大數據環境下智能化公文擬寫平臺的設計與實現

文/同方知網（北京）技術有限公司 張娜

黨的十九大報告提出“建設高素質專業化干部隊伍”。隨著大數據、互聯網+、人工智能的發展，大數據技術已融入社會各行業之中，成為現代生產與管理的重要技術手段，如何有效利用大數據技術和智能技術，實現機關公文的智能化擬寫，成為機關單位必須要解決的問題。

《黨政機關公文處理工作條例》規定：“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布署和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況的工具”。在當代領導、管理和服務工作中，公文是機關實現職能、履行職責、實施管理時不可缺少也不可替代的重要工具。公文寫作有嚴格的行文要求和特點，智能化的擬寫工具可以輔助機關單位準確且快捷地擬寫標準化公文。

一、機關公文寫作現狀

公文寫作自產生以來，對公文擬寫者來說，一直是一項存在難度的實踐活動。近十幾年的研究情況表明，我國公文寫作質量的總體狀況并不樂觀：

2001年，有關專家對我國衛生防疫機構的公文寫作狀況進行相關調查，隨機抽取各級發文200份，結果發現有行文格式、行文規則以及內容、語言方面錯誤的文件共有188份，占總數的84%，188份文件中有錯誤245處。

據2011年的一項研究表明，80%的黨政機關行政秘書表示公文寫作是他們的日常工作，10%偶爾從事公文寫作，10%沒有從事過公文寫作。而60%的在職黨政機關秘書人員認為自己不具備很強的公文規范意識。

2012年中央國家機關工委在部分國家機關公務員中進行公文寫作方面的問卷調查，結果顯示：有高達70%的被調查者認為自己目前的公文寫作水平僅為“一般”，87%的被調查者認為，沒有進行制度化的公文寫作專業培訓。

機關公文是黨政機關部門、社會團體、企事業單位中用得最多、最廣的文體。而現在的公文寫作存在著許多問題，嚴重影響了公文的嚴肅性和權威性，所以，在大數據環境下，智能化的公文擬寫將成為解決現狀、快速提高公文寫作能力的一種有力措施。

二、寫好公文的重要性

機關公文在日常行政管理中應用廣泛，是一種版面要求很高、行文要求嚴格的應用文，法定公文文種有15種：決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。通用公文文種有11類：領導講話類公文、禮儀講話類公文、調研建議類公文、工作計劃類公文、工作總結類公文、規章類公文、契約類公文、書信類公文、記錄類公文、告啟類公文、行政問責類公文。

公文常用于制定、頒布、貫徹執行法規、命令、規章制度，請示和答復問題，指導布置、檢查、商洽、總結和報告工作等，在當代領導、管理和服務工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。如通知、通報等起到了傳達的作用；決定等有規范和動員的作用；請示、批復、報告等有請示和報告的作用；命令、述職報告等有控制和管理的作用；簡報等有傳遞信息的作用；計劃、決定、規章等有依據和憑證的作用；書信、通告、通知等有聯系和知照的作用；領導講話、意見、議案等有教育和參考的作用；總結、紀要等有記載和備查的作用。

因此，公文寫作能力是公務員必須具備的基本能力，把公文寫好、處理好是黨政機關工作人員的一項重要工作。

三、設計目標和架構

早在1990年，錢學森就提出從定性到定量的綜合集成系統方法論，把數據、信息、知識、模型、專家經驗和智慧綜合起來。為適應黨政機關的工作需要，推進黨政機關公文擬寫和處理工作科學化、制度化、規范化，隨著科學信息技術水平的發展，黨政機關辦公自動化的普及，中國知網應用錢學森理論開發智能化的公文擬寫平臺——機關公文協同擬寫平臺，利用CNKI大數據和智能技術，將知網公文方面的信息內容精選收錄、加工成庫、面向黨政機關，提供公文擬寫方面的精準知識服務。同時，以協同創新平臺為核心提供公文大數據知識服務，將黨政機關的內部資源和知網知識管理與服務的優勢結合起來，對公文信息進行恰當的選擇、精細的加工、規范的梳理、系統的整合，實現黨政機關公文寫作方面的個性化需要，對推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化將發揮重要作用。

具體設計目標包括：高效的公文在線擬寫工具、公文規范擬寫的重要參考工具、日常公務問題（公文研討審核等）的專業研討平臺、個人核心知識的管理中心、機構內部資源的共享平臺。

為實現以上目標，機關公文協同擬寫平臺設計了公文擬寫、公文研討、參考資料、寫作規范、個人資料和機構資料幾大模塊，通過整合參考資料和寫作規范等資源，提供海量和規范的公文寫作參考素材；通過個人資料和機構資料實現機構內部知識的管理和共享；通過公文擬寫和公文研討實現在線公文擬寫，在線公文研討，并在擬寫過程中實現海量知識的參考和引用。具體系統架構圖如“圖1”所示：

圖1 機關公文協同擬寫平臺系統架構圖

四、協同創新技術支持公文擬寫和公文研討的實現

平臺運用OKMS的協同創新技術實現公文擬寫和公文研討。OKMS（Organization Knowledge Management and Service platform）機構知識管理與服務平臺可面向項目團隊研究過程進行項目管理；可激發群體智慧，在業務應用中進行知識協同（研討）；可充分利用整合的知識，在線完成知識生產和創作；可營造協同創新環境，促進知識創新。

基于okms協同創新技術開發的公文擬寫模塊，實現單人擬寫和多人協同擬寫，同時，提供各類文件模板直接套用，在擬寫過程中，還可以直接參閱或引用公文例文、參考資料、個人資料等內容，既可以幫助使用者快速草擬稿件，也可以提供相關政策、文件的支持，保證了公文擬寫質量，詳見“圖2”。

基于okms協同創新技術開發的公文研討模塊，可直接對擬寫完成稿（公文稿件）進行討論，或者直接上傳公文文檔進行討論。實現跨部門之間對公文稿件的協同討論，可對公文稿件整體情況、段落、句子等提交意見，形成意見總結，還可多次討論，實時交流，通過參考討論意見，對公文稿件進行修改和完善，直至定稿完成。

五、CNKI大數據支撐公文知識倉庫的搭建

馬云曾指出：“人類正從IT時代走向DT時代”，DT（Datatechnology）時代，是以大數據服務大眾、激發生產力為主的技術。

平臺的參考資料模塊通過整合CNKI《中國知識資源總庫》的期刊、報紙、法規、年鑒、工具書和公文等大數據中精選出的寫作參考信息資料，匯集整理各類文種的公文例文，集成了全面且豐富的公文知識倉庫。主要設置了領導動態、領導講話、政策法規、公務文件、寫作技巧、常見錯誤、公文案例與模板以及實用知識中的文學資料、謀略與口才、歷史典故、分類成語、文人妙語、名言警句等欄目，并根據中央、地區、行業和文種進行了有效梳理和分類，以便公文擬寫者查詢、閱讀和參考，又可作為靈感源泉，從這些知識中汲取公文寫作素材。

參考資料庫提供全面的法律法規、實用的參考范例、詳細的寫作要領和海量的寫作知識，提供應有盡有且海量的知識資源，是公文寫作過程中重要的素材庫、資料庫，能夠成為公文寫作的有力支撐。

六、碎片化梳理公文寫作規范的依據

平臺根據公文條例、標準，參考大量資料，精選編輯制作各類法定、通用公文的標準規范，設置了寫作規范庫，分為法定公文一般格式、法定公文寫作和通用公文寫作三大知識體系。

本庫主要采用碎片化展示的方式，可通過標題和全文進行檢索，供公文擬寫者快速查找寫作前需要學習和注意的事項。

法定公文一般格式主要包含兩個綱領性文件：《黨政機關公文格式》和《黨政機關公文處理工作條例》，其中《黨政機關公文格式》指出了公文標準的行文格式規則，將其碎片化處理為一般格式說明、適用范圍、公文用紙主要技術指標、公文格式各要素編排規則、標點符號和數字的用法、公文的特定格式和公文式樣等；《黨政機關公文處理工作條例》指出了公文處理工作是黨政機關公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

同時，將公文寫作的15種法定公文文種和11類通用公文文種（共96種文體）的內容進行碎片化處理，每種文種設置概念、功能、特點、分類、寫作方法和注意事項。通過分門別類的碎片化處理辦法，為機關公文寫作及處理提供了標準依據，方便查找，以供工作人員直接使用，以保證公文處理準確規范。

七、知識管理技術支撐本地知識的收集、整理和歸檔

平臺運用知識管理技術設置了個人資料和機構資料兩大模塊。個人資料中設置了我的資料、收藏資料、定制資料和回收站，其中我的資料可整合機構內部的文檔、圖片、音頻、視頻等資源，可根據工作特點，靈活建立個人知識體系，將相關資料分類管理，以便于使用；收藏資料、定制資料實現了在資源庫中收藏或者定制個人認為有價值或常用的資料，以備不時之需；回收站的應用有助于養成良好的整理知識資源的習慣，防止誤刪一些文件或文件夾。

機構資料提供分享功能，能夠挖掘沉淀機構成員的隱性知識，并按業務體系梳理知識資源，根據15種法定公文和11類通用公文，將資料分類管理，以便于機構學習使用。

以上資料可永久存儲，并可在全部資料、各類別資料中檢索、獲取和利用，提高資料獲取效率。

圖2 公文擬寫流程圖

八、結束語

最終平臺實現了海量資源的查詢、定制、收藏、分享，以及公文在線擬寫、公文規范指導、模板參考應用、公文擬寫討論、討論意見匯編、個人知識管理、機構知識共享等功能，可以為公文擬寫的高效、高質量運行提供強有力的支撐。

平臺依托海量資源、公文模板、規范依據等素材的支持，最終實現了智能化的公文擬寫，可以邊寫邊搜邊引用邊交流，定稿后還可進行歸檔管理，平臺的應用真正讓錢學森的理論付諸實踐，將數據、信息、知識、模型、專家經驗和智慧綜合起來，應用在公文寫作之中。平臺作為輔助公文擬寫的工具，可以加快成文效率，提高成文質量，有助于公文擬寫者騰出更多時間和精力發揮其主體地位，深入思考，投入工作，從而能夠深刻地擬寫出高質量公文。

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