如何突破醫院檔案管理中存在的突出問題

馬艷玲

摘要：本文從醫院檔案管理在醫院整體結構中的位置入手，深入挖掘檔案管理中存在的問題，進而為完善和發展中醫院檔案管理工作提出合理的解決辦法。

關鍵詞：現代化醫院；問題；辦法；途徑

醫院檔案是醫院的信息中心，是現代化醫院整體結構中重要的組成部分，它擁有重要的情報源，承擔著搜集、整理、傳播和利用檔案情報資料的重要任務，是醫務人員進行知識更新和獲取信息的重要場所，其作用不再是簡單為臨床醫療、教學、科研管理做好一般服務，且要利用計算機網絡技術現代化手段，提供高速、高質量、個性化、多元化知識創新服務，為臨床大夫的業務提高、病例總結、提高自己對本學科的業務水平有舉足輕重的作用，但是傳統醫院檔案管理體制已不適應現代化醫院建設和發展需要，尤其是中醫醫院不僅要學習最先進的醫療技術，還要對傳統的古典醫籍進行現代化的學習。本人多年從事中醫醫院檔案工作，發現工作中存在一些問題加以總結，并對改革之道提出自己的一點建議，和大家商榷。

一、存在的問題

（一）缺乏明確的目標和措施

在我國，醫院檔案的管理主要是隸屬于各個醫院的行政主管機構，依附于各自所在醫院行政管理部門，多數醫院因為資金和人員配置的問題往往忽視醫院檔案的作用，通常缺乏明確的任務目標和具體的措施，且因為各家醫院檔案隸屬于不同的行政機關，所以相互之間聯系較少，是各自為政的發展模式。

（二）檔案管理模式問題

館藏資料和數據庫 “大不全，小不精”，既重復浪費又出現資源閑置，雖步入網絡化時代，但難以實現真正意義上的資源共享。結構不合理、種類不全，現行的管理體制嚴重制約檔案發展。尤其是中醫院要求不僅對醫學的最前沿知識進行了解掌握，還應對中醫古籍進行信息化管理，以便更好的學習和繼承傳統醫學知識。

（三）人事管理體制和機制不完善目前，許多醫院檔案人員正規編制少、年齡偏大、專業不對口、學歷參差不齊和知識結構不合理，只能進行一般工作。這種管理體制上的弊端造成醫院檔案無法自主進行在職人員新舊更替，人員結構得不到優化，專業的檔案學、醫學和外語人才匾乏，尤其是專業的中醫學檔案管理人才更是鳳毛麟角，直接制約著中醫醫院檔案各方面的發展。

（四）財力、物力的匱乏

由于現在的醫院多是自給自足，大部分的財力、物力都被放在醫院的醫療設備的更新、人才的培養和擴建病房等硬件建設上。相對于這些，醫院檔案的投入很少，或者沒有。造成醫院的檔案陳舊，沒有信息化，不能為醫院的科研和人才培養提供保障。

二、解決的辦法與途徑

（一）加強目標管理

醫院檔案是為醫療、教學和科研服務的，必須加強其目標管理，切實為臨床醫務人員提供有效的文獻資料。當今世界已進入信息時代，“知識劇增”已使醫學科學的基礎學科不斷分化，各學科之間發生著大跨度、全方位的相互滲透、影響和補充。在臨床醫用方面，新技術層出不窮，臨床科研人員必須及時掌握有關情報，避免重復別人的工作。選題時有助于確定實驗對象、樣本大小、施加因素、指標的制定、誤差的控制等方法；在論文撰寫階段可加深理論認識，提高論文質量。臨床科研的各個環節都要借助于文獻。不斷改變自己的服務目標，整合自己有限的資源，除了數字化外，對實物型不斷的更新換代，根據發展的要求，不斷增加檔案的數目、種類，使檔案變成一個數字與實體相結合、古典與現代相結合、更人性化的服務。

（二）重視人員培養配備管理

檔案的人員管理包括檔案工作人員和讀者兩個方面：檔案工作人員是媒介。要重視專業隊伍的思想建設，充分調動工作人員的積極性和主動性。合理配備各種專業技術人員，做到結構合理，層次分明，比例適當，人員穩定。合理建立目標責任制。做到評聘結合，責權利統一。要對檔案工作人員的錄用、調配、培訓、進修、考核、工資、福利、獎懲等方面給予有效引導和管理，做到獎勵機制和約束機制的統一。制定各種規章制度和實施細則，并嚴格遵守執行。使各個部門、環節、工序既相對分工，又密切聯系，保證檔案系統的正常運行。做到高、中和住院醫師各取所需，針對不同的專業和重點科室進行重點服務。

（三） 改變財力、物力管理

醫院檔案的財力主要是醫院撥的經費，經費是支持檔案系統運轉的重要能量來源。醫院應根據其發展規則，對經費的使用時間、方向、數量進行綜合平衡，合理確定經費開支項目。有計劃添置復印、縮微、聲像、計算機等設備，并建立審核、監督機制，確保有限的經費用在刀刃上。

（四）科學的時間管理

時間的管理著眼于速度、效率?？茖W制定文獻在各個環節、工序上的運行時間，制定采訪、編目、檔案保管、借出、歸還的時間，提高檔案的流通速度，提高有效工作時間，嚴格控制文獻在部門運轉的時間，減少無效時間。盡量調整開放時間，為讀者提供最大的方便。

三、結束語

中醫醫院檔案根據自身的發展特點，響應政府應出臺的各種優惠政策，用科學發展觀的理論指導改革現行的管理體制，轉換運行機制，創新發展模式，根據各個醫院的具體情況聯合其他中醫院檔案，集中人力、財力、館藏資源，實行科學管理，實現資源共享和個性化、多元化創新服務，必將為中醫藥事業和中醫院自身的發展做出巨大的貢獻。