對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

羅頤鳴

摘要：本文對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進行了闡述，分析了新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑和對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

一、事業(yè)單位檔案信息化現(xiàn)狀分析

第一，缺乏高匹配性。在信息化辦公高度普及的時代背景下，我國大部分事業(yè)單位也已經(jīng)完成了信息化平臺建設(shè)和無紙化辦公改革，很多相關(guān)業(yè)務(wù)工作和管理工作都可以借助信息化平臺高效快速地完成，使得單位資源得到有效利用，并在一定程度上增強了資料調(diào)取、查看和使用的便捷性。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)可以突破傳統(tǒng)檔案管理模式受到時間、空間限制的弊端，在很大程度上提升資源共享程度。但是，我們也不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段信息化平臺和相關(guān)軟件不能實現(xiàn)高度兼容，難以完全保證工作的效率性和簡便性。事業(yè)單位檔案管理采用的是局域網(wǎng)管理模式，每一個人都有自己的閱讀權(quán)限，能夠在權(quán)限范圍內(nèi)方便地查取存儲在資料庫中的文件，但是也難以避免因為管理失誤造成的文件損毀、丟失和無法共享等問題。

第二，更新速度較慢。雖然很多事業(yè)單位都在名義上著手開始建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，但是實際調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)很多單位對檔案信息化建設(shè)關(guān)注程度較低，導(dǎo)致建成的信息化平臺久久得不到更新，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息資料難以及時傳遞、存儲等明顯管理漏洞，這對檔案信息資料的存儲和利用產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

第三，缺乏安全性。檔案信息化環(huán)境下的檔案安全有了更加豐富的內(nèi)涵，檔案安全不再是單純地保護檔案存儲介質(zhì)的安全和保護環(huán)境的安全，也是上升到技術(shù)層面和網(wǎng)絡(luò)層面的安全。事業(yè)單位中保存的一些資料信息事關(guān)國家機密，關(guān)乎到國家安全和社會穩(wěn)定，如果對其保管不當(dāng)?shù)脑拰斐奢^大的經(jīng)濟損失。一些事業(yè)單位缺乏甄別、分類和管理的意識，雖然享受了檔案信息化帶來的高度便利性和便捷性，但是卻帶來了高度的檔案安全隱患。檔案信息化平臺在機密檔案資料的管理上缺乏相應(yīng)的安全管理措施，導(dǎo)致資料審查、資料共享都沒有相應(yīng)的保密性措施作為支撐，一些事業(yè)單位甚至在外網(wǎng)環(huán)境中使用機密資料，很容易遭致黑客的攻擊，造成資料的泄露。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問題的解決措施

（一）完善檔案信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

任何工作的開展都需要一定的標(biāo)準(zhǔn)作為支撐和前提，從而為工作開展提供一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)涉及到檔案收藏、檔案整理、檔案統(tǒng)計、檔案服務(wù)等多項內(nèi)容，事業(yè)單位需要對其進行標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，只有在明確固定標(biāo)準(zhǔn)的情況下才能讓檔案信息化工作有的放矢地開展下去，也才能持續(xù)不斷地促進檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升，保證進入到信息化建設(shè)階段的檔案都是真實、準(zhǔn)確的。如果檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和真實的信息，那么就難以建立標(biāo)準(zhǔn)、真實、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫檔案信息。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)檔案信息管理辦法和檔案信息化有效地融合在一起，循序漸進地將事業(yè)單位所有檔案納入到信息化管理體系之中來，提升檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋程度。

事業(yè)單位需要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其檔案管理專業(yè)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力，通過在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育引導(dǎo)職工形成互幫互助、優(yōu)勢相長小組，以最快的速度幫助他們掌握檔案管理信息化的路徑和方法。

（二）加強檔案信息化管理保密性建設(shè)

事業(yè)單位建設(shè)檔案信息化平臺的目的是為人們提供更加優(yōu)質(zhì)和高效的服務(wù)，而優(yōu)質(zhì)和高效的服務(wù)建立在檔案信息安全的基礎(chǔ)之上。因此，在檔案信息化建設(shè)實際工作開展中，需要不斷增加檔案信息化平臺的保密性，做好安全防范措施，通過內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、防火墻、殺毒軟件、查閱權(quán)限的設(shè)置來最大限度保護事業(yè)單位檔案的安全性，避免因為黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒而遭受損毀和盜竊。一方面，要強調(diào)事業(yè)單位檔案查詢只能在內(nèi)網(wǎng)上進行，查詢相關(guān)檔案信息的檔案管理人員首先要進行指紋輸入，唯有指紋吻合的人才能查閱檔案信息；另一方面，事業(yè)單位還要加強對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德的培養(yǎng)，使其意識到提升檔案信息安全性建設(shè)的重要性，意識到自身肩負的崗位職責(zé)和社會責(zé)任，從根本上杜絕檔案信息泄露的可能性。

（三）加大信息化建設(shè)設(shè)備和技術(shù)的投入

事業(yè)單位需要加大力度進行專業(yè)設(shè)備和專業(yè)技術(shù)的建設(shè)，提升檔案信息化建設(shè)相應(yīng)的軟硬件設(shè)施和配備，根據(jù)事業(yè)單位實際情況進行檔案信息化平臺功能和權(quán)限的設(shè)置，使得軟硬件設(shè)施能夠和事業(yè)單位檔案管理需求、信息化建設(shè)平臺功能高度契合。充分挖掘出相關(guān)軟件的兼容性能，加強檔案信息化平臺的安全管理。檔案信息化管理平臺權(quán)限的設(shè)置是在內(nèi)網(wǎng)中設(shè)置的，在外網(wǎng)之中是難以操作的，這樣能夠很大程度上提升資料的機密性。

事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，可以借助專業(yè)信息化企業(yè)的力量，在其幫助下進行檔案信息化管理平臺的搭建和完善，使得檔案信息化管理平臺更加便捷、高效、安全。平臺建設(shè)過程中要時刻完善測試工作，根據(jù)檔案管理需求不斷地調(diào)試和修改，為檔案信息化管理平臺的落實做好充分的準(zhǔn)備工作。

（四）協(xié)調(diào)好檔案管理人員和平臺技術(shù)人員的關(guān)系

檔案信息化建設(shè)將技術(shù)人員引入到檔案管理工作中來，這樣檔案管理工作主體實現(xiàn)了多元化，如何協(xié)調(diào)好檔案管理人員和平臺技術(shù)人員之間的關(guān)系是至關(guān)重要的。只有二者關(guān)系協(xié)調(diào)，才能讓檔案管理信息化的相關(guān)方法發(fā)揮最大效用。檔案管理信息化以信息技術(shù)為以依托，因此不可忽視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的重要性；與此同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員負有維護檔案管理信息系統(tǒng)安全的職責(zé)，需要為檔案管理信息化平臺的使用人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因此，在檔案管理信息化建設(shè)過程中要明確檔案管理工作人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員各自的職責(zé)，使其意識到互相之間相輔相成的工作關(guān)系，保證檔案信息資料錄入、存儲、更新和利用的效率性，為事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的提升構(gòu)筑良好基礎(chǔ)。

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