如何提高新形勢下基層檔案人員的素質

車洪霞

檔案管理人員的素質是從事檔案工作必須具備的基本能力，基層檔案人員的基礎知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力是分析、處理檔案問題的基本素質，對做好檔案工作具有不可替代的作用。因此，新形勢下檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業(yè)務工作的效率、水平和質量，因而對基層檔案工作整體效能的發(fā)揮有著不可或缺的作用。

一、當前形勢下基層檔案人員在綜合素質方面存在問題分析

通過調查分析，隨著信息化時代的飛速發(fā)展，我國基層檔案人員的素質遠遠落后于形勢的發(fā)展需求。資料顯示：我國檔案管理人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識和觀念上，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約著檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。主要表現在：一是部分人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展。二是有些檔案管理人員事業(yè)心不強，職業(yè)情感淡薄，奉獻意識與敬業(yè)精神欠缺，缺乏知識更新的主動性與自覺性。三是有的單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視。四是有的單位領導忽視了檔案管理人員的學習與培訓，對檔案管理人員的培訓教育沒能納入計劃。五是檔案管理工作資金的投入嚴重不足，檔案管理的設備和技術工作十分落后。

二、新形勢下基層檔案管理人員應具備的素質

（一）高度嚴謹的政治素質。

檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應共同具備的基本政治素質，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。因此，檔案管理人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。

（二）極其精湛熟練的業(yè)務素質。

業(yè)務素質是檔案人員必須具備的綜合文化知識和熟練的業(yè)務技能，要求檔案人員應具有較深的專業(yè)知識、堅實的基礎知識、較高的人文素質、較強的情報意識和熟練的信息技術；熟練地掌握現代信息技術的能力以及管理知識的能力；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務工作。

（三）扎實的相關業(yè)務的知識素質。

檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識。只有掌握具備了相關的專業(yè)知識，才能更好地從事檔案工作。

一個合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，同時也要具備一定的工作能力和文字表達能力。

1.組織協調能力。在實際工作中，檔案管理人員協調能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關部門、有關人員打交道。如何才能得到各方面的支持？除了靠有關的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發(fā)揮，通過工作達到各部門檔案管理協調統(tǒng)一。

2.文字寫作能力。檔案管理人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高的文字書寫能力和較強的文字系統(tǒng)概括能力。有了一定的文字水平，才能勝任檔案工作，才能將各種材料寫得更好，才能更好地為單位各項工作服務。

3.綜合管理能力。近年來，隨著現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統(tǒng)的手工操作成為檔案管理自動化工作非常重要的工具。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等煩瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，能迅速有效地收集信息、完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大限度地運用信息，使利用者在短時間內尋找到所需信息。

4.終身學習能力。檔案管理人員只有經常參加系統(tǒng)的知識更新學習與繼續(xù)教育培訓，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，才能適應社會發(fā)展的客觀需要。因此，要參加系統(tǒng)的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，有計劃地進行繼續(xù)教育與終身教育。

三、如何提高檔案管理人員的素質

（一）增強服務意識。

檔案管理的價值就在于為工作決策提供服務，為領導決策提供依據。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，服務是目的，服務是前提，沒有良好的服務，就失去了檔案管理的價值和作用。它要求檔案管理人員有熟練的工作能力和較強的服務意識，應積極發(fā)揮基層檔案管理人員的主觀能動性，完善服務方法，提高服務質量，主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者服務。

（二）發(fā)揚敬業(yè)奉獻精神。

檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，它要求檔案管理人員必須有自我犧牲的品質、樂于奉獻的精神、進取創(chuàng)新的意識和嚴肅認真的工作態(tài)度、較高的文化素養(yǎng)和道德情操，要胸懷祖國、放眼世界。要培養(yǎng)檔案人員的敬業(yè)奉獻精神，主動熱情服務，甘為人梯，把自身與檔案事業(yè)融入經濟社會中，使檔案事業(yè)不斷發(fā)展壯大。

（三）加強學習與開拓創(chuàng)新。

創(chuàng)新是促進檔案事業(yè)進步的必然要求，創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。要善于從工作中、學習中、其它專業(yè)的知識中吸取有益的經驗，活學活用地應用到檔案管理工作中。檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新能力，才能在檔案管理工作當中開創(chuàng)出新局面。

（四）提升綜合協調水平。

首先要協調好與單位領導之間的關系，爭取一個良好的工作環(huán)境，通過各種形式協調好自身與領導之間的關系，爭取領導的重視與支持，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。其次要協調好與各基層單位之間的聯系，發(fā)揮基層兼職檔案員的作用。要及時對下面提出的疑難問題給予指導幫助，要不厭其煩、耐心細致地做好指導工作，從文件資料的產生到歸檔的各個環(huán)節(jié)，都要確保其齊全性、完整性和準確性。

總之，隨著信息社會的迅速發(fā)展，基層檔案管理工作千頭萬緒，對基層檔案管人員提出更高的要求，這就需要提升檔案管理人員的基礎知識和基本素質，豐富寬闊的知識面和扎實的基本能力，以適應當前新形勢下的工作需要，也更好的推動基層檔案工作的實效性，大力開創(chuàng)檔案工作的新局面！