基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

李健

摘要：在檔案管理方面，基于知識服務的檔案管理在適應企業發展和管理的過程中誕生了。在企業的經營過程中，對于客戶檔案的管理，一般來講歸于業務管理部門。但是有些企業客戶特別多，業務部門就此情況對客戶檔案采用分散管理的方法，如此一來集中客戶檔案就成了問題。為了適應企業目標，科學合理的檔案管理制度從企業戰略上看是不可或缺的目標成分，只有科學的檔案管理，才能夠有利于企業利益的實現。

關鍵詞：知識服務；檔案管理模式；理論

如今的時代是一個知識經濟時代，知識棲身在經濟活動的各個方面，對于生產性企業，生產加工和銷售分配環節都離不開知識的作用，所以說知識管理是企業不可或缺的管理內容。而檔案也可以歸納為企業生產知識的部分，因為服務特性是企業檔案工作的本質。由于利益對于檔案管理的要求，以及檔案管理作為知識管理本身的重要性決定了檔案管理模式。將企業的檔案管理和政府的檔案管理對比，從本質上看，企業是為了盈利而政府是為了服務社會，所以在檔案管理內容商企業與政府有所區別。但是同樣作為檔案管理又不可避免的存在內容上的重疊部分，比如檔案管理直接目標是為了提高服務效率。企業為了更好的實現盈利目標，政府為了轉變管理職能，并提高管理效率，兩者都需要優化檔案管理模式。

1 總體布局

動力基礎和目標成效是基于知識服務的檔案管理模式最重要的結構基礎。動力基礎又可以分為三個部分：1、管理體制，檔案管理作為企業管理的一部分，企業的管理體制對于檔案管理模式的構建有著指導性的作用。2、管理機制，管理機制是管理內容的各方面體現。比如監控機制，這是對管理工作的全面監控和約束以及問題反饋。3、管理流程，作為當管理的核心，管理流程大致可以分為檔案的檢索、檔案的收集、檔案的鑒定、檔案的整理以及檔案的服務這些過程。為了實現企業目標，動力基礎構建必須予以重視。組織的績效目標也是進行檔案管理需要考慮的因素之一，比如將組織學習、產品研究、戰略柔性以及客戶響應有機結合能夠更好地進行科學有效的檔案管理，給予企業目標實現盡量大的貢獻。

2 構建原則

2.1目標實現原則

當企業目標為利潤最大化時，檔案管理也應當為了實現企業目標而設定自己的分目標，這時利潤最大化則是檔案庫設置的指導方向。盡管檔案管理的目標是利潤最大化，但是檔案管理本身并不能給企業帶來利潤，就利潤貢獻而言，檔案管理的貢獻是將隱性價值更多的轉變為顯性價值而被企業加以利用實現利潤。所以說讓各個實現企業目標過程的環節變得快捷高效是檔案管理的目標。由于外部環境對于檔案工作的影響，檔案管理也應當接收外部環境變化的信號，不斷地在管理方法和理念上進行創新，這樣才能夠為企業高效的運轉，從而實現目標貢獻出力量。

2.2系統集成原則

當管理作為知識管理的成分，管理體質、管理機制以及管理流程之間的關系確定，都是為了企業目標實現，形成系統化的工作運轉，而檔案管理應當充分考慮由這三個方面來決定的管理有效性。

在當管理過程中，支持和被支持原則應當放在首位，檔案管理本身是為企業目標實現而服務的，企業的戰略愿景決定了檔案管理方向。為了更好的實現目標，檔案管理過程必須有將企業所有管理檔案工作聯系起來的步驟。上一級的管理目標也是檔案管理的指導方針，從管理方法和管理人員配置上，必須滿足企業目標的要求。

檔案管理過程的三個部分中，管理機制是檔案管理工作的結構，也是檔案管理工作的指導，比如檔案管理必須與企業組織關系相匹配，這樣才能夠有利于跨部門之間的相關方面的工作交流。這被稱之為指導與被指導作用。

檔案管理機制和其所指導的具體管理工作固然重要，但是監控在當管理過程當中也不容忽視，只有做好了對管理工作的監督和問題反饋，才能夠及時處理問題以及進一步優化管理模式。這樣有利于提高企業資源的運用效率。監督管理工作一定是在問題發生之后再予以反饋，這樣會形成問題發生和收到反饋并做出調整的時間差，那么這也要求檔案管理以科學的手段縮小這種時間差。不僅優化了管理工作的運行效率，還能夠有利于管理對象運營效率的提高。

2.3資源整合原則

高效的檔案管理也是有序的資源整合過程。對于檔案部門，首先必須有“大檔案”的思維架構，對于其他資源利用部門，也需要貫徹這一思想，企業檔案整合是從生成，流動，最后歸檔的過程，這個過程的實現需要其他部門配合。有序的檔案管理，應當體現檔案之間層次感和相互聯系，這決定了檔案管理對收集整理提出了分類要求。倘若出現了工作上的矛盾，檔案部門根據檔案之間的聯系做好調和矛盾的工作，這是企業穩健發展的需要，是企業實現經濟利益的必備，是企業可持續發展的要求。

參考文獻：

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