車(chē)企榮譽(yù)檔案管理實(shí)踐
——以上汽大眾汽車(chē)有限公司為例

文/上汽大眾汽車(chē)有限公司 李龍

上汽大眾汽車(chē)有限公司是一家成立于1985年的中德合資企業(yè)，截至2018年1月，上汽大眾累計(jì)產(chǎn)量已突破1800萬(wàn)輛，是國(guó)內(nèi)保有量最大的乘用車(chē)企業(yè)，旗下的桑塔納、朗逸、途觀等車(chē)型深受廣大消費(fèi)者的喜愛(ài)。上汽大眾在30多年的發(fā)展歷程中，憑借其優(yōu)秀的產(chǎn)品、強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感得到了社會(huì)的充分認(rèn)可，收獲了無(wú)數(shù)榮譽(yù)：上汽大眾曾連續(xù)12年榮膺“中國(guó)杰出雇主”，連續(xù)9年被評(píng)為全國(guó)質(zhì)量效益型企業(yè)、并連續(xù)8年榮獲中國(guó)十佳合資企業(yè)稱(chēng)號(hào)……

這些榮譽(yù)不僅是公司及員工價(jià)值的體現(xiàn)，更是幾代上汽大眾人的心血結(jié)晶。因此，管好、用好這些數(shù)目繁多、形態(tài)各異的榮譽(yù)檔案，是檔案員義不容辭的責(zé)任。在此，筆者談?wù)剺s譽(yù)檔案管理的具體操作實(shí)踐。榮譽(yù)檔案作為一種數(shù)量相對(duì)較少且形態(tài)各異的特殊載體檔案，國(guó)家及行業(yè)鮮有標(biāo)準(zhǔn)或文件規(guī)范榮譽(yù)檔案的管理。面對(duì)1000多件待整理的榮譽(yù)檔案，在缺乏權(quán)威文件指導(dǎo)的情況下，筆者開(kāi)始從以下方面思考榮譽(yù)檔案的管理：

1.檔案管理的目的都是“方便查找、便于利用”，榮譽(yù)檔案也不例外。一切管理手段都應(yīng)服務(wù)于榮譽(yù)檔案的“方便查找和便于利用”。

2.參考“中國(guó)知網(wǎng)”上榮譽(yù)檔案管理相關(guān)的理論及實(shí)踐論文，了解其他單位榮譽(yù)檔案管理實(shí)踐。

基于上述思考及實(shí)踐，再結(jié)合公司榮譽(yù)檔案管理實(shí)際，逐步形成了較為成熟的榮譽(yù)檔案的管理方案。簡(jiǎn)而言之，榮譽(yù)檔案的管理可大致分為“收集”“整理”“保存”“利用”四方面。

一、收集

（一）歸檔范圍。一個(gè)公司大大小小的榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)種類(lèi)繁多、數(shù)目巨大，如果都納入榮譽(yù)檔案的范疇進(jìn)行管理，檔案庫(kù)房將不堪重負(fù)。榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)的獲獎(jiǎng)主體可分為個(gè)人、部門(mén)、公司、品牌、產(chǎn)品等，基于經(jīng)濟(jì)性及檔案重要性及利用率的考慮，我們重點(diǎn)關(guān)注獲獎(jiǎng)公司級(jí)（即獲獎(jiǎng)主體為“公司”“品牌”“產(chǎn)品”）的榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)。因此，我們定義榮譽(yù)檔案的歸檔范圍為：各級(jí)政府、行業(yè)協(xié)會(huì)、社會(huì)團(tuán)體等頒發(fā)給上汽大眾有限公司及其品牌、產(chǎn)品的各種形式的榮譽(yù)實(shí)物，包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)?wù)碌取Ｈ绐?jiǎng)項(xiàng)《年度最具社會(huì)責(zé)任企業(yè)——上汽大眾》《中國(guó)汽車(chē)十年影響力整車(chē)企業(yè)品牌——上汽大眾》《2015年度緊湊級(jí)車(chē)型——上汽大眾新朗逸》的獲獎(jiǎng)主體分別為“公司”“品牌”“產(chǎn)品”， 均屬于榮譽(yù)檔案的范疇，

（二）歸檔人、歸檔時(shí)間及要求。由于榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)有相當(dāng)部分是玻璃制品，容易損壞，因此榮譽(yù)檔案應(yīng)盡快移交到檔案部門(mén)。我們要求榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)的業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)的同事負(fù)責(zé)領(lǐng)取相應(yīng)的榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)及配套外包裝，保持榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)的完整、清潔，并在榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)領(lǐng)取之后一禮拜內(nèi)向檔案部門(mén)歸檔。因故需在本部門(mén)保存一段時(shí)間的，應(yīng)先移交檔案部門(mén)拍照登記后辦妥相關(guān)利用手續(xù)。檔案部門(mén)后續(xù)會(huì)對(duì)移交的榮譽(yù)檔案逐一拍照留存電子照片。

（三）歸檔途徑。為確保榮譽(yù)檔案的應(yīng)歸盡歸，除個(gè)人主動(dòng)歸檔外，檔案部門(mén)每年會(huì)在管理類(lèi)文件歸檔通知中，要求部門(mén)檔案聯(lián)絡(luò)員提醒部門(mén)員工及時(shí)移交未歸檔的榮譽(yù)檔案；同時(shí)，檔案部門(mén)也會(huì)密切關(guān)注公司網(wǎng)站簡(jiǎn)訊、表彰大會(huì)進(jìn)行榮譽(yù)檔案的跟蹤收集。

二、整理

（一）外包裝。由于榮譽(yù)檔案大多是玻璃、金屬制品，很容易磕破損壞，因此有必要為無(wú)包裝的榮譽(yù)檔案配備合適的盒子（可在淘寶采購(gòu)）。下圖是我們?yōu)楠?jiǎng)狀和獎(jiǎng)杯適配的盒子。

（二）分類(lèi)。榮譽(yù)檔案以“榮譽(yù)形式+獲獎(jiǎng)年度”進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)，榮譽(yù)形式分為“獎(jiǎng)牌”“獎(jiǎng)杯”“證書(shū)”“獎(jiǎng)狀”“其他”五類(lèi)，其代號(hào)分別為“01”“02”“03”“04”“05”。

（三）排列。根據(jù)“榮譽(yù)形式+獲獎(jiǎng)年度”的分類(lèi)方案，每件榮譽(yù)檔案在最低一級(jí)類(lèi)目（即獲獎(jiǎng)年度）內(nèi)按歸檔先后順序依次排列。

（四）編號(hào)。每件榮譽(yù)檔案應(yīng)按分類(lèi)方案和歸檔順序逐件編檔號(hào)，檔號(hào)由“獲獎(jiǎng)年度”“榮譽(yù)形式代號(hào)”“歸檔順序號(hào)”共同構(gòu)成。如 “2011-01-12”。

獲獎(jiǎng)年度：該榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)表彰內(nèi)容所針對(duì)的年度，區(qū)分于榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)的頒發(fā)年度，由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。如獎(jiǎng)牌“2015年度緊湊級(jí)車(chē)型——上汽大眾新朗逸”上的落款日期為“2016年1月”，該獎(jiǎng)牌的獲獎(jiǎng)年度為2015，頒發(fā)年度為2016。如獎(jiǎng)項(xiàng)表彰的內(nèi)容是跨年度的，我們以起始年度作為獲獎(jiǎng)年度，如獎(jiǎng)杯“2013年—2016年最佳汽車(chē)名牌——XXX”，其獲獎(jiǎng)年度為“2013”。榮譽(yù)形式代號(hào)：“01”“01”“02”“03”“04”“05”，分別代表“獎(jiǎng)牌”“獎(jiǎng)杯”“證書(shū)”“獎(jiǎng)狀”“其他”。歸檔順序號(hào)：特定榮譽(yù)形式特定年度下榮譽(yù)檔案歸檔的順序。如2012年歸檔的第12塊獎(jiǎng)牌，其歸檔順序號(hào)為“12”，檔號(hào)為“2012-01-12”。

（五）貼標(biāo)簽。每件檔案需貼兩個(gè)標(biāo)簽，一處貼于外包裝的顯眼位置，便于查找時(shí)迅速識(shí)別檔號(hào)；另一處貼于榮譽(yù)檔案本體上的隱秘部位，避免影響榮譽(yù)檔案的美觀度和完整性。標(biāo)簽可以選用能打印的不干膠貼紙，可一定程度上提供整理效率。

三、保存

（一）保管期限。根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中對(duì)于各種非紙質(zhì)載體、介質(zhì)及實(shí)物形式的文件材料保管期限的建議，并結(jié)合公司實(shí)際，我們將榮譽(yù)檔案的保管期限均定義為“永久”。

（二）裝具及擺放。由于榮譽(yù)檔案載體形式各異，無(wú)法采用統(tǒng)一的保管模式，因此對(duì)榮譽(yù)檔案可分別采取不同的方式進(jìn)行保管。獎(jiǎng)牌：外包裝盒的脊背處貼上標(biāo)簽，按歸檔順序依次豎放于專(zhuān)用柜中，見(jiàn)“圖一”；獎(jiǎng)杯：外包裝盒的外側(cè)貼上標(biāo)簽，按歸檔順序平放于專(zhuān)用柜中，見(jiàn)“圖二”；證書(shū)：將證書(shū)按歸檔順序依次豎放入裝有吊掛文件夾的抽屜中，見(jiàn)“圖三”；獎(jiǎng)狀：外包裝盒底部貼上標(biāo)簽，按歸檔順序平放于專(zhuān)用柜中，見(jiàn)“圖四”。

圖一

圖二

圖三

圖四

（三）庫(kù)房要求及檔案防護(hù)。同紙質(zhì)檔案庫(kù)要求，溫度維持在14℃—24℃，相對(duì)濕度維持在45%—60%，其他要求詳見(jiàn)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）中的“5檔案防護(hù)”部分。檔案員應(yīng)保持庫(kù)房及榮譽(yù)檔案裝具的整潔，定期除塵，避免榮譽(yù)檔案褪色，同時(shí)做好防蟲(chóng)、防腐蝕生銹的保護(hù)，確保榮譽(yù)檔案的完好無(wú)損。

四、利用

（一）檢索工具。員工可通過(guò)檢索工具——榮譽(yù)檔案目錄查詢(xún)所需檔案，通過(guò)檔案目錄，利用者可以清楚地了解到該檔案的名稱(chēng)、頒發(fā)時(shí)間、授予單位等信息，榮譽(yù)檔案目錄格式如下：

序號(hào)：所有榮譽(yù)檔案按檔號(hào)升序排列時(shí)所固定的流水號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表示。檔號(hào)：由“獲獎(jiǎng)年度”“榮譽(yù)形式代號(hào)”“歸檔順序號(hào)”共同構(gòu)成。如“2015-01-26”。榮譽(yù)名稱(chēng)：榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)名稱(chēng)，如“2015年度緊湊級(jí)車(chē)型——上汽大眾新朗逸”。頒發(fā)時(shí)間：榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)頒發(fā)的具體時(shí)間，由8位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“20150402”。授予單位：獎(jiǎng)項(xiàng)頒發(fā)的單位或機(jī)構(gòu)，不可簡(jiǎn)寫(xiě)。榮譽(yù)形式：“獎(jiǎng)牌”“獎(jiǎng)杯”“證書(shū)”“獎(jiǎng)狀”“其他”五類(lèi)。獲獎(jiǎng)主體：獎(jiǎng)項(xiàng)授予的對(duì)象，有“公司”“產(chǎn)品”“品牌”三類(lèi)。備注：需注明的其他事項(xiàng)。

（二）利用審批登記。考慮到榮譽(yù)檔案是公開(kāi)、正能量的，因此在保護(hù)原件的基礎(chǔ)上，應(yīng)盡可能開(kāi)放榮譽(yù)檔案的利用，減少審批登記手續(xù)。我們要求對(duì)于利用榮譽(yù)檔案照片及相關(guān)信息的，僅需利用人登記個(gè)人信息及利用目的，即可利用；對(duì)于利用榮譽(yù)檔案原件的，基于保護(hù)原件的考慮，還需利用人直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并說(shuō)明利用原件的必要性。

（三）利用形式。檔案管理的終極目標(biāo)是“利用”，因此，為開(kāi)發(fā)利用榮譽(yù)檔案信息資源，最大限度地為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)，除個(gè)人申請(qǐng)利用榮譽(yù)檔案的常規(guī)形式外，公司還積極拓寬利用形式：請(qǐng)專(zhuān)用的廣告公司在公司展示大廳設(shè)計(jì)了榮譽(yù)墻，以展示公司各階段所獲得的各類(lèi)重要獎(jiǎng)項(xiàng)。與此同時(shí)，公司官網(wǎng)上也設(shè)置了展示公司榮譽(yù)照片及信息的欄目。通過(guò)榮譽(yù)墻及網(wǎng)上展示對(duì)榮譽(yù)檔案進(jìn)行展示，獲得了員工極大的關(guān)注，檔案利用率提升的同時(shí)，也增強(qiáng)了員工的集體歸屬感和集體榮譽(yù)感，極大地改變了榮譽(yù)檔案寂寞無(wú)聲的局面。