淺談檔案管理工作的重要性

王慧卿

摘要：檔案管理工作具有政策性、機(jī)密性、專業(yè)性等特點，各級管理部門要加強(qiáng)對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；領(lǐng)導(dǎo)；重視

現(xiàn)代工作中，檔案管理工作作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作，在方式、手段、管理、服務(wù)上都得到了提高。為人們不斷觀察和研究提供了依據(jù)。利用科學(xué)和與時俱進(jìn)的管理方式進(jìn)行檔案管理，對任何一個管理單位或企業(yè)來說都具有一定的重要性。

一、檔案管理工作的意義及作用

隨著我國的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變。合理科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。因此，檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。

檔案管理工作的作用：第一，作為考察依據(jù)的作用。檔案管理作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作，它與其它的文獻(xiàn)是不一樣的。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實憑證而存在；第二，作為參考的作用。檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，任何單位或企業(yè)都有自己的檔案管理室，當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據(jù)。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作。

二、檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作的規(guī)范化。檔案管理工作具有保密性，為確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露，要對檔案管理工作采取集中式的管理，對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，包括對檔案袋實行統(tǒng)一的印制，對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標(biāo)準(zhǔn)等。只有使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任工作都得到了規(guī)范。檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎(chǔ)工作，對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。

（二）檔案管理工作的信息化。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實現(xiàn)信息化。檔案錄入的及時與靈活性，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

（三）檔案管理工作的安全性。在檔案管理工作中，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中，都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密。因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全性得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制。在檔案的查閱上，制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒有通過批準(zhǔn)的人員不能進(jìn)行檔案查閱制度。

三、檔案管理工作策略

在日常工作中，我們不僅要做好具有重要性的檔案管理工作，還要改變檔案管理者的內(nèi)外素質(zhì)，增強(qiáng)其專業(yè)的知識，實現(xiàn)檔案共享價值，才能使檔案管理工作跟上企業(yè)和單位發(fā)展步伐。

第一，檔案管理工作的質(zhì)量問題會受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響，因此要加大對檔案管理者的綜合水平培養(yǎng)。在檔案管理工作中，要加強(qiáng)檔案管理工作人員對檔案材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計、檢索等相關(guān)的工作。目前檔案管理工作越來越現(xiàn)代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進(jìn)行改革，只有具有專業(yè)知識的管理者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。

第二，要加強(qiáng)檔案管理工作的保密與安全，確保檔案的不丟失、泄密。因此，要安排專門的檔案管理人員對檔案進(jìn)行管理，同時要在安全工作上做好一切措施。除了檔案管理工作的保密與安全之外，檔案所具有價值和共享也是人們不斷關(guān)注的焦點。所以，檔案管理人員要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，采用多種形式，及時、準(zhǔn)確、迅速的開發(fā)和利用檔案資源，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。

總而言之，在當(dāng)前的新形勢下，我國的檔案管理工作具有政策性、機(jī)密性、專業(yè)性等特點，各級管理部門必須在人力、物力、財力等方面給予大力支持，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。各級領(lǐng)導(dǎo)要學(xué)會和認(rèn)識、理解檔案管理工作的重要性及作用，企業(yè)和單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９堋，F(xiàn)代工作中，檔案作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要依據(jù)，為人們不斷觀察和研究提供了依據(jù)。利用科學(xué)和與時俱進(jìn)的管理方式進(jìn)行檔案管理，對任何一個管理單位或企業(yè)來說都具有一定的重要性。

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