論不同時代檔案管理者角色定位的轉換

王海嘯

摘要：高職院校檔案工作者是高校檔案的直接管理者和看護人，在檔案信息化的新形勢下，高校檔案工作者將面臨一個全新的工作環境，需要更新定位自己在檔案領域的角色，之前，檔案管理員這個角色已不能適應和滿足檔案信息化時代下的新要求，那么，作為一名高校檔案管理者該如何定位自己的角色呢？

關鍵詞：角色；定位；信息化；高校檔案工作者

檔案是人們在社會實踐中產生，保存備查的原始的歷史記錄。一直以來，檔案管理人員一直被忽略甚至遭到誤解，在許多的人眼中，檔案管理員只是從事簡單的文件庫房的保存者、看護者，工作環境清靜悠閑，工作一成不變，什么人都能從事這項工作。事實證明，這種觀念是極其錯誤的，實際情況是檔案工作是一項政治性，知識性，文化性，技術性，專業性，非穩序性強的一項管理工作，只有科學，有效的對檔案進行管理，是任何一個單位建設和發展不可或缺的保障基礎。因此，對高校檔案人員的角色定位的一系列問題的研究和探討成為了檔案管理工作的重要組成部分。

一、檔案工作者的角色定位的意義

檔案工作者角色定義是什么？在人們的實踐意識中，以為檔案工作者的存在是為了“向社會提供大量自身職責范圍的可靠記錄，為公眾保存文化遺產”，近些年來，社會對這個定義有了新的理解，檔案工作者的角色就是“保管者”，保管“一切社會活動中的文件材料”，檔案人員的使命就是“整個社會利用者的代表，對檔案進行鑒定、保管，利用”。重新全面認識檔案工作，從而對檔案工作者角色也進行全新的定位與轉換，這是我們全社會和高校需要普遍關注和重視的問題。

二、在傳統的管理模式下，檔案工作的角色定位

（一）首先檔案管理人員是從業者

同社會人一樣，高校檔案管理者首先是從業者，他（她）擔負著檔案管理工作，這一職業本身賦予的必須遵守的職業道德和職業責任。這份職業道德和責任就是完整、有效的維護，保護歷史真實的憑據。從法律和行政管理的角度對檔案材料進行鑒定，篩選，分類，保管，盡可能完整保護原始證據，為利用者提供詳細準確的憑據。因此，檔案工作者從保管者轉變為檔案信息資源的產生者和提供者。

（二）檔案管理人員是守護者

《中華人民共和國檔案法》修訂之后，對檔案的歸檔范圍和保管期限提出了新的要求，檔案管理部門不但要確保對檔案的保護，同時也要對非國家的所有檔案進行有效的分總和提供利用，檔案管理者要繼續擔任檔案業務活動記錄證據的保護者，也要關注不予被重視而忽視的相關檔案材料，或為社會記憶和歷史特征的守護者。

（三）檔案管理者是傳播者

在信息社會，知識經濟和現代科學技術的新要求下，檔案管理人員的角色發生著巨大的轉變。在以往傳統的檔案利用過程中，檔案管理員為利用者提供所需的檔案，是被動的工作，扮演的是一個傳遞者的角色，而在新的科技時代的要求下，檔案管理工作者應該成為檔案信息資源的傳播者，對檔案信息的深層次的開發和利用，主動地為利用者提供檔案信息查詢。由一名默默無聞的幕后工作者轉為信息資源臺前的推廣者。

三、在信息化新形勢下，檔案工作的角色定位

新的環境和變化要求檔案工作者應以更開放和積極的姿態審視自身角色的轉變，扮演好以下角色，以適應在信息化環境下的職業角色定位。

（一）信息的管理者

檔案工作者以其職業優勢成為社會中重要的信息管理者，他們掌握著單位的檔案信息資源，但如何有效地進行檔案管理并充分發揮其價值，成為發揮檔案部門職能的關鍵。因此，信息資源的管理者在工作中要著重從以下三方面著手，一是重視檔案部門是處于檔案和利用者之間的中間人的地位。二是強調檔案部門的工作職能，即建立利用者和檔案的聯系。三是轉變檔案部門職能重心，由相對單一實體檔案管理轉向綜合的信息管理。從根本上說，就是檔案工作者要從意識上明確開放、利用的宗旨，合理優化檔案信息資源結構，使檔案資源成為高效的信息庫，使檔案工作者成為積極的信息資源管理者和塑造者。

（二）文件的審核者

在信息化環境下，檔案部門傳統的按部就班的工作環節被前端控制的方式所取代。檔案工作者要從文件形成的源頭核查文件形成的全過程，以此來確保檔案的真實性和完整性，即稱作文件的審核者。要成為一名合格的文件審核者，檔案工作者要把自身定位于信息管理的前沿，這樣才能確保前端控制檔案的形成質量。檔案工作者除了具備基本的專業知識和技能外，還要熟練地掌握檔案軟件、檔案系統各環節的操作技術，確保及時介入檔案的形成、保管和維護。

（三）檔案服務手段和方式的創新者

檔案服務手段和方式創新強調四個轉變：從機械化服務轉變為智能化服務，從標準化服務轉變為個性化服務，從階段性服務轉變為全過程服務，從滯后服務轉變為超前服務。要實現以上轉變，一是改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式，將更加豐富的編研形式呈現給用戶，實現同一事物的多種表現形式。二是通過高校檔案網絡化，讓“死檔案”變成“活資源”，在為用戶提供豐富檔案信息的同時，讓用戶通過網絡能夠快速、有效地獲得所需信息。三是集成檔案信息資源，在信息技術集成平臺上，豐富和優化檔案信息資源，使檔案資源間建立有機的聯系。四是改變利用者獲取資料的方式和途徑，檔案信息得到最大限度的發揮和利用，為用戶提供個性化的服務。

總而言之，高校檔案工作者必須明確定位自身的社會職責和職業價值，找準方向，不斷適應時代需求的變化，以積極的，上進的職業行為為高校檔案事業的發展屢行職責，實現自身職業發展的良性循環。