淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

馮驥

摘 要：為了適應社會快節奏的發展，各個企業也在不斷的尋求進步，企業辦公室的管理水平也在不斷的提升，其管理模式也從傳統的抄寫模式轉變為信息化的自主模式。辦公室綜合管理水平的提升對企業的發展具有十分重要的意義。本文首先闡述了辦公室綜合管理水平的提升對企業發展的意義，然后分析了當前辦公室管理中存在的問題，最后給出了提升辦公室綜合管理水平與效率的有效途徑，以供相關工作人員參考。

關鍵詞：辦公室；綜合管理；有效途徑

引言

隨著市場經濟的迅速發展，企業所面臨的競爭和發展問題也愈來愈突出，快速提升辦公室綜合管理的水平，對企業的發展也越來越具有十分重要的作用。因此企業要想在行業內脫穎而出，成為行業的“領頭羊”，就必須探索能夠提升辦公室綜合管理水平的途徑，利用有限的人力資源完成企業的各項事務，使企業能夠健康、穩定的運轉。

1提高辦公室綜合管理水平實際意義

只有保證企業的基本工作措施，才能為企業的發展奠定堅實的基礎，從而實現長遠的發展。辦公室對企業來說具有上下協調聯通和潤滑及調和作用，是上層領導管理層與下層職員之間的溝通媒介，是一個信息和數據的中轉傳達的機構，也是整個單位運營的樞紐和調度控制中心，對整個企業的發展具有十分重要的作用。

2辦公室綜合管理中的問題

目前，很多企業尤其是國有企業的辦公室綜合管理還存在不少問題（如圖1），以下將從三方面進行分析。

2.1管理思想僵化

企業在長期的發展過程中，受到社會、人文環境的影響，已經逐漸的形成一種管理模式。隨著企業的發展，此種傳統模式已經不能適應現代企業辦公室綜合管理的需要。傳統管理模式在開展具體工作的時候，經常存在守舊和僵化的思想，部分企業為了彰顯自我，經常在實際工作中制定一些不顧現實情況，脫離實際的目標，導致目標實現過程太難，甚至為成完任務弄虛作假。這樣的目標不僅對工作人員的熱情和積極性是一種嚴重的打擊，而且很大程度上浪費了企業的人力物力。還有一部分企業制定的企業目標過于寬松，在很短的時間內完全可以完成，卻規劃了很長的時間，這樣也養成了工作人員的“拖延癥”，使其工作效率嚴重下降，長期如此不利于企業的發展。

2.2傳遞信息效率低

在辦公室綜合管理中，傳遞信息有時需要一層層的向下傳遞。傳統的信息傳遞方式是利用書面材料的形式從一個部門傳遞給另一個部門，這不僅浪費了時間，還使得信息的準確性和時效性得不到保證。同時，在上下級之間進行信息傳遞的時候，需要設置一些專門篩選人員，這樣不僅會浪費一些人力，還會浪費很多的時間，導致信息傳遞效率嚴重下降。

2.3管理體制落后

傳統的辦公室管理體制已經不能適應現代企業的發展，有些企業在落實管理的時候，只是循規蹈矩，沒有與時俱進，致使工作人員無法全面開展工作，并且無法有效處理一些新生事務，對綜合管理效率產生了嚴重的影響。因此企業在與時俱進的過程中一定要創新管理體制。根據企業的實際發展情況，制定相應的管理體制，切實的提升辦公室的綜合管理水平。

3提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

3.1構建有效體制規范日常工作

在開展辦公日常工作時，企業一定要重視管理體制的建設，加強對日常工作的規范，有效的提升辦公室的綜合管理水平。企業可以從以下幾方面著手：第一，構建有效的會議體制。會議是企業日常工作必不可少的一種交流溝通形式。定期與不定期會議的召開，能夠充分的反應辦公室工作人員的工作狀態與工作任務的完成情況，這樣的會議也不一定要坐在一起面對面，可以通過手機和網絡約定好時間和議題，這樣可以充分利用時間和空間，進而提升效率。因此企業一定要構建有效的會議體制，摒棄傳統會議模式內容空泛、靈活性差的缺點，結合企業實際的發展情況，改善會議的內容，在確保會議精神有效傳達的情況下縮短會議的時間，從而有效的提升辦公室綜合管理水平；第二，構建有效的溝通體制。因此企業在開展具體工作的時候，可以首先利用網絡平臺為工作人員布置任務，在任務具體執行的時候，利用手機短信提醒相關工作人員，實現各層級之間的有效交流溝通，提高信息的傳遞效率，保證工作任務能夠按時按量的完成，從而促進辦公室綜合管理水平與效率的提高。

3.2加強人力資源管理落實以人為本原則

在辦公室綜合管理的過程中，企業一定要加強人力資源的管理，明確人力資源管理對企業發展的重要性，落實以人為本的管理原則，促進辦公室各項工作的全面展開。人性化的管理理念也是開展辦公室人力資源工作的基礎。企業可以從以下兩方面進行人力資源的管理工作：第一，加強對辦公室工作人員的人文關懷。相關管理人員要加強對辦公室工作人員的生活和工作的關注力度，改善辦公室的工作氛圍，使員工在輕松和諧的環境中開展工作，不斷調動其工作熱情和積極性，實現辦公室工作的全面落實；第二構建有效的獎懲體制。從工作人員自身角度考慮，以工作人員利益為標準，明確工作人員的工作目標，嚴格落實獎懲體制。針對獎懲體制的構建而言，一定要加強人性化的考慮，合理獎勵與懲罰工作人員，促進工作人員工作熱情的調動。企業在構建體制之前，必須對辦公室的實際情況加以了解，使得體制能夠切實的發揮其效用，提升工作人員的工作效率和質量，從而提高辦公室綜合管理的水平與效率。

3.3強調風險管理重視監督作用

辦公室綜合管理工作涉及的內容很多，所以其在日常工作中面臨的問題也比較多，存在一定的工作風險。為了提升辦公室的綜合管理效率，避免工作風險的發生，企業就要強化風險管理，全面落實責任制，重視監督工作的落實，保證工作人員在規定時間內可以完成相關工作，提升工作效率，促進工作任務的全面落實，為企業的發展奠定堅實的基礎。通過管理工作效率的提高，可以明確任務分配，保證各部門與人員之間的有效配合，在規定的時間內完成相關的工作內容，達到預期的發展目標；對企業的縱向發展而言，通過任務的層層落實，使得每一層的每一個工作人員都有屬于自己的工作目標，實現了企業整體發展的統一性和高效性，有效的促進了辦公室綜合管理水平與效率的提高。

結束語

為了適應現代社會快速的發展節奏，企業必須提升辦公室的綜合管理水平，為企業的發展提供有利的保障。從目前的情況看來，企業的辦公室綜合管理還存在一定的問題尚待解決，企業應通過構建有效體制，規范日常工作；加強人力資源管理，落實以人為本原則；強調風險管理，重視監督作用等幾方面全面提高辦公室綜合管理水平，為企業的可持續發展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

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