湖北省高校檔案館網站調查分析

文/武漢理工大學檔案館 唐博

本文參考新浪網教育頻道的高校庫，湖北省本科以上高校68所，其中23所高校建有獨立的檔案館網站，占比為33.8%。根據不同的辦學層次，選取其中8所高校，其中“一流大學”建設高校2所：武漢大學、華中科技大學；“一流學科”建設高校2所：華中師范大學、中國地質大學（武漢）；省屬及其他高校4所：湖北大學、武漢輕工大學、湖北第二師范學院、武昌首義學院，對其進行量化分析和對比研究，總結出湖北高校檔案館網站的發(fā)展現狀和趨勢，剖析問題并提出建議。

一、測評指標和數據分析

表1 測評指標和分值權重表

（一）湖北省高校檔案館網站調查分析結果。依據確定的評價指標，筆者對8所高校檔案館網站進行量化分析，從結果來看，調查分析對象中雙一流建設高校檔案館網站建設相對較好，而省屬高校及其他高校還有很大提升空間。以下是筆者根據所設指標及權重對8所高校檔案館網站的評分，見“表2”：

表2 8所高校檔案館網站測評得分表

網站名稱 形式指標內容指標功能指標 總分湖北第二師范學院檔案館（http://dag.hue.edu.cn/?q= index） 9 13 21 43武昌首義學院檔案館（http://dag.wsyu.edu.cn） 5 13 13 31

（二）評價結果的分析。形式指標方面。除武昌首義學院得分較低外，其他院校都獲得了不錯的得分。武漢大學、華中師范大學、中國地質大學（武漢）的檔案館網站美觀協(xié)調，易于操作，時效性好，有多媒體資源展示。內容指標方面。8所高校得分差距較大，大部分高校的檔案館簡介、機構設置、職能、政策法規(guī)、業(yè)務動態(tài)比較齊全和完善，但在校史變遷、人文檔案、館藏資源、多媒體資源等特色內容板塊建設力度不夠。武漢大學、華中師范大學、中國地質大學（武漢）3所高校檔案館網站對特色內容建設較為重視，其中中國地質大學（武漢）檔案館網站的校史變遷、人文檔案、多媒體資源較為豐富和完善。而湖北第二師范學院和武昌首義學院在內容指標方面得分未超過15分，湖北第二師范學院在二師風采板塊全部空白待建，無法獲悉機構沿革、人文檔案、多媒體資源檔案等具體信息。武昌首義學院檔案館網站多處正在建設中，工作動態(tài)內容更新滯后，檔案館簡介和機構設置及職能不全，多處為空白待建。

功能指標方面。調查發(fā)現大部分網站注重宣傳功能，各網站新聞公告和工作動態(tài)的數量差別很大，多的達到299條，少的僅有3條。筆者認為網站是宣傳展示的窗口，可以依據網站定位合理利用這個宣傳平臺。8所高校中只有武漢大學、華中科技大學、華中師范大學、湖北第二師范學院提供檢索查詢服務，其他只設置簡單搜索欄甚至沒有任何檢索查詢功能。除華中師范大學網站外都未設置留言、在線答疑、檔案論壇，說明都不重視交流互動服務。各網站提供的下載資源基本為表格，而且資源較少，說明目前紙質檔案數字化、電子檔案資源庫建設不受重視。另外，各網站均有空鏈接、無效鏈接的情況出現，說明對網站維護不夠及時。

二、湖北省高校檔案館網站建設的建議

（一）轉變觀念，重視檔案館網站建設。高校領導和檔案工作人員都要轉變觀念，不可停留在紙質檔案的傳統(tǒng)利用方式上，要認識到紙質檔案數字化和加強電子檔案資源庫的建設和利用的重要性。少數網站的內容不全，服務功能偏弱，維護不及時，偏離了網站建設的初衷。這些情況說明大部分高校還不夠重視檔案館網站的建設和維護。

（二）完善功能，提供高質量服務。網站不僅要提供豐富的內容，還需要提供高質量的服務，要注重網站的服務功能建設。檔案在線檢索功能、服務咨詢、相關下載等是重要的服務平臺，但大部分高校檔案網站未提供檔案在線檢索服務。加強檔案網站的在線服務功能建設，改變傳統(tǒng)手工、被動的服務方式，能夠提高服務效率和質量。因此加強服務功能板塊的建設，能夠較好地與利用者交流互動，提供必要的服務，增強親和力和體驗感。

（三）建設隊伍，完善網站設計。檔案館網站的建設需要掌握檔案知識、計算機知識、網站技術等的復合型人才，筆者認為可以通過引進和培養(yǎng)進而得到所需的復合型人才，建設一支專業(yè)隊伍。檔案館網站建設時需要注意文字、圖片、視頻的選取，同時，完善基礎服務，如設置站內搜索欄、網站地圖、設為首頁以及英語等外語版式。檔案涉及保密，因此要加強網站安全建設，防止病毒和黑客入侵，但也要把握檔案信息開放和保密的尺度，最大程度提供便利的服務。

三、結語

本文的調查分析是針對湖北省高校檔案館網站建設發(fā)展和現狀的學術層面的相對性分析，所設指標和權重是動態(tài)可調整的，還需要不斷完善。高校檔案館要緊跟信息發(fā)展大局，利用檔案網站平臺發(fā)揮資源優(yōu)勢，實現高校檔案電子化、網絡化的需求，提供更好的服務。