作和各項措施落實到位。并且，檔案人員要善于反思和總結以往工作情況，結合檔案管理中出現的不同問題，探索相應的解決、改進方法，以提升檔案材料管理的整體水平[6]。

3.5合理引用先進的檔案管理技術及手段

企業要依據現階段社會、市場的發展特性，尋找并運用新型管理手段，以信息化技術開展電力檔案的具體管理工作，進而顯著增強檔案管理的準確性、效率性。實際管理中，檔案人員將檔案資料及信息數據制作成相應的電子文檔，憑借計算機軟件將其傳輸給相關部門，使管理工作更加便利、快捷。與此同時，檔案管理人員可利用計算機網絡技術創建檔案數據庫與管理系統平臺，結合本企業的檔案管理要求，在系統中可保存各種不同類型的檔案材料，以實現高效分類管理檔案信息。另外，執行網絡管理的過程中，相關人員需有效整理原來的檔案資料，以最大限度適應數字媒介運用特征，并充分滿足企業發展的檔案管理需求[7]。

4.結束語

近些年來，電力行業檔案管理工作發生了非常大的變化，檔案信息、數據資料越來越復雜，且覆蓋范圍越來越廣，使得電力檔案實際管理工作的難度明顯增加，在此種形勢下，電力企業要立足于新時代的發展現狀，從管理體制、方法手段、人員調整、理念創新等方面著手，探索適合本企業發展的檔案管理運行模式，科學引用先進的檔案管理技術，積極創新管理方法及思路，認真落實電力檔案管理的各項措施，以確保檔案管理作用得到全面發揮，促使電力企業長期穩步發展。

參考文獻

[1]江巖紅.分析如何才能做好電力企業基建工程項目檔案的建設[J].電子世界，2016（20）：24+26.

[2]劉伶俐.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策[J].通訊世界，2017（22）：330-331.

[3]陶建華.探析電力企業檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2017（13）：135.

[4]劉霞.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的創新策略[J].現代國企研究，2016（04）：77.

[5]鄢秀清.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策探析[J].辦公室業務，2016（23）：60.

[6]曾昌波.現代信息技術對企業檔案管理的影響及優化策略[J].城建檔案，2016（08）：37-38.

[7]高建華，眭文娟，楊光.信息一體化提升大型國企檔案管理效率[J].蘭臺世界，2016（05）：40-42.

（作者單位：景東供電有限公司）