論檔案管理的重要性及其加強(qiáng)手段

王海嘯

摘要：企業(yè)重視內(nèi)部的檔案管理工作，有助于為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)以及保障。本文在分析檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，提出了轉(zhuǎn)變檔案管理理念、挖掘檔案資料的價(jià)值、數(shù)字化整合檔案信息等策略，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)加強(qiáng)檔案管理力度，創(chuàng)新檔案管理的方式提供一些借鑒，以便實(shí)現(xiàn)檔案資料信息對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

關(guān)鍵詞：管理職責(zé)；聯(lián)網(wǎng)共享；信息分層

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)在市場(chǎng)上要面臨越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)，于是開(kāi)始注意檔案對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升所能起到的重要作用。企業(yè)內(nèi)部檔案資料常常記載著大量企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的相關(guān)信息，可以為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展提供重要的原始數(shù)據(jù)參考意義，幾乎各行各業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中都會(huì)記錄大量檔案，而企業(yè)在制定未來(lái)發(fā)展目標(biāo)以及投招標(biāo)時(shí)也離不開(kāi)檔案信息提供的參考。

一、淺析檔案管理工作的重要性

企業(yè)內(nèi)部的檔案中往往都記載著歷年企業(yè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的開(kāi)展情況，以及在經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)中涉及到的重要資金收支、人事變動(dòng)、糾紛信息等情況，是全面進(jìn)行企業(yè)活動(dòng)的信息載體。通常企業(yè)中的管理層及工作人員都可以通過(guò)檔案內(nèi)部記載的信息，查看分析其中所蘊(yùn)含的企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行的實(shí)際狀況，而且管理層主要會(huì)根據(jù)檔案中記錄的與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)的資料信息，及時(shí)分析出企業(yè)歷年以及當(dāng)下的經(jīng)營(yíng)水平變化情況，有助于企業(yè)管理層根據(jù)檔案內(nèi)部信息考量?jī)?nèi)部資金的收支情況，從而規(guī)劃企業(yè)未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制訂。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各大企業(yè)在市場(chǎng)中面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力也在逐年增加，面對(duì)不斷更迭的數(shù)據(jù)信息，企業(yè)管理層及內(nèi)部工作人員應(yīng)當(dāng)更明確檔案管理的重要性，要盡早認(rèn)識(shí)到整合企業(yè)內(nèi)部檔案信息對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置的推動(dòng)作用，從而利用檔案資料來(lái)規(guī)劃發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。同時(shí)，檔案資料中的歷史信息往往比當(dāng)下的網(wǎng)頁(yè)信息更具有真實(shí)客觀性，而且反映出的重要信息對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制訂具有實(shí)際性依據(jù)，其中記錄了大量全面而又詳盡的企業(yè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，也不乏企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的機(jī)密性信息，因此企業(yè)非常有必要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理工作，以便檔案資料的價(jià)值得以正確發(fā)揮。

二、淺析加強(qiáng)檔案管理的策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的順利推行，離不開(kāi)企業(yè)內(nèi)部工作人員的高度配合，這就需要企業(yè)管理層在內(nèi)部樹(shù)立對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)知，形成全體員工都能夠配合檔案管理工作的良好氛圍。例如：企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要重視檔案管理實(shí)際工作開(kāi)展的質(zhì)量，可以在企業(yè)各部門(mén)建立檔案管理的溝通平臺(tái)，并且要定期讓各部門(mén)中具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的員工互相協(xié)調(diào)與交流，以便幫助完善各部門(mén)的檔案管理工作，明確各部門(mén)在企業(yè)檔案管理工作中的職責(zé)。其次，各部門(mén)中具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的員工，還應(yīng)按照企業(yè)對(duì)于檔案管理的要求盡快收集和整理各部門(mén)相關(guān)的檔案資料，并及時(shí)將檔案移交給需要相關(guān)資料的部門(mén)，在移交過(guò)程中做好相關(guān)記錄，方便日后復(fù)查時(shí)不會(huì)將已移交的檔案誤認(rèn)為丟失，從而避免產(chǎn)生不必要的麻煩。其次，企業(yè)也可以將檔案管理作為工程項(xiàng)目開(kāi)展以及考核指標(biāo)的重要依據(jù)，嚴(yán)格要求檔案管理人員將項(xiàng)目招標(biāo)以及合同簽訂、資金使用過(guò)程中的檔案及時(shí)收錄整理，并根據(jù)項(xiàng)目的信息種類(lèi)進(jìn)行歸檔，以確保檔案管理工作具有合理的人力保障，提升企業(yè)內(nèi)部工作人員對(duì)于檔案的重視程度。

（二）挖掘檔案資料的價(jià)值

企業(yè)在收集重要檔案資料信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前做好檔案收集的宣傳工作，促使企業(yè)內(nèi)部工作人員將所要交的檔案自行進(jìn)行歸類(lèi)整理，方便檔案管理人員及檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案的整合及入檔工作。其次，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注意組織檔案管理人員對(duì)檔案內(nèi)部資料的價(jià)值進(jìn)行鑒定，將檔案分成機(jī)密性、重要性、參考性、輔助性等重要程度不等的層次，對(duì)于機(jī)密性及重要性的文件，則應(yīng)當(dāng)分析檔案資料的歷史價(jià)值以及全面性，從而考察檔案進(jìn)行多次利用的保存價(jià)值有多少，從而在入檔保存前就可以分析出檔案資料中具有的價(jià)值及性能，以便挖掘出檔案資料中尚可以多次進(jìn)行利用的潛在價(jià)值，從而為企業(yè)項(xiàng)目活動(dòng)的開(kāi)展提供重要的參考價(jià)值，提升檔案資料信息的附加效益，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

（三）數(shù)字化整合檔案信息

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案的管理也加快了從紙質(zhì)檔案到電子版檔案的進(jìn)化速度。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部的檔案資料進(jìn)行有效整合，有助于節(jié)省檔案管理的人力及效率，因此企業(yè)也應(yīng)當(dāng)注重運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案資料的管理。例如：企業(yè)可以建立現(xiàn)代化的檔案庫(kù)，將企業(yè)各部門(mén)的檔案庫(kù)與管理層的電腦實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，并且還要建立只有內(nèi)部工作人員輸入員工編號(hào)及共享密碼才能進(jìn)行登錄的檔案查詢(xún)平臺(tái)，便于企業(yè)內(nèi)部管理層以及員工查閱檔案信息，并且將檔案查詢(xún)平臺(tái)中的信息進(jìn)行分層化，也就是管理層可以比內(nèi)部員工看到更多的機(jī)密檔案信息，從而避免內(nèi)部重要資料信息的外泄，還可以較好地實(shí)現(xiàn)各部門(mén)檔案管理的順暢交流。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企業(yè)要深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)效益的提升起到的推動(dòng)作用。督促企業(yè)內(nèi)部員工盡早認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而保管好項(xiàng)目進(jìn)行中用到的各種資料信息，提高員工檔案管理工作的自覺(jué)性。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)建立新型檔案查詢(xún)平臺(tái)，將各部門(mén)間的檔案資料實(shí)時(shí)共享，從而大大提升企業(yè)檔案資料的利用率，不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理的工作流程。