廣西高校圖書館低利用率文獻合作儲存運行機制研究

(廣西科技大學圖書館，廣西 柳州 545006)

國家對高等教育的大力投入和教育部開展的本科教學質量評估工作，極大地促進了廣西高校圖書館文獻資源建設的長足發展。各高校為了順利通過本科教學質量評估，加大了文獻資源購置費的投入和紙質文獻的采購力度。隨著紙質文獻采購量的逐年增長，再加上原有館藏文獻的老化，圖書館積累了大量的低利用率文獻，占據圖書館有效服務空間而造成新書上架困難。一些高校館通過擴建或重建新館來緩解儲存空間不足的問題，也嘗試建立密集書庫、儲備書庫等方式擴容文獻儲存空間，但每年大量紙質文獻采購，加上圖書館拓展服務功能，建立諸如討論室、研習室、創客空間、IC空間等所占用的館藏空間，新增館藏空間很快就達到飽和狀態。在館舍面積增長嚴重滯后于文獻增長速度的情況下，如何存放低利用率文獻，釋放圖書館空間，已成為當下圖書館管理難題。本文采用問卷調查，在廣西南寧、柳州、桂林、玉林、梧州和河池等地共調查13所醫學、理工、師范和綜合類本科院校圖書館，建校歷史在50年以上的有9所，其館藏紙質資源在100萬—350萬冊。主要圍繞圖書館館藏情況、儲存困難的文獻類型、是否有密集庫、低利用率文獻的儲存和保護等內容展開，基于調查數據，對廣西高校圖書館低利用率文獻合作儲存的運行機制展開研究。

1 低利用率文獻合作儲存的背景分析

1.1 紙質圖書累積量大，儲存空間匱乏

隨著館齡的增長和紙質圖書的逐年增加，以普通圖書一般使用壽命為10年計算，所有被調查館都不同程度地積累了大量的低利用率紙質圖書(見圖1)，低利用率紙質圖書在館藏總量的比例最高的占到了72%，最低的也有22%，有七成圖書館的低利用率紙質圖書所占比例在44%—72%，只有三成館所占比例在22%—29%[低利用率所占比例=(館藏總量-2005年后的圖書量)/館藏總量]。比例低的館是其所在學校建校歷史較短，只有10—30年，以新書居多。而大部分館的低利用率紙質圖書累積量較大，占用了大量有效儲存空間。因此，各館不同程度地出現了儲存空間緊張的問題(23%緊張，39%較緊張，38%異常緊張)。儲存最緊張的是紙質中文圖書，有12個圖書館存在此問題，其次是中文紙質期刊和學位論文，其他文獻類型的儲存暫時較寬松。為了擴容文獻儲存量，有77%的圖書館建有密集書庫，有15%的圖書館打算建密集書庫，用以保存那些暫時不被讀者使用、借閱率偏低的圖書。大量低利用率文獻和新書按索書號混排在一起，造成書架擁堵，給整架和排架增加了不小的難度和工作量，也給讀者快速獲取文獻造成困難，從而降低了館藏文獻整體的利用率。

圖1 中文紙質圖書館藏總量統計數據

1.2 保護措施欠缺導致低利用率文獻因損壞被剔舊

文獻保護一直是圖書館的重要職責之一，但蟲害、水災和地震等自然災害的不斷危害及火災、戰爭等人為因素造成的破壞，都在以不同災害形式，不斷影響著文獻保護的開展，威脅著文獻收藏機構文獻保護職能的實現。圖2反映出大多數圖書館對文獻保護只著眼于防火、消除蟲害和修復破損圖書，沒有采取溫濕度的調控、防塵、紫外線殺菌和防酸堿，沒有制定詳細的文獻保護預案和保護措施，其中有四家圖書館沒有采取任何保護措施。可見，大部分圖書館的文獻保護意識薄弱，保護措施有限，其原因是大多數圖書館人手不夠，財力有限，把精力集中于新書采購管理、讀者借閱和信息服務等工作，而疏忽了對低利用率文獻的保護，造成廣西許多高校圖書館每年常有低利用率文獻因損壞而被剔舊。廣西氣候溫暖，熱量豐富，雨水充沛，全區各地年平均氣溫在16．8～23．3℃之間，各地極端最高氣溫為33．7～42．5℃；各地年降水量為 1 060～2 658 毫米。濕熱天氣居多，四季常有水南風天，空氣濕度非常大，為霉菌和蟲害生長提供了很好的條件。保護措施不當，紙質文獻極易發霉和長害蟲。因此，對紙質文獻的保護首要加強防火和溫濕度控制，同時輔以防蟲、防水和防塵等其他保護措施，使文獻資源能長期有效保存與利用。

圖2 文獻保護措施的調查統計數據

1.3 低利用率文獻無序存放

雖有77%的圖書館自建密集書庫來儲存低利用率文獻，但密集書庫也只是權宜之計，不能徹底解決低利用率文獻長期儲存困難的問題。對于館藏累積量較大的圖書館，在密集書庫無法承載更多低利用率文獻情況下，為了使新書盡快上架流通，常把出版時間長、借閱量少或借閱量為零的文獻進行下架、打包，然后堆放到倉庫或臨時存放于書庫某個地方。知識老化固然會讓文獻失去利用價值，但不是所有知識都會隨著時光流逝而失去其學術價值，只在某一時段暫不被讀者喜愛。如果對下架文獻沒有進行學術價值評估，極易把一些學術價值高借閱量少或暫時無人借閱的文獻錯下架。這種無序存放的文獻，使得其在未來某個被需要的時刻，無法滿足讀者借閱需求，極大地制約了文獻的學術價值發揮，也不利于文獻保護。

1.4 本科教學水平評估讓低利用率文獻難以剔舊

剔舊是圖書館節省空間的一項常規性工作，但它給圖書館造成的直接危害就是減少了館藏總量，又難以應對讀者的隨機性需求，降低用戶文獻需求的滿足率。圖3顯示，67%的圖書館對低利用率文獻進行過剔舊處理，33%的圖書館沒有剔舊。部分館沒有進行剔舊，不是因為館藏中無剔舊文獻，而是因為館藏總量未達到評估指標要求，不敢輕易剔舊。對低利用率文獻采取剔舊處理的圖書館，是因為被剔舊的文獻破損嚴重無法再利用，而不是真正意義上對文獻藏書質量進行評估而進行的剔舊處理。長期以來，館藏數量是圖書館向外展示自己實力的重要指標，館藏總量和生均擁有量目前尚未達標的大部分廣西高校圖書館對剔舊都很慎重。文獻無法剔舊，館藏空間增長又嚴重滯后于文獻增長速度，從而導致圖書館的館藏空間日趨緊張。

圖3 低利用率文獻剔舊處理的數據統計

1.5 服務環境變化和服務功能的拓展急需實現低利用率文獻合作儲存

MOOC浪潮的席卷，專業國際認證及國家“雙一流”建設的大環境影響，再加上讀者閱讀興趣的轉移及閱讀載體的變化，推動了高校圖書館的思變和改革。在維持傳統服務正常運行的同時，思考如何去拓展新的服務功能來吸引讀者，成為當前高校圖書館急需思考的管理難題。低利用率文獻的儲存管理牽制了高校圖書館大量的人力、物力和財力，制約了圖書館服務功能的拓展和管理效能的提高。圖4和圖5是某一調查館的讀者借閱量和數據庫下載量。圖4反映出2012年到2014年，讀者借閱量逐年走高，2013年增幅較大，但從2014年到2016年，讀者借閱量逐年直線下滑，降幅不小。圖5反映出2011年到2014年，數字資源下載量逐年增多，但從2014到2016年，數字資源的下載量逐年減少，降幅較大。兩組數據反映出讀者對圖書館的依賴正在減弱。主要是因為碎片化閱讀和淺閱讀成為讀者的一種閱讀習慣，他們依賴于在電腦和手機等移動終端上閱讀，對圖書館文獻資源的利用興趣逐漸減弱。因此，服務創新才是解決讀者到館率、文獻借閱率和數字資源下載量逐年下滑的“良藥”。而低利用率文獻合作儲存能為圖書館服務創新開辟有效的服務空間，釋放圖書館有限資源。

圖4 2012—2016年讀者借閱量統計

圖5 2011—2016年數據資源下載量統計

綜上所述，廣西高校圖書館低利用率文獻急需實現合作儲存。各圖書館雖在密集書庫的排架方式、運行機制、管理和服務模式等方面取得一些實踐經驗，但都是各自為政，缺乏合作與共享理念。單館的文獻管理成本大卻收益小，無法從根本上解決館藏空間危機與文獻激增之間的矛盾，也無力保管好文獻，由單個館獨力保存文獻的儲存模式已不適應圖書館的發展及文獻妥善保存的需要。在館藏空間無法同步增長的情況下，合作儲存成為解決文獻迅速增長和館藏空間緊張矛盾、妥善保存文獻的最佳途徑，可以有效解決各館文獻管理乏力、管理成本高和文獻利用率不高的局面，真正實現地區范圍內的文獻穩態增長機制，對解決各館普遍存在的文獻存儲空間危機具有非常重要的意義。

2 低利用率文獻合作儲存的運行機制

低利用率文獻合作儲存運行機制就是低利用率文獻合作儲存系統各要素之間，以及與合作儲存系統密切相關的其他社會要素之間相互聯系、相互作用的工作方式。構建高效合理的運行機制，有助于促進低利用率文獻長期有效保存和共建共享，提升文獻所含知識的轉化和利用效率。

2.1 保障機制

2.1.1 政府的支持和推動。合作儲存是一項繁重和復雜的系統工程，涉及跨區域、跨行業、跨校和各層級高校圖書館，需要政府、學校和圖書館等機構的通力協調與合作，也需要大量的人力、物力和財力支撐，單憑圖書館的內在需求和圖書館聯盟難以推動和實現。國外發達國家能順利開展和實施低利用率文獻的合作儲存，關鍵在于政府的支持和推動。廣西要順利實現合作儲存，在借鑒和吸收國外先進的儲存理論和實踐的基礎上，更需要政府在政策、法律和資源等方面給予大力支持，由其主導和制定發展規劃、整合資源、配備人力和物力，才能使合作儲存有法可依，有章可循、有人可用、有錢可使。因此，由廣西區政府牽頭，成立合作儲存的最高管理機構，由其提供思想指導、權利分配和戰略指引，制定合作儲存的綱領、法規與政策，明確成員館的責權利，平衡成員館之間的利益，并負責與政府協調溝通，與政府保持積極穩固的關系，并構建和維系高校圖書館與社會的良好關系。最高決策機構下設負責具體事務的理事會或董事會，由其制定合作儲存的規章制度、工作流程和文獻調撥原則等，管理和監督項目的具體運作，平衡成員館之間的需求、溝通和利益分配。理事會或董事會成員可由南寧、柳州和桂林三個區域的大型高校圖書館的館長們組成，由其負責合作儲存政策和決策的上傳下達及管理方面的組織協調工作，調動成員館的館長們積極參與議題討論并協助達成共識，謀求共同利益訴求，保證合作儲存的良性運行。

2.1.2 資源保障。資源保障主要表現為三個方面：一是文獻資源保障。明確送交館對其送交的文獻享有所有權和使用權，但不可撤銷已送交儲存庫的文獻，同時享有其他館送交文獻的使用權。這種方式既保證了成員館對其館藏資源的所有權，規避了送交館館藏總量減少的風險，又可以共享其他館送交的文獻資源，消除了師生對送交文獻影響自己學習和研究的擔心，又有效地保護了合作儲存館藏資源的穩定性，提高文獻的保障能力。同時，確定儲存庫每種文獻的最佳復本量，降低儲存成本，提高文獻容納量，同時也要規避保留一冊復本有可能丟失或破損而帶來的缺失風險。二是資金保障。合作儲存的經費開支主要包括書庫建設、書架、網絡通信設施、管理系統、文獻保存和保護、人力成本、服務成本和自動化設備的購置等。其經費首要來源于政府財政撥款，其次是成員館按館藏規模、文獻年送交量、讀者數量、文獻借閱量、工作人員數量和投入保障設施等因素確立各自承擔的費用，再次可吸收社會資本和基金會的資金支助，拓寬資金來源，增強儲存庫的資金保障。三是人力資源保障。合作儲存項目建設期間和后續發展中，涉及很多專業性強的工作內容，需要由專業能力強、具有一定學科背景和工作經驗的館員來承擔，因此，要優化合作儲存庫的人員配備，從崗位設置和人員配備等方面加大政策傾斜和扶持，并不斷完善人才培養和激勵機制，加強對從業人員的專業技能培訓和職業道德培養，合理提升服務人員待遇，改善其工作環境，提高從業人員的職業歸屬感和獲得感。

2.1.3 技術保障。技術保障主要涵蓋三個方面：一是自動化管理系統。儲存庫自動化管理系統要與各成員館的自動化管理系統無縫鏈接，暢通無阻地實現書目共享和文獻借閱服務，成員館在自己管理系統中能查詢和借閱儲存庫文獻。二是編目數據質量。儲存庫文獻來自各成員館，各館的機讀目錄數據質量參差不齊，有的成員館的編目數據著錄遵從國家圖書館的標準進行著錄，有的館的編目數據著錄遵從CALIS標準進行著錄。同時，分類標引和主題標引標準不一：如分類標引塊，有的館細分程度較高，有的館分得比較粗放；主題標引塊，有的館的主題項做得比較標準規范，而有的館主題標引質量不高。因此，在源頭就要嚴控編目數據質量，制定合作儲存編目數據的統一著錄標準和格式，嚴格要求各成員館對提交到儲存庫的編目數據進行修改和審校，確定無誤后方可提交到儲存庫管理系統中。而對于同種文獻但編目數據不一致的情況，以著錄規范的數據為準進行合并，同一種文獻只保留一條編目數據。三是儲存庫的設備保障。采購專門設備加強對儲存庫文獻的妥善保護，采取防火、消除蟲害、溫濕度調控、防塵、紫外線殺菌和防酸堿等保護措施。同時，在資金許可情況下，添置先進的服務設備來減輕人力成本的消耗，有助于提高工作效率和管理效能。

2.2 管理機制

2.2.1 確立以區域為中心的儲存管理機制。權衡地域、政治、文化和經濟發展等綜合因素，在廣西建立以區域為中心的合作儲存機制是最為理想的儲存模式。南寧、柳州和桂林三市分別是桂南、桂中和桂北的政治、經濟和文化中心，在三市分別建立一個中心儲存庫，集中儲存和管理各自區域的高校圖書館的低利用率文獻，能獲得最佳的社會效率和經濟效益。南寧市的中心儲存庫主要負責儲存和管理以南寧市為中心圈的所有高校圖書館的低利用率文獻，包括南寧、玉林、欽州和北海等地高校圖書館；柳州市的儲存庫主要負責儲存和管理以柳州市為中心圈的所有高校圖書館的低利用率文獻，涵蓋柳州、來賓和河池等地高校圖書館；桂林市的儲存庫主要負責儲存和管理桂北區域所有高校圖書館的低利用率文獻。三個中心儲存庫由廣西區政府統一規劃、協調和管理，南寧、柳州和桂林三市政府在政策、用地和資金等方面給予大力支持，能有效解決各高校圖書館低利用率文獻的儲存管理問題。從地區文獻配置和服務的整體角度考慮，擴大文獻服務的范圍和延伸服務的內容，能夠實現被儲存文獻使用價值的最大化。

2.2.2 服務機制。建立合作儲存庫，是為了充分地發揮文獻蘊含的學術價值和文化價值，通過圖書館的信息服務能把文獻的價值移植和轉化給讀者。合作儲存庫因文獻儲存密度大、到館讀者不多和工作人員少可實行閉架管理模式。儲存庫主要開展文獻借閱、文獻傳遞、復印和掃描等常規性服務，為讀者提供文獻信息。服務對象主要為成員館的師生，在保障師生的教學和科研需求外，也可全面向社會開放，滿足社會讀者的文獻信息需求。成員館只需承擔本館讀者的文獻借閱和文獻傳遞等服務費，而社會讀者需自行承擔各項服務費。

2.2.3 利益分配機制。保證成員館利益均衡是合作儲存長遠健康發展的重要前提。由于成員館的基礎設施、館藏規模、館藏質量和工作人員專業能力的差異，造成各館在儲存庫建設的投入和產出不匹配。在儲存庫建設、管理和服務過程中，如只強調資源共享而忽略各成員館投入與付出的成本，必然使得投人多的圖書館得不到應有的回報，而產出多的圖書館無需付出，從而使得共建共享活動無法持久進行。為了避免投入資源的不均衡和獲取利益的不公平而造成的矛盾，可通過兩種方式來滿足成員館的利益訴求：一是對合作儲存庫的低利用率文獻資源進行優化配置，實現資源共享，擴大影響范圍，滿足成員館和區域內讀者的文獻信息需求，提高其信息滿意度；二是建立經費補貼機制，按貢獻度對成員館分級分類給予補貼，從送交文獻量、參與人數、服務次數、文獻借閱量和文獻傳遞量等方面進行綜合考核。每年考核兩次，以半年為一個考核期，對綜合得分高的成員館、參與館員和讀者分類進行精神和物質上的鼓勵和表揚，調動其積極性。

2.2.4 協調監督機制。擁有高水準和互動性強的成員館，是合作儲存穩固發展的基礎。通過簽訂合作協議來協調政府與成員館、成員館與成員館、儲存庫管理方與成員館、儲存庫管理方與讀者之間的關系，促進他們之間的良好溝通和合作，明確政府的職責、成員館的責權利、讀者的權利和義務、儲存庫文獻的入藏條件、儲存條件、保存時限、管理規范和信息服務等，激發和調動各方的積極性和主動性。同時，要加強監督和檢查，不定期地召開會議，加強交流合作，總結經驗，找出問題，尋求對策妥善解決問題，對好經驗進行推廣和普及。

總之，低利用率文獻合作儲存是圖書館未來的發展趨勢。通過合作儲存，很大程度實現了低利用率文獻保存的完整性、利用和獲取的長期穩定性，促進了成員館在保存文獻和提供信息服務的相互依存和合作，減少各成員館冗余文獻的儲存管理成本，提高文獻管理效能，發揮其資源效益最大化，實現跨地域、合作開放、資源共享、互惠互利的文獻儲存服務模式。因此，探討合作儲存運行機制，對實現廣西區域內高校圖書館低利用率文獻的資源共享和利益互惠，解決各館低利用率文獻存儲困難和提高館藏利用率具有一定的現實意義。