完善電子化函證審計(jì)的措施探討

張曉芳

【摘要】：函證是審計(jì)學(xué)術(shù)語，是指審計(jì)人員為了得到有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表或者相關(guān)項(xiàng)目信息而通過第三方獲取相關(guān)信息，獲得審計(jì)數(shù)據(jù)的過程。本文通過對電子化函證的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，分析了電子化函證發(fā)展過程中存在的問題，并給出相關(guān)改善措施，供讀者參考。

【關(guān)鍵詞】：函證；電子化；審計(jì)；改善措施

函證是重要的審計(jì)程序之一，是為了獲取相關(guān)審計(jì)信息而進(jìn)行的重要步驟。由于函證的獲取方是第三方的來源，因此數(shù)據(jù)的可靠性高。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)函證的獲取和審計(jì)中消耗的人力物力非常高，且處理效率低下，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的數(shù)字化信息處理模式。隨著數(shù)字技術(shù)的大力發(fā)展，電子化函證在世界各國被廣泛應(yīng)用。憑借數(shù)位化操作，電子函證審計(jì)能夠減少時(shí)間成本，除了提高處理效率之外，還能夠減少紙張油墨的使用，節(jié)省制作成本的同時(shí)降低了碳排放。但是電子化函證在我國的發(fā)展尚不完善，還存在很多問題。因此本文從現(xiàn)狀出發(fā)，分析目前電子化函證存在的問題，并綜合相關(guān)信息給出改善建議。

1、電子化函證的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著數(shù)位經(jīng)濟(jì)（Digital Economy）的大力發(fā)展，科技和金融的結(jié)合越來越緊密，金融科技在企業(yè)的日常應(yīng)用中越來越廣泛。在此背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)函證在逐漸向數(shù)字化函證進(jìn)行過渡。但是由于各國情況不同，其金融水平發(fā)展程度差異大，因此電子化函證在各國的發(fā)展程度也有所不同。國外包括美國、法國、日本等過的大型銀行都已經(jīng)相繼建立起了函證處理中心，集中處理會計(jì)事務(wù)所或第三方要求的銀行函證。在美國，已經(jīng)有超過100所的銀行不再在業(yè)務(wù)過程中使用紙質(zhì)函證。而是將自己的函證業(yè)務(wù)交由第三方資金函證機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)在溝通銀行和會計(jì)機(jī)構(gòu)的過程中使用數(shù)字化的加密手段和簽名來確保函證業(yè)務(wù)中信息的安全性。這就需要銀行和會計(jì)機(jī)構(gòu)相應(yīng)地將自己的資料進(jìn)行數(shù)字化處理，配合第三方的業(yè)務(wù)流程。在2007年，英國銀行家學(xué)會等一些會計(jì)協(xié)會就達(dá)成共識規(guī)定英國的每家銀行都必須建立獨(dú)立的電子化銀行詢證函中心。與澳大利亞的銀行詢證函的電子提交系統(tǒng)處理方式相似，會計(jì)機(jī)構(gòu)通過線上的系統(tǒng)向銀行提交詢證函，而銀行也通過該系統(tǒng)進(jìn)行回函。通過對電子化函證進(jìn)行處理，減少了函證郵遞時(shí)遺失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)經(jīng)過第三方資金函證機(jī)構(gòu)的審計(jì)，也減少了被審計(jì)機(jī)構(gòu)的舞弊行為。國內(nèi)到目前為止，我國的電子化函證發(fā)展尚不完善，還存在很多問題。許多機(jī)構(gòu)和銀行仍然停留在紙質(zhì)函證的階段，國家也出臺了相關(guān)通知，促及相關(guān)機(jī)構(gòu)建立完善的電子化函證處理機(jī)制[1]。

2、 電子化函證審計(jì)中存在的問題

2.1第三方函證機(jī)構(gòu)建立困難。集中化的函證處理中心的建立是一個(gè)系統(tǒng)的建構(gòu)工程，涉及因素過多，需要得到銀行和會計(jì)機(jī)構(gòu)的配合。不僅需要國家金融管理機(jī)構(gòu)的政策引導(dǎo)，涉及到具體的架構(gòu)方面，其組織規(guī)范、運(yùn)營理念和業(yè)務(wù)流程等還需要我國的相關(guān)從業(yè)人員去積累經(jīng)驗(yàn)。在電子化函證本土化的過程中不能生硬地照搬外國經(jīng)驗(yàn)，需要根據(jù)我國特色社會主義社會的具體情況和需要，去設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成。同時(shí)，函證中心的經(jīng)費(fèi)來源也是面臨的現(xiàn)實(shí)問題。

2.2電子化函授信息安全隱患。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)函證，電子化函證在某些方面的風(fēng)險(xiǎn)被進(jìn)一步加大。由于電子化函證數(shù)字化的特點(diǎn)，在審計(jì)過程中，審計(jì)人員對于回函者的身份信息的鑒別變得困難。相比紙質(zhì)函證而言，電子化函證的可視化的書面信息減少。為了確保函證的安全性，必須對數(shù)碼簽名、函證印章進(jìn)行數(shù)字化的加工。這同時(shí)又加大了技術(shù)難度，對相關(guān)機(jī)構(gòu)提出了新的挑戰(zhàn)。由于信息化系統(tǒng)或多或少存在系統(tǒng)安全的隱患，這就加大了機(jī)構(gòu)利用系統(tǒng)漏洞進(jìn)行作弊行為的可能。目前，相關(guān)從業(yè)人員的數(shù)量少，專業(yè)能力不足，這也是制約電子化函證發(fā)展的重要因素。

2.3電子化函證信息準(zhǔn)確度不高。由于我國電子化函證的發(fā)展程度不高，相關(guān)規(guī)范也不完善，因此在審計(jì)過程中，被審查單位和會計(jì)機(jī)構(gòu)對于電子化函件中的信息更改難以及時(shí)察覺，對雙方機(jī)構(gòu)的身份信息和授權(quán)情況難以確定[2]。同時(shí)，在會計(jì)機(jī)構(gòu)利用第三方機(jī)構(gòu)獲取函證時(shí)，若取證程序不規(guī)范，則可能降低函證的可信度，導(dǎo)致信息收集不全，從而影響審計(jì)的正常進(jìn)行，無法保證信息的可靠度。

3、 完善電子化函證審計(jì)的措施

3.1完善相關(guān)規(guī)范和審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。從傳統(tǒng)函證向電子化函證的轉(zhuǎn)變過程中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)化的管理被引入到管理流程之中，因此，需要針對此情況建立新的審計(jì)規(guī)范，確定電子化函證審計(jì)過程的業(yè)務(wù)流程[3]。只有建立了規(guī)范和系統(tǒng)的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，對于電子化函證的管理才能高效和準(zhǔn)確。

3.2建立第三方函證機(jī)構(gòu)。在函證審計(jì)過程中，利用第三方的資金函證機(jī)構(gòu)對信息進(jìn)行獨(dú)立驗(yàn)證，有助于減少被審計(jì)單位舞弊行為的發(fā)生，提高信息的準(zhǔn)確度。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，金融業(yè)務(wù)逐漸增多，各類函證的需求量增大，因此建立獨(dú)立的第三方函證機(jī)構(gòu)對于保證經(jīng)濟(jì)活動的正常進(jìn)行，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要作用。目前來講，我國第三方函證機(jī)構(gòu)的發(fā)展尚處于萌芽階段，相關(guān)技術(shù)規(guī)范，組織架構(gòu)和資金來源尚不明確。

3.3提高信息化系統(tǒng)的安全性。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)是進(jìn)行電子化函證審計(jì)工作的基礎(chǔ)條件。在利用金融科技提高審計(jì)效率，減少審計(jì)成本的同時(shí)，還需要注意加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性。利用諸如端對端的加密技術(shù)，數(shù)字加密，數(shù)據(jù)存儲安全技術(shù)和保留操作日志能手段，加強(qiáng)系統(tǒng)和電子化函證的安全性。同時(shí)，相關(guān)機(jī)構(gòu)也要加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立科學(xué)的審計(jì)工作流程，明確審計(jì)工作相關(guān)崗位的職能，加強(qiáng)審計(jì)工作的監(jiān)督，以減少舞弊行為和操作不當(dāng)引起的失誤。

結(jié)語

電子化函證是數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，順應(yīng)著時(shí)代發(fā)展的潮流。目前，電子化函證在我國發(fā)展尚處于初級階段，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該利用國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，完善電子化函證的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和流程。建立可靠的第三方函證機(jī)構(gòu)，提高審計(jì)系統(tǒng)的安全性。通過采取合理的措施，促進(jìn)電子化函證在我國的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】：

[1] 中華人民共和國財(cái)政部.關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范銀行函證及回函工作的通知[Z].2016.7.12

[2] 石文先， 張瓊. 關(guān)于銀行函證信息化的思考[J]. 中國注冊會計(jì)師， 2016，14（10）：22-23.

[3] 王梓殷， 李萌. 完善電子化函證審計(jì)規(guī)范性研究[J]. 經(jīng)濟(jì)師， 2017，23（10）：127-128.