加強高校畢業生檔案管理提升人力資源效用探究

米力坎木·艾木拉江

摘要：接受大學高等教育的人數在不斷增加，大學生數量增加對社會產生了很大的影響，一方面為社會提供了更多高質量的人才，大學生成為促進社會發展的中堅力量；另一方面，大學生數量增加，管理工作難度增加，高素質人才難以充分發揮作用。大學生的市場范圍在不斷擴大，一定要對高校畢業生進行合理分配，根據不同專業人才進行不同領域的分配。對高校畢業生進行分配的依據就是根據學生的實際能力，高校畢業生的檔案記錄學生的基本情況，一定要對高校畢業生檔案進行合理管理，以提高人力資源效用。

關鍵詞：高校畢業生；檔案管理；提升人力資源效用

引言：

高校畢業生數量的增加為就業市場帶來了很大的壓力，一定要對高校畢業生進行合理管理，充分發揮其作用。加強對高校畢業生檔案的管理是一件非常重要的工作，高校畢業生檔案主要記錄了學生的籍貫，年齡，學習成就等個人情況，讓企業可以對學生的基本情況有一個了解，根據對學生能力的分析為學生安排合適的崗位。高校畢業生檔案管理工作在不斷改進，但是仍然存在著一些問題，對人力資源的分配產生影響。本文主要針對加強高校畢業生檔案管理提升人力資源效用的相關內容進行分析。

一、高校畢業生檔案管理工作中常見的問題

在尋找加強高校畢業生檔案管理提升人力資源效用措施之前，首先對高校畢業生檔案管理工作中常見的問題進行分析，然后針對具體問題尋找對應的解決方法。

（一）檔案數量多，管理工作難度大。大學教育的普及化使得接受大學教育的人數迅速增加，人數的增加使得檔案管理工作量增加，很容易出現檔案混亂，導致學生個人情況記錄出現錯誤，對人力資源的分配產生影響。這種情況在進行檔案管理工作中非常常見，對人力資源效用產生影響。

（二）檔案管理方式落后，工作效率低下。在進行高校畢業生檔案管理過程中很多學校的檔案管理工作還是采取傳統的方法--人工管理，在進行人工管理的工作過程中，工作人員的情緒很可能影響檔案記錄情況，而且人工工作出現錯誤的情況比較多。很多高校都開始引入自動化辦公設備對檔案工作進行管理，學生檔案會隨著學生的實際情況變化而變化，通過使用自動化辦公設備，可以很輕松的找到學生的檔案進行修改填補，這些優勢都是人工工作沒有的。

（三）檔案管理工作人員工作能力有所欠缺，工作態度不端正。在進行檔案管理過程中，工作人員是必不可少的，工作人員的能力水平和工作態度可以間接決定學生的檔案管理情況。在有的高校中，會讓老師或者學生兼職負責檔案管理工作，這些人大多缺乏專業的檔案管理工作能力，在進行管理的過程中工作態度不端正，會導致在工作過程中出現很多疏漏。

（四）在進行檔案管理的過程中，太過注重保密，不注重應用。在高校畢業生的檔案管理中，保密工作的重要性不言而喻，涉及到學生的個人隱私情況，在進行檔案管理的工作過程中首先一定保證信息的安全性，避免被一些有心人利用，對學生的信息造成泄露。但是現在高校中普遍出現這樣的情況：對學生的信息保護過于嚴密，導致企業在招聘的過程中不能及時了解到學生的相關信息，導致人力資源不能合理分配。

二、加強高校畢業生檔案管理工作，提升人力資源效用

在進行檔案管理的過程中一定要考慮到各方面的因素，對檔案進行管理，減少在檔案管理中出現的錯誤，而且讓檔案可以充分發揮檔案本身的作用。規范檔案管理工作，嚴格工作程序，對整體高校學生負責。接下來對具體的措施進行表述。

（一）在檔案管理工作中，創新辦公，引入新型辦公設備。科技是第一生產力這句話是毋庸置疑的，在進行檔案管理工作過程中可以引入具有一定科技含量的機器設備，優化工作程序，提高工作效率。在各行各業中，自動化辦公已經成為一種趨勢，在檔案管理工作過程中可以引入自動化設備，進行辦公。學生在高校就讀期間，積極學習各種新東西，參加各種實踐活動，學生的檔案應該隨著學生的變化不斷完善。在落后的檔案管理工作方法中，檔案的管理工作一般是人工進行管理，通過紙質材料對學生的情況進行記錄，如果要對檔案情況進行修改或者添加時非常困難的，需要耗費一定的時間和精力。如果能夠及時引進自動化辦公設備，將學生的信息都錄入到數據庫中，如果需要修改或者添加可以直接通過計算機端進行操作，輕松完成檔案的修改。而且將學生的檔案錄入到數據庫中，管理和使用都是非常方便。因此，在檔案管理工作中，可以適當進行創新，引入自動化辦公設備，提高檔案管理工作效率。

（二）提高檔案管理工作人員的工作能力，端正其工作態度。

隨著檔案辦公自動化的發展，在辦公過程中機器發揮著越來越大的作用，但是機器是沒有自己的思維的，很多事情不能考慮周全，工作過程離不開工作人員，工作人員的作用是不可替代的。在高校的檔案管理工作中，聘請有專業管理能力的老師對檔案進行管理，在工作人員的選擇過程中，盡可能選擇經驗豐富，肯吃苦耐勞，細心謹慎的工作人員。制定科學的管理方法對工作人員進行管理。例如，實行專崗專人的制度，每個崗位都有專門的人負責，避免出現一崗多人的情況，因為如果出現一崗多人的情況，工作過程中互相推辭工作，在工作出現問題之后互相推諉責任，嚴重影響工作效率。在工作過程中，不放松對工作人員的監督，學?？梢匝埲５膸熒鷮n案管理工作進行監督，一旦工作人員出現疏忽可以對其舉報。學校方面可以組織員工們進行培訓，提高工作人員的工作能力，例如，可以組織工作人員參加相關內容的主題講座；組織工作人員集體到其他地方學習；實行一些獎懲制度，對表現好工作認真的工作人員進行獎勵，對于工作態度消極的工作人員進行懲罰等。

（三）對高校畢業生檔案進行充分利用，優化人力資源配置。高校畢業生在求職過程中，相關企業一定會對學生的個人檔案進行了解，從目前的情況來看，學校對于學生的檔案進行保密，企業很難了解到學生的個人檔案，只有通過學生個人遞上簡歷了解，檔案的作用沒有充分發揮出來。在檔案的管理過程中，對檔案進行管理，在對學生的隱私進行保護同時方便一些企業對學生的情況進行了解。

三、結語

個人檔案對于高校畢業生是非常重要的，一定要做好高校畢業生的檔案工作，重視工作中的細節，充分發揮檔案管理的作用，優化高校人力資源分配，充分發揮當代大學生的作用。

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