融合視域下通信建設項目檔案管理模式的優(yōu)化研究

田煜

摘要：文章以通信建設項目檔案管理實踐為基礎，探討項目檔案管理存在的問題及成因，提出融合視域下管理模式的優(yōu)化方案，梳理管理模式優(yōu)化實踐的啟示，以期為項目檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：建設項目項目檔案管理模式

通信建設項目是通信企業(yè)提升服務質量、管理水平和運營效率的基石，通信建設項目檔案（以下簡稱項目檔案）的質量直接影響項目的維護、改擴建等的效率和效果。但隨著企業(yè)各項改革深入推進，項目檔案在管理體制、制度建設、人員配置、技術手段、質量管控等方面的現狀，已無法滿足科學管理的需要。筆者以中國聯通河南省分公司為例，從三個方面探討項目檔案管理模式的優(yōu)化路徑。

一、通信建設項目檔案管理存在的主要問題及成因分析

（一）體制機制運轉不暢

企業(yè)改制后，檔案工作弱化、邊緣化跡象明顯，項目檔案的管理體制機制運轉不暢。一是由集團公司統一領導，按照項目管理權限分級管理，采用“統一制度、統一標準、統一要求、統一內容”，[1]進行統一驗收的管理體制受到沖擊。二是以垂直管理為主的體制，造成地方檔案局對央企項目檔案工作指導不夠。三是由各級分公司檔案館組織協調項目檔案管理的運行機制也難以為繼。

（二）管理制度執(zhí)行困難

項目檔案管理制度是依法依規(guī)治檔的基礎，但有制不遵、隨心所欲、各自為政現象比較突出。其原因主要有，國家有關項目檔案的管理制度，未進行本地化；行業(yè)項目檔案管理制度更新滯后，無法與技術發(fā)展相適應；參建單位遵循的管理制度兼容性差，標準不統一；項目建設單位和參建單位檔案意識不強，項目建設重質量、進度和投資管理，輕檔案管理。

（三）人員配置難堪重任

檔案人員專業(yè)化是檔案管理現代化的標志之一，[2]項目檔案管理人才是支撐項目檔案實現“完整、準確、系統、安全”管理的基礎和前提。[3]目前項目檔案人員配置存在四大不足：一是業(yè)務素質不高，缺乏良好的專業(yè)素養(yǎng)；二是人員更換頻繁，隊伍不穩(wěn)定；三是責任感激發(fā)困難，崗位與薪酬低于其他專業(yè)技術人員，責權利不匹配；四是話語權較弱，在項目管理中處于弱勢地位。

（四）技術手段存在壁壘

中國聯通目前的項目管理系統和數字檔案館是由不同部門分別建設、管理，獨立運行的兩套系統，二者尚未實現互聯互通和數據共享。另外，MS、合同系統及其他參建單位產生的項目文件因無統一的數據接入平臺，亦無法實現共享。這種因缺乏統一規(guī)劃，無開放共享平臺造成的技術壁壘，制約了項目檔案管理水平的提升。

（五）檔案質量不盡如人意

現行的管理模式，已為項目檔案質量埋下了隱患，項目檔案不完整，文件材料未同步形成和收集；項目檔案不準確，存在圖物不符現象，無法準確體現建設過程和工程概貌；項目檔案不系統，分類、組卷和排序標準不統一；項目檔案安全受到威脅，丟失、損毀、失密、泄密偶有發(fā)生。

二、融合視域下通信建設項目檔案管理模式的優(yōu)化

“融合視域”指以融合為理念的視野或構架認識事物，既包括管理資源、技術等的融合，又包括關聯要素的相互融入和滲透。下面從六個方面探討融合視域下的項目檔案管理模式優(yōu)化方案。

（一）融合管理資源，理順體制機制

1.外部管理體制。企業(yè)應正視檔案工作弱化的客觀事實，將項目檔案工作由行業(yè)垂直管理調整為屬地管理，由地方檔案局負責項目檔案的監(jiān)督、檢查和指導。

2.內部管理體制。企業(yè)將項目檔案的組織管理權移交至項目檔案管理委員會（以下簡稱委員會），其作為企業(yè)常設機構，由分管建設和檔案工作的領導及檔案、技術、監(jiān)理人員組成，并設立辦公室負責日常工作。檔案部門具體負責項目檔案的業(yè)務指導和質量審核工作。

3.企業(yè)運行機制。檔案部門應改變被動介入，既當裁判員又當運動員的現狀，由委員會統籌企業(yè)內外資源，建立委員會統領，建設部門組織，檔案部門指導，法律部門監(jiān)管，財務部門把關的運行機制。

（二）融合制度優(yōu)勢，構建約束機制

融合項目檔案制度優(yōu)勢，構建科學有效的約束機制，發(fā)揮保駕護航作用。首先，融合國家與行業(yè)項目檔案管理制度，建立具有通信行業(yè)特色的檔案管理制度體系；其次，融合通信行業(yè)與參建單位項目檔案管理制度，樹立既“以我為主”又體現專業(yè)特點的制度理念；再次，融合項目檔案管理制度與管理系統，將制度嵌入數字檔案館，實現智能控制；最后，建立制度的定期優(yōu)化與更新機制，并納入考核指標，確保制度的適用性與執(zhí)行力。

（三）融合人才資源，打造管理團隊

委員會負責整合、聘用通信運營商、檔案局、檔案中介機構中的項目檔案管理專家，并加強培訓和管理，建立動態(tài)人才庫。建設部門根據項目特點和人才儲備情況，隨機匹配相應專家，打造管理團隊。專家報酬從項目預算中按照一定比例進行支付，職責是審定項目招標文件、合同中有關項目檔案質量的條款，制定管理計劃，培訓專兼職人員，組織項目檔案驗收，跟蹤整改存在的問題。

（四）融合技術平臺，實現數據共享

融合技術平臺，實現數據共享是提升項目檔案管理質量和效率的重要手段。首先，打破PMS、ERP、合同、MS等系統與數字檔案館間的信息孤島，實現系統間的項目檔案數據共享；[4]其次，增設數字檔案館數據導入功能，將著錄信息通過定制的excel表格直接導入，并在條目下掛接電子原文，實現參建單位間數據共享；再次，通過數字檔案館的統一建設和互聯互通，實現上下級項目檔案數據共享。

（五）融合業(yè)務流程，提升檔案質量

以內控建設為抓手，從四個層面融合業(yè)務流程，是提升項目檔案質量的有效途徑。一是融合同類項目歷史數據，編制文件清單模板，通過針對性收集，提高完整率；二是項目監(jiān)理與檔案質量管控相融合，通過監(jiān)理提高項目檔案數據的準確性；三是項目檔案整理與業(yè)務指導、人員培訓相結合，提升項目檔案的規(guī)范性、系統性；四是項目安全檢查與項目檔案安全管理相結合，以防為主，防治結合，確保項目檔案的安全性。[5]

（六）融合管理手段，構建倒逼機制

融合管理手段，構建倒逼機制，有利于提高參建單位對項目檔案的重視程度。一是行政手段。通過檔案局監(jiān)督指導，執(zhí)法檢查，竣工驗收等活動，倒逼項目管理者將項目檔案工作納入崗位責任制。二是經濟手段。嚴格執(zhí)行項目檔案質保金支付三方（建設、財務、檔案）會簽制度，倒逼參建單位重視檔案工作。三是法律手段。在項目招標文件和合同中明確項目檔案質量標準，提升漠視項目檔案工作的法律風險，倒逼參建單位提升依法依規(guī)治檔的自覺性。

三、融合視域下通信建設項目檔案管理模式優(yōu)化實踐的幾點啟示

（一）及時轉換角色，推進依法治檔

新形勢下，項目檔案工作者應及時完成由整理者向管理者的角色轉換，構建與企業(yè)現狀、人員配置和項目特點相適應的管理體系。在此基礎上，完善優(yōu)化管理制度，積極推進依法依規(guī)治檔。

（二）強化溝通協調，實現借風揚帆

在項目檔案管理中，應樹立大檔案觀，強化溝通協調，讓參建單位認識到項目檔案管理人人有責。同時，把關鍵節(jié)點融合滲透到建設、財務、法律、信息化等部門工作流程，利用其管理資源和技術手段，實現借風揚帆。

（三）統一質量標準，做到公平監(jiān)管

檔案部門應協調項目檔案的外部指導標準與內部執(zhí)行標準相統一，規(guī)避無所適從風險；確保各參建單位執(zhí)行統一質量標準，避免檔案質量參差不齊；確保不同性質和規(guī)模的建設項目歸檔標準一致，避免重大輕小；確保建設合同中約定的項目檔案質量標準與驗收標準相統一，避免發(fā)生導向性錯誤。上述標準“四統一”將減少爭議，確保公平。

（四）明確職責界面，形成監(jiān)管合力

采購部門負責把檔案質量要求列入招標文件和合同條款，確保檔案形成階段的質量，避免亡羊補牢；項目主管部門把項目檔案過程管理任務列入監(jiān)理工作職責，做好收集、積累和利用工作，避免過程管理失控；檔案部門切實把好驗收關，并構建倒逼機制，避免事后無人問津；委員會負責統籌協調，構建從形成、管理到驗收、歸檔的立體防護體系。

四、結語

項目檔案管理模式優(yōu)化應精準定位問題，制定對策，把握策略，以融合理念為指引，立足管理實踐，破解管理瓶頸。在繼承中發(fā)展，在發(fā)展中優(yōu)化，在優(yōu)化中提升，穩(wěn)步推進項目檔案完整、準確、系統、安全質量目標的實現。

*本文系河南省檔案局2017年度檔案科技項目計劃《地方重大通信建設項目檔案管理創(chuàng)新》（項目編號：2017-R-26）的階段性成果之一。

參考文獻：

[1]金霞.《北京市重點建設項目檔案工作檢查辦法》解讀，北京檔案[J].2015（1）.10-12.

[2]華榕.檔案專業(yè)復合型人才建構的核心因素，渭南師范學院學報：綜合版[J].2016（24）.86-91.

[3]國家檔案局，國家發(fā)展和改革委員會.重大建設項目檔案驗收辦法[EB/OL].（2006-06-14）[2018-3-2]. http：//www.360doc.com/content/16/1118/16/30512368_ 607571351.shtml.

[4]楊茜雅.中國聯通全國性數字檔案館建設實踐的理性思考，檔案學研究[J].2014（4）.22-25.

[5]全國檔案工作標準化技術委員會.國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范：DA/T 28-2002[S].北京：國家檔案局，2002：3.

作者單位：中國聯通河南省分公司