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論檔案管理的重要性及其加強(qiáng)手段

2018-08-06 13:21:44王海嘯
魅力中國 2018年22期

王海嘯

摘要:企業(yè)重視內(nèi)部的檔案管理工作,有助于為各項工作的開展提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)以及保障。本文在分析檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上,提出了轉(zhuǎn)變檔案管理理念、挖掘檔案資料的價值、數(shù)字化整合檔案信息等策略,希望能夠為企業(yè)加強(qiáng)檔案管理力度,創(chuàng)新檔案管理的方式提供一些借鑒,以便實現(xiàn)檔案資料信息對于企業(yè)發(fā)展的重要意義,促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

關(guān)鍵詞:管理職責(zé);聯(lián)網(wǎng)共享;信息分層

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,企業(yè)在市場上要面臨越來越激烈的競爭,于是開始注意檔案對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升所能起到的重要作用。企業(yè)內(nèi)部檔案資料常常記載著大量企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的相關(guān)信息,可以為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定以及經(jīng)濟(jì)活動的開展提供重要的原始數(shù)據(jù)參考意義,幾乎各行各業(yè)的經(jīng)營活動中都會記錄大量檔案,而企業(yè)在制定未來發(fā)展目標(biāo)以及投招標(biāo)時也離不開檔案信息提供的參考。

一、淺析檔案管理工作的重要性

企業(yè)內(nèi)部的檔案中往往都記載著歷年企業(yè)經(jīng)濟(jì)事項的開展情況,以及在經(jīng)濟(jì)事項中涉及到的重要資金收支、人事變動、糾紛信息等情況,是全面進(jìn)行企業(yè)活動的信息載體。通常企業(yè)中的管理層及工作人員都可以通過檔案內(nèi)部記載的信息,查看分析其中所蘊(yùn)含的企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行的實際狀況,而且管理層主要會根據(jù)檔案中記錄的與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)的資料信息,及時分析出企業(yè)歷年以及當(dāng)下的經(jīng)營水平變化情況,有助于企業(yè)管理層根據(jù)檔案內(nèi)部信息考量內(nèi)部資金的收支情況,從而規(guī)劃企業(yè)未來一段時間內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營活動,實現(xiàn)對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制訂。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,各大企業(yè)在市場中面臨的競爭壓力也在逐年增加,面對不斷更迭的數(shù)據(jù)信息,企業(yè)管理層及內(nèi)部工作人員應(yīng)當(dāng)更明確檔案管理的重要性,要盡早認(rèn)識到整合企業(yè)內(nèi)部檔案信息對企業(yè)實現(xiàn)資源優(yōu)化配置的推動作用,從而利用檔案資料來規(guī)劃發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。同時,檔案資料中的歷史信息往往比當(dāng)下的網(wǎng)頁信息更具有真實客觀性,而且反映出的重要信息對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制訂具有實際性依據(jù),其中記錄了大量全面而又詳盡的企業(yè)經(jīng)濟(jì)事項,也不乏企業(yè)經(jīng)營活動中的機(jī)密性信息,因此企業(yè)非常有必要加強(qiáng)對于檔案的管理工作,以便檔案資料的價值得以正確發(fā)揮。

二、淺析加強(qiáng)檔案管理的策略

(一)轉(zhuǎn)變檔案管理理念

企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的順利推行,離不開企業(yè)內(nèi)部工作人員的高度配合,這就需要企業(yè)管理層在內(nèi)部樹立對檔案管理工作的正確認(rèn)知,形成全體員工都能夠配合檔案管理工作的良好氛圍。例如:企業(yè)在開展檔案管理工作時,要重視檔案管理實際工作開展的質(zhì)量,可以在企業(yè)各部門建立檔案管理的溝通平臺,并且要定期讓各部門中具有檔案管理經(jīng)驗的員工互相協(xié)調(diào)與交流,以便幫助完善各部門的檔案管理工作,明確各部門在企業(yè)檔案管理工作中的職責(zé)。其次,各部門中具有檔案管理工作經(jīng)驗的員工,還應(yīng)按照企業(yè)對于檔案管理的要求盡快收集和整理各部門相關(guān)的檔案資料,并及時將檔案移交給需要相關(guān)資料的部門,在移交過程中做好相關(guān)記錄,方便日后復(fù)查時不會將已移交的檔案誤認(rèn)為丟失,從而避免產(chǎn)生不必要的麻煩。其次,企業(yè)也可以將檔案管理作為工程項目開展以及考核指標(biāo)的重要依據(jù),嚴(yán)格要求檔案管理人員將項目招標(biāo)以及合同簽訂、資金使用過程中的檔案及時收錄整理,并根據(jù)項目的信息種類進(jìn)行歸檔,以確保檔案管理工作具有合理的人力保障,提升企業(yè)內(nèi)部工作人員對于檔案的重視程度。

(二)挖掘檔案資料的價值

企業(yè)在收集重要檔案資料信息時,應(yīng)當(dāng)提前做好檔案收集的宣傳工作,促使企業(yè)內(nèi)部工作人員將所要交的檔案自行進(jìn)行歸類整理,方便檔案管理人員及檔案管理部門進(jìn)行檔案的整合及入檔工作。其次,企業(yè)在開展檔案管理工作時,應(yīng)該注意組織檔案管理人員對檔案內(nèi)部資料的價值進(jìn)行鑒定,將檔案分成機(jī)密性、重要性、參考性、輔助性等重要程度不等的層次,對于機(jī)密性及重要性的文件,則應(yīng)當(dāng)分析檔案資料的歷史價值以及全面性,從而考察檔案進(jìn)行多次利用的保存價值有多少,從而在入檔保存前就可以分析出檔案資料中具有的價值及性能,以便挖掘出檔案資料中尚可以多次進(jìn)行利用的潛在價值,從而為企業(yè)項目活動的開展提供重要的參考價值,提升檔案資料信息的附加效益,促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

(三)數(shù)字化整合檔案信息

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下,檔案的管理也加快了從紙質(zhì)檔案到電子版檔案的進(jìn)化速度。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部的檔案資料進(jìn)行有效整合,有助于節(jié)省檔案管理的人力及效率,因此企業(yè)也應(yīng)當(dāng)注重運(yùn)用信息化手段實現(xiàn)檔案資料的管理。例如:企業(yè)可以建立現(xiàn)代化的檔案庫,將企業(yè)各部門的檔案庫與管理層的電腦實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享,并且還要建立只有內(nèi)部工作人員輸入員工編號及共享密碼才能進(jìn)行登錄的檔案查詢平臺,便于企業(yè)內(nèi)部管理層以及員工查閱檔案信息,并且將檔案查詢平臺中的信息進(jìn)行分層化,也就是管理層可以比內(nèi)部員工看到更多的機(jī)密檔案信息,從而避免內(nèi)部重要資料信息的外泄,還可以較好地實現(xiàn)各部門檔案管理的順暢交流。

三、結(jié)束語

總而言之,企業(yè)要深刻認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理能夠為經(jīng)濟(jì)效益的提升起到的推動作用。督促企業(yè)內(nèi)部員工盡早認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,從而保管好項目進(jìn)行中用到的各種資料信息,提高員工檔案管理工作的自覺性。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)建立新型檔案查詢平臺,將各部門間的檔案資料實時共享,從而大大提升企業(yè)檔案資料的利用率,不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理的工作流程。

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