論檔案管理的重要性及其加強(qiáng)手段

王海嘯

摘要：企業(yè)重視內(nèi)部的檔案管理工作，有助于為各項工作的開展提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)以及保障。本文在分析檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，提出了轉(zhuǎn)變檔案管理理念、挖掘檔案資料的價值、數(shù)字化整合檔案信息等策略，希望能夠為企業(yè)加強(qiáng)檔案管理力度，創(chuàng)新檔案管理的方式提供一些借鑒，以便實現(xiàn)檔案資料信息對于企業(yè)發(fā)展的重要意義，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

關(guān)鍵詞：管理職責(zé)；聯(lián)網(wǎng)共享；信息分層

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)在市場上要面臨越來越激烈的競爭，于是開始注意檔案對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升所能起到的重要作用。企業(yè)內(nèi)部檔案資料常常記載著大量企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的相關(guān)信息，可以為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定以及經(jīng)濟(jì)活動的開展提供重要的原始數(shù)據(jù)參考意義，幾乎各行各業(yè)的經(jīng)營活動中都會記錄大量檔案，而企業(yè)在制定未來發(fā)展目標(biāo)以及投招標(biāo)時也離不開檔案信息提供的參考。

一、淺析檔案管理工作的重要性

企業(yè)內(nèi)部的檔案中往往都記載著歷年企業(yè)經(jīng)濟(jì)事項的開展情況，以及在經(jīng)濟(jì)事項中涉及到的重要資金收支、人事變動、糾紛信息等情況，是全面進(jìn)行企業(yè)活動的信息載體。通常企業(yè)中的管理層及工作人員都可以通過檔案內(nèi)部記載的信息，查看分析其中所蘊(yùn)含的企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行的實際狀況，而且管理層主要會根據(jù)檔案中記錄的與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)的資料信息，及時分析出企業(yè)歷年以及當(dāng)下的經(jīng)營水平變化情況，有助于企業(yè)管理層根據(jù)檔案內(nèi)部信息考量內(nèi)部資金的收支情況，從而規(guī)劃企業(yè)未來一段時間內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，實現(xiàn)對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制訂。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各大企業(yè)在市場中面臨的競爭壓力也在逐年增加，面對不斷更迭的數(shù)據(jù)信息，企業(yè)管理層及內(nèi)部工作人員應(yīng)當(dāng)更明確檔案管理的重要性，要盡早認(rèn)識到整合企業(yè)內(nèi)部檔案信息對企業(yè)實現(xiàn)資源優(yōu)化配置的推動作用，從而利用檔案資料來規(guī)劃發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。同時，檔案資料中的歷史信息往往比當(dāng)下的網(wǎng)頁信息更具有真實客觀性，而且反映出的重要信息對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制訂具有實際性依據(jù)，其中記錄了大量全面而又詳盡的企業(yè)經(jīng)濟(jì)事項，也不乏企業(yè)經(jīng)營活動中的機(jī)密性信息，因此企業(yè)非常有必要加強(qiáng)對于檔案的管理工作，以便檔案資料的價值得以正確發(fā)揮。

二、淺析加強(qiáng)檔案管理的策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的順利推行，離不開企業(yè)內(nèi)部工作人員的高度配合，這就需要企業(yè)管理層在內(nèi)部樹立對檔案管理工作的正確認(rèn)知，形成全體員工都能夠配合檔案管理工作的良好氛圍。例如：企業(yè)在開展檔案管理工作時，要重視檔案管理實際工作開展的質(zhì)量，可以在企業(yè)各部門建立檔案管理的溝通平臺，并且要定期讓各部門中具有檔案管理經(jīng)驗的員工互相協(xié)調(diào)與交流，以便幫助完善各部門的檔案管理工作，明確各部門在企業(yè)檔案管理工作中的職責(zé)。其次，各部門中具有檔案管理工作經(jīng)驗的員工，還應(yīng)按照企業(yè)對于檔案管理的要求盡快收集和整理各部門相關(guān)的檔案資料，并及時將檔案移交給需要相關(guān)資料的部門，在移交過程中做好相關(guān)記錄，方便日后復(fù)查時不會將已移交的檔案誤認(rèn)為丟失，從而避免產(chǎn)生不必要的麻煩。其次，企業(yè)也可以將檔案管理作為工程項目開展以及考核指標(biāo)的重要依據(jù)，嚴(yán)格要求檔案管理人員將項目招標(biāo)以及合同簽訂、資金使用過程中的檔案及時收錄整理，并根據(jù)項目的信息種類進(jìn)行歸檔，以確保檔案管理工作具有合理的人力保障，提升企業(yè)內(nèi)部工作人員對于檔案的重視程度。

（二）挖掘檔案資料的價值

企業(yè)在收集重要檔案資料信息時，應(yīng)當(dāng)提前做好檔案收集的宣傳工作，促使企業(yè)內(nèi)部工作人員將所要交的檔案自行進(jìn)行歸類整理，方便檔案管理人員及檔案管理部門進(jìn)行檔案的整合及入檔工作。其次，企業(yè)在開展檔案管理工作時，應(yīng)該注意組織檔案管理人員對檔案內(nèi)部資料的價值進(jìn)行鑒定，將檔案分成機(jī)密性、重要性、參考性、輔助性等重要程度不等的層次，對于機(jī)密性及重要性的文件，則應(yīng)當(dāng)分析檔案資料的歷史價值以及全面性，從而考察檔案進(jìn)行多次利用的保存價值有多少，從而在入檔保存前就可以分析出檔案資料中具有的價值及性能，以便挖掘出檔案資料中尚可以多次進(jìn)行利用的潛在價值，從而為企業(yè)項目活動的開展提供重要的參考價值，提升檔案資料信息的附加效益，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

（三）數(shù)字化整合檔案信息

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案的管理也加快了從紙質(zhì)檔案到電子版檔案的進(jìn)化速度。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部的檔案資料進(jìn)行有效整合，有助于節(jié)省檔案管理的人力及效率，因此企業(yè)也應(yīng)當(dāng)注重運(yùn)用信息化手段實現(xiàn)檔案資料的管理。例如：企業(yè)可以建立現(xiàn)代化的檔案庫，將企業(yè)各部門的檔案庫與管理層的電腦實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，并且還要建立只有內(nèi)部工作人員輸入員工編號及共享密碼才能進(jìn)行登錄的檔案查詢平臺，便于企業(yè)內(nèi)部管理層以及員工查閱檔案信息，并且將檔案查詢平臺中的信息進(jìn)行分層化，也就是管理層可以比內(nèi)部員工看到更多的機(jī)密檔案信息，從而避免內(nèi)部重要資料信息的外泄，還可以較好地實現(xiàn)各部門檔案管理的順暢交流。

三、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)要深刻認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理能夠為經(jīng)濟(jì)效益的提升起到的推動作用。督促企業(yè)內(nèi)部員工盡早認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而保管好項目進(jìn)行中用到的各種資料信息，提高員工檔案管理工作的自覺性。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)建立新型檔案查詢平臺，將各部門間的檔案資料實時共享，從而大大提升企業(yè)檔案資料的利用率，不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理的工作流程。