沙旋：搞定“上帝”用智慧？會用才行！

劉雅琪

中國儀器儀表學會會展部主任沙旋進入會展業已近十年，信息化專業出身的他，親眼見證了會展領域的科技運用給行業帶來的巨大飛躍。

消失的環節與疏漏

沙旋表示，首先，科技的進入讓主辦方節省人力物力，工作更有效率，也更好地服務企業。若放在以前，招展的流程大致是這樣：確認企業參展，參展企業填寫諸多表格提供信息，主辦進行審核并回復。這其中會消耗大量的工作時間與參展企業反復確認溝通，比如會刊信息要求每家企業自我介紹字數在200字之內，如果企業提供的字數過多，就得打電話給參展商要求刪減，導致來回溝通，主辦方在這一點小事上就會花很多時間；現在網站上就給200字的輸入框，多了自己刪字數，量化下來十分便利，頂多發條短信催一下客戶就行。其他的展商胸卡信息、會刊信息、展板信息、展具租賃信息、邀約信息等等都在網絡上提交匯總，以前得不斷地去郵箱里收郵件，排信息，排版是否好看，格式對不對，還差什么，然后再去催；現在主辦方直接登錄展會網站，后臺審核通過，表格直接生成。“現在花的時間連以前的1%都不到，這個環節基本上可以說就消失了。”沙旋說道。

同時，展會科技的進步也能避免工作問題。沙旋舉例，比如銷售系統的展位圖，以前賣展位不小心就會賣重了，這個位置已經賣了，但其他同事不知道，又賣一遍，發現了之后就得給人賠不是，還得協商送出別的展位，反而倒貼，為了避免這種情況，以前銷售人員天天都要開會碰頭，甚至要在辦公室大喊一聲通知其他人；而如今的系統直接就可以把展位鎖定，是否預留、預留多少時間、預留給哪個企業后臺都看得到，并能隨時統計顯示多少家多少面積已經售出，多少家多少平米是在預留狀態，這樣一來輕松避免了這樣的工作問題。

但科技化的應用也不盡然適用于每個展會，比如展會面積較小、參展商數量不多，特別是新興的展會，展位面積還是要人工操作做個性化的引導和劃分，不能放到網上直接賣；規模更大的展會可以直接模塊化、標準化，一是展位充足，二是體量大，如果展位做有針對性調整的話成本高。“信息化更適用的是減少重復勞動，所以規模越大反而越適合。”沙旋表示，使用更好的服務沒問題，但也要考慮成本和適用性。

沙旋在講述展會的智能化時一直十分注重這種“智能”的適用性，無論新科技多好，都要選擇適合自己的來運用。每一個展會都處在自身發展的不同時期，科技會解放出主辦方更多的精力和人員成本，從而把這些精力和人員投入到更有價值回報的工作中去。

精準對接 提高效率

除此之外，還有很重要的一個環節的提升——觀眾登記。沙旋告訴記者，作為主辦方，他們會提前給參展商一個鏈接，讓參展商登記自己的客戶，客戶來到展會，不用填表，做個胸卡直接過，掃碼后會發信息給當初登記這位客戶的參展商，提醒這位客戶入場了，可以提高參展商對自己客戶的服務。同時對于特邀客戶，主辦方也會給參展商鏈接讓其客戶填寫信息，展會現場給填寫過的客戶提供午飯、禮品，鼓勵大家來登記。這樣一來，展會平臺上可以看到那些企業客戶的登記信息，促進會上會下的交流洽談，可以說是給企業和展商的一個優惠增值，能提升企業的參展體驗，提高服務質量，而這樣簡便的登記過程，以前卻只能靠展商現場挨個換名片完成，并且沒有這些好的會場體驗。

值得注意的是，這樣的一個預登記過程并不僅限于企業和個人的信息。沙旋向記者展示了2017年《展后報告》，其中的“觀眾分析”板塊以柱狀圖、餅狀圖的形式展現觀眾成分，十分搶眼，他表示，這些數據大部分就是來自觀眾預登記的時候所填寫的表格，這還是比較簡單直觀的，另外還有專門的數據分析專家在寫更為詳細的報告，能了解本屆展會的各方面情況，并為來年辦展做更充分的準備。

沙旋認為，展會最需要用科技手段提升的就是服務，即對客戶的精準邀約、對接，展會這幾天最重要的就是展商見到客戶，所以主辦方要知道展商要見哪些行業的哪些人，數據庫一定要龐大而精細，然后進行精準的宣傳，讓展商對接到想要的企業。

選擇好用的科技服務

另外，2017年的展會開展了“紅包節”來預熱，“效果特別厲害，都是幾十萬次的點擊量”，沙旋贊嘆道。所謂“紅包節”，就是在微信上，“企業發紅包，轉發搶紅包”，大家互相轉發展會鏈接、關注展會微信公眾號，起到了很好的宣傳作用。不僅如此，規則設定20塊錢以上的紅包必須到展會現場領取，這樣能盡量保證讓專業人士到場，沙旋說：“展會現場有人氣，對于展會主辦方來說是特別高興的事情。”

沙旋介紹，中國儀器儀表學會現在合作的這家信息化服務公司，做得非常好。出于專業背景，在服務商和信息化供應商選擇上，他有一套自己的想法，“它完全符合我對信息化發展的要求”——第一，做一個信息化項目不能只看眼前利益，甲方乙方要很好的溝通、做朋友，共同保障項目的成功，如果只是簡單的甲方乙方的關系，提出需求就要付錢，甚至付錢也不答應，強制按“規矩”來，不利于解決問題；第二，一個信息化項目，就像一個孩子，甲方乙方更像母親和父親，大家可能會因為教育孩子有沖突，但需要去協調，最重要的是一起解決問題，更好地培養它。沙旋說：“只要對方有這樣的能力和態度，我就會與之合作，但是這樣簡單的要求你會發現，特別不好找，很多只會看眼前的利益。”如今科技信息化滲透到展會前中后的所有方面，出現問題的時候，沙旋壓力非常大，所以在選擇服務商時，其合作態度十分重要。

智慧展會在沙旋看來更多是展覽形式的科技提升，帶來體驗和服務的升級，從而增強展會的核心競爭力，但不能為了智慧而智慧，人工智能、大數據等科技產品，最終是要讓主辦方買單，而主辦方又要服務于展商的需求——會展科技生產企業要踏踏實實的解決“上帝的上帝”，也就是展商的問題，提高對展商的服務，增強展會的效果和體驗度。

智慧展會在不斷的創新和發展中，著力點應該放在體驗和效果上，且最終是要以盈利為目的，所以，適用性很關鍵。另一方面，沙旋也提到，有些展會創新需要互聯網思維，比如“紅包節”這種活動技術含量不算高，但效果非常好，所以在硬件之外，“智慧”的思維方式也很重要。