高校一卡通財(cái)務(wù)管理中會計(jì)內(nèi)部控制的實(shí)施研究

天津外國語大學(xué)

一、高校一卡通財(cái)務(wù)管理實(shí)施內(nèi)部控制的背景

根據(jù)《2016年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報》的數(shù)據(jù)：截至2016年年底，我國共有普通高等學(xué)校2596所，其中本科院校1237所，專科院校1359所。隨著教育信息化進(jìn)程的加快，一卡通在一類重點(diǎn)大學(xué)已經(jīng)比較普及，而二類、三類本科院校和專科院校正處于建設(shè)的高峰期。2016年4月，教育部辦公廳印發(fā)了《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南(試行)》(教財(cái)廳[2016]2號)。指南中要求：內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)貫穿學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動的決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)活動的全面控制。一卡通財(cái)務(wù)管理是高校經(jīng)濟(jì)活動的重要組成部分，如何實(shí)施有效的內(nèi)部控制措施，是一個急需解決的問題。

二、高校一卡通財(cái)務(wù)管理中會計(jì)內(nèi)部控制問題分析

(一)內(nèi)控制度不健全

近年來，高校積極推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，使得校園一卡通成為了高校財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容。但是，大部分高校只重視一卡通技術(shù)的升級維護(hù)管理，而忽視了一卡通相關(guān)規(guī)章制度的完善與實(shí)施，導(dǎo)致一卡通會計(jì)內(nèi)部控制缺乏可執(zhí)行的依據(jù)。如，財(cái)務(wù)人員在一卡通管理上的權(quán)責(zé)界定不清，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度對財(cái)務(wù)人員行為進(jìn)行約束，易滋生會計(jì)舞弊行為，引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險；高校將校園一卡通管理劃歸為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門共同管理，這兩個部門在管理上各自為政，缺乏部門溝通與協(xié)調(diào)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)口徑不同。

(二)會計(jì)崗位設(shè)置不完善

高校一卡通財(cái)務(wù)管理涉及會計(jì)賬務(wù)處理、卡片庫存管理、銀行資金管理、個人資金管理等方面，在財(cái)務(wù)管理中需要配備充足的財(cái)務(wù)人員，明確各個崗位的職責(zé)權(quán)限，形成崗位之間相互牽制、相互配合的關(guān)系。但是，從實(shí)際情況來看，高校財(cái)務(wù)人員數(shù)量偏少，在一卡通財(cái)務(wù)管理工作中存在著一人身兼多職的情況。如，在校園卡補(bǔ)辦業(yè)務(wù)中，會計(jì)人員需要根據(jù)卡務(wù)人員提交的校園卡補(bǔ)辦匯總表進(jìn)行賬務(wù)處理，但是在這一過程中若出現(xiàn)原來的丟卡又找回、卡片打錯重打等特殊情況，則需要除會計(jì)賬務(wù)處理人員、卡務(wù)人員、卡片庫管人員之外的第四人進(jìn)行審核，然而大部分高校很難在校園卡財(cái)務(wù)管理中配置四名以上工作人員，降低了對一卡通會計(jì)賬務(wù)處理的控制力度。

(三)資金清算操作風(fēng)險大

高校一卡通的財(cái)務(wù)結(jié)算有別于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)結(jié)算模式，需要在網(wǎng)絡(luò)上完成資金清算，這在一定程度上增大了資金清算操作風(fēng)險。如，一卡通財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分別由人工操作生成和系統(tǒng)自動生成，若系統(tǒng)自動生成的數(shù)據(jù)沒有在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中找到相對應(yīng)的會計(jì)科目，則可能造成財(cái)務(wù)信息失真；在一卡通資金清算過程中，資金的流入與流出缺乏真實(shí)有效的原始憑證，容易造成賬實(shí)不符，損害利益相關(guān)者的經(jīng)濟(jì)利益。

(四)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對接不一致

在高校一卡通的賬務(wù)處理中，應(yīng)將現(xiàn)金存入和消費(fèi)資金業(yè)務(wù)全部納入到賬務(wù)處理范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)對資金運(yùn)動全過程的財(cái)務(wù)監(jiān)管。但是，大部分高校一卡通系統(tǒng)只記錄卡戶、商戶和銀行的資金單項(xiàng)流動數(shù)據(jù)，而高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要記錄資金雙向流動數(shù)據(jù)，所以導(dǎo)致兩個系統(tǒng)之間存在著數(shù)據(jù)對接不上的問題。如，在校園卡現(xiàn)金充值時，雖然卡上余額增加，但是系統(tǒng)存款賬中并未出現(xiàn)有關(guān)資金增加的記錄，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對接不一致。

三、高校一卡通財(cái)務(wù)管理中會計(jì)內(nèi)部控制的實(shí)施措施

(一)健全會計(jì)內(nèi)部控制制度

高校要加強(qiáng)校園一卡通的內(nèi)部控制，從校園卡申辦到注銷涉及的各個環(huán)節(jié)都要建立起規(guī)章制度，構(gòu)建起內(nèi)部控制體系，強(qiáng)化一卡通的財(cái)務(wù)管控。校園一卡通的管理規(guī)章制度應(yīng)包括《校園一卡通授權(quán)方式管理辦法》、《校園一卡通使用規(guī)范》、《校園一卡通系統(tǒng)操作規(guī)范》、《校園一卡通補(bǔ)辦流程》、《校園一卡通收費(fèi)管理制度》等等，確保規(guī)章制度具備較強(qiáng)的可操作性，能夠適應(yīng)一卡通技術(shù)的升級發(fā)展，并在必要性情況下對規(guī)章制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善。此外，還應(yīng)加大校園一卡通管理規(guī)章制度對財(cái)務(wù)管理和會計(jì)工作的約束力度，使財(cái)務(wù)人員掌握一卡通的使用流程，強(qiáng)化各個環(huán)節(jié)的會計(jì)內(nèi)部控制，防止財(cái)務(wù)人員舞弊事件的發(fā)生。

(二)健全會計(jì)崗位責(zé)任制

高校要根據(jù)一卡通財(cái)務(wù)管理要求，構(gòu)建起完善的崗位內(nèi)部控制體系，具體措施如下：其一，明確各部門職責(zé)。高校一卡通技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)一卡通設(shè)備安裝、收費(fèi)代碼授權(quán)、技術(shù)升級維護(hù)等工作，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)一卡通收費(fèi)、開票、賬務(wù)處理、入賬手續(xù)辦理、報表編制、財(cái)務(wù)監(jiān)督等工作，要求各部門各司其職、相互牽制、相互配合。其二，落實(shí)會計(jì)崗位責(zé)任制。財(cái)務(wù)部門要遵循不相容崗位相分離的原則設(shè)置不同的會計(jì)崗位，明確各個會計(jì)崗位的職責(zé)和權(quán)限，實(shí)施崗位責(zé)任制。對每項(xiàng)資金往來事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門都要安排至少兩名不同崗位的會計(jì)人員完成。如，在核算卡片收入時，要求辦卡人員不得收取現(xiàn)金，而是應(yīng)由卡務(wù)人員統(tǒng)一刷卡收取辦卡工本費(fèi)，并按日填寫收費(fèi)登記表，將其提交到審核人員進(jìn)行審核，待審核之后交由會計(jì)核算人員進(jìn)行賬務(wù)處理。通過深入開展精細(xì)化的校園卡財(cái)務(wù)管理工作，能夠有效杜絕會計(jì)舞弊現(xiàn)象，避免發(fā)生多收錢、少入賬的情況。

(三)加強(qiáng)貨幣資金業(yè)務(wù)控制

高校一卡通財(cái)務(wù)管理要重視貨幣資金控制，建立起貨幣資金內(nèi)控制度，使內(nèi)控制度覆蓋到一卡通資金流動的各個環(huán)節(jié)。具體的內(nèi)部控制措施如下：要求校園卡充值現(xiàn)金收入統(tǒng)一存入學(xué)校專用賬戶，由負(fù)責(zé)現(xiàn)金充值操作的人員每日填寫“現(xiàn)金借款單”，按日上交到財(cái)務(wù)部門，不允許任何人擅自挪用現(xiàn)金收入；校園卡一經(jīng)辦理，除特殊規(guī)定之外不得退領(lǐng)現(xiàn)金；會計(jì)人員每半個月對校園卡充值收入進(jìn)行一次清算，根據(jù)清算情況，編制收入轉(zhuǎn)賬匯總表，上報到財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批；在支付各個商戶的消費(fèi)收入時，要執(zhí)行規(guī)范的業(yè)務(wù)辦理程序，即填制申請表、上報審批復(fù)核、收入支付轉(zhuǎn)入。在支付之前，清算人員要查看商戶以往月份的銷售收入，比較本次轉(zhuǎn)賬金額與以往銷售收入的偏差，若偏差較大，則要停止轉(zhuǎn)賬支付，將具體情況上報到有關(guān)部門進(jìn)行審查，待審查無誤后再進(jìn)行清算支付；會計(jì)人員要對銀行存款做到日清月結(jié)，定期編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，及時處理好未達(dá)賬項(xiàng)；財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)印章、票據(jù)管理，不得由一人負(fù)責(zé)與支付款項(xiàng)相關(guān)的印鑒管理，避免帶來資金支付風(fēng)險。

(四)一卡通與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一體化

為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資源共享，滿足資金流動雙向記賬的要求，應(yīng)當(dāng)對一卡通系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)。在一卡通系統(tǒng)中設(shè)置會計(jì)科目，記錄資金的流動情況，將一卡通系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，自動生成有效的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)人員要每日對圈存資金、現(xiàn)金充值、商戶消費(fèi)卡機(jī)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，并進(jìn)行賬務(wù)處理，確保會計(jì)記賬的準(zhǔn)確性。同時，在一卡通與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一體化設(shè)計(jì)中，還可以預(yù)先設(shè)置憑證科目、摘要內(nèi)容、借貸方向、金額計(jì)算規(guī)則等，通過獲取一卡通系統(tǒng)上的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，可自動生成記賬憑證，再由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)審核，提高會計(jì)賬務(wù)處理的工作效率。

四、結(jié)論

總而言之，高校要重視一卡通財(cái)務(wù)管理，針對一卡通系統(tǒng)的運(yùn)行流程構(gòu)建起完善的財(cái)務(wù)管理體系，強(qiáng)化會計(jì)內(nèi)部控制的實(shí)施，從而消除一卡通資金活動的風(fēng)險隱患。在會計(jì)內(nèi)部控制中，財(cái)務(wù)部門要將內(nèi)控制度建設(shè)、會計(jì)崗位設(shè)置、資金清算以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一口徑作為重點(diǎn)，不斷提高一卡通的財(cái)務(wù)管理效率。