對做好檔案提供利用工作的幾點認識

宋來雙

做好檔案提供利用讓其發揮應有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。現結合自己多年從事檔案管理工作的實際，就如何做好檔案提供利用工作談幾點體會。

一、做好檔案提供利用工作的重要性

檔案提供利用工作的重要性是以服務社會各項事業發展為宗旨通過各種有效手段，開發、傳遞檔案信息，最大限度地滿足社會各方面對檔案的需求，充分實現檔案的價值。檔案工作重在服務，檔案工作的服務程度、力度、廣度決定著檔案工作的影響力，而這種服務主要是通過檔案利用服務工作來實現的。同時，社會各界也會通過利用服務這個窗口來認知檔案工作，審視檔案部門的工作效率和精神面貌。因此，檔案利用服務工作開展的好與壞，接待服務水平的高與低，不僅影響著檔案利用率，影響著檔案工作部門的形象，甚至影響著一個地區檔案事業的發展。

二、做好檔案提供利用工作的幾點認識

1提高認識、加強宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

（1）提高檔案管理人員的認識。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感只有熱愛檔案工作，獻身檔案事業，端正服務態度，完善服務措施，才能變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優質高效的服務。堅持做到“接待咨詢熱心、解答問題耐心、調閱檔案細心”。

（2）強化社會檔案意識。檔案工作涉及社會的各個方面，聯系千家萬戶。因此，就需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，在工作中自覺養成遵照檔案法律法規要求收集、整理、保管和使用檔案的良好習慣。

（3）轉變利用者對檔案利用工作的看法。由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對檔案廣泛的社會性和豐富的內容不甚了解，甚至認為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規的頒布實施和人們對檔案工作重要性認識的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已越來越成為整個社會事業中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識。

2.加強檔案基礎工作，是做好檔案提供利用工作的關鍵

（1）豐富館藏，優化館藏結構，是做好利用服務的首要條件。收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用要求。近幾年，檔案館及時接收檔案進館，擴大館藏范圍，做到門類齊全，結構合理，地方特色突出。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全，同時把好接收關，特別注意接收一些有科研價值的專業檔案。

（2）完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎上編制了文號索引、專題目錄、基礎數字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務，又進一步提高了檔案利用的工作效率。

（3）熟悉館藏是提高工作效率的有效途徑。作為查檔接待服務人員，全面熟悉館藏情況，掌握各全宗存放位置、各全宗部門的基本內容、基本職能，全宗之間的相互關系，及全宗管轄范圍、發展變化概況和所屬關系等有關情況，提高檢索速度，提高查準率和查全率

3.加強學習，健全制度，實現檔案管理現代化，是做好檔案利用工作的根本途徑

（1）加強對檔案人員的學習培訓。隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有充分利用各種形式，抓好檔案干部職工的政治、業務和科學技術的學習培訓，不斷提高“兩個素質”和管理水平，才能充分發揮檔案的作用，提供及時、準確、周到的服務。

（2）建立健全檔案工作各項規章制度?！稒n案法》第十條明確規定“各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配備必要的設施，確保檔案的安全，采用先進技術，實現檔案管理現代化”。為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，各級都建立了一套行之有效的制度。諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等，這些制度規范了檔案工作各個環節上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，確保檔案利用工作建立在堅實的基礎之上。

（3）逐步實現檔案管理現代化。目前，機關辦公自動化已廣泛啟動，檔案管理現代化也是必然趨勢，這對檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現代化的轉變，將是一場歷史性的變革，我們只有從現在起就抓緊工作，創造條件，才能盡快完成這個轉變，實現這個變革。