淺談SAP系統在企業人力資源工作中的應用

丁嚀

信息是人力資源管理的最基本的要素之一，信息技術的飛速發展對人力資源及其管理產生著深刻影響，人力資源管理工作對信息的要求是必須具備完整性、及時性、準確性、豐富性。我公司在普及信息化管理、追求精細化管理的大環境下，適時地引入了人力資源信息管理系統又稱SAP-HR系統（以下簡稱SAP系統），該系統是世界上最先進、運用最廣泛的管理信息系統軟件；是實現人力資源信息完整性、及時性、準確性、豐富性的有效工具；是精細化管理的必要支撐。現以我公司SAP系統的使用情況，進行論述，不足之處，歡迎指正。

一、公司基本情況

我公司成立于2006年12月，是集團公司的全資子公司，截至2017年底，在冊職工2300余人，所屬并表企業17家。

二、SAP系統三大模塊的特點和使用情況

我公司在集團公司的統一部署下，于2011年開始正式上線應用SAP系統，期間經歷了測試、調試、正式應用及2017年1月順利實現了區域一體化劃轉企業的接收工作等多個階段。根據集團公司SAP系統開發情況，現使用頻率最高，功能比較完善的為“組織管理”、“人事管理”、“薪酬管理”三大模塊。對應的是人力資源勞動組織管理和薪酬管理兩大業務。

（一）“組織管理”模塊彰顯“歸屬、管理”雙關系

“組織管理”模塊包括企業管理、內設機構管理、崗位管理，該模塊包含了企業的新建、變更和撤銷信息和內設機構、崗位設置，人員配置信息等主要信息，模塊是基于維護“對象”、對象之間的相互“關系”以及對象上的信息類型來進行信息管理的。通過將“對象”進行歸屬，來建立“層次關系”，以清晰地體現出各級企業“自上而下”的層級式組織架構，也就是我們可以在系統里隨時看到最新的組織機構圖。

通過信息維護，各企業勞動組織管理應用最多的查看和分析本企業機構設置和人員配置情況，可以通過在界面首頁輸入PPOME快捷鍵，隨時在系統中調取當前時間點本企業的“組織樹”，通過“下拉鍵”企業現有內設機構的設置、各內設機構所屬的崗位設置以及職位人員配置和空缺情況一目了然，為企業機構管理，人員管理提供信息支撐。二級企業通過查詢“組織樹”，可以實時查看其所管理的基層企業的機構設置和人員配置情況，對基層企業的內設機構、職位設置等情況進行檢查、監控、監督，防止超標準設置內部機構和超定員配置人員。

（二）“人事管理”實施“線上監督，線下審批”雙流程

“人事管理”模塊涵蓋了員工從入職到離職的全周期信息，通過“人員變動管理”維護員工的各種分類和工作狀態，并由此強制性地引發該階段員工的“人員信息更新”，凸顯系統數據更新的連貫性、完整性、及時性。

在做系統外人員入職以及跨二級企業人員調動等重要工作時，系統設置了嚴格的審批流程，需要在線下報送集團公司文號庫，在文號庫審核通過，并且上傳至系統后，新增公司方可在系統上新增人員。一項系統外人員入職或跨二級企業人員調動的工作流必須始于線下文號庫，終于線上的工作流審批。“人事管理”模塊的雙審批流程，體現了SAP系統開發在人員管理上的嚴謹、有序。

對于新入職人員的信息管理，系統開發了批量導入員工入職卡功能，新入職人員的信息可以由其本人在線下進行填寫，人資部在線下進行審核后，上傳至系統。并在線上申請入職工作流，通過唯一標識--人員編號將入職卡上的個人信息串聯至工作流起點，并上傳至上級公司處進行審查。該流程充分體現了人事管理模塊線上線下交替監督、審批的特點。

員工入職和跨系統調動的“線上監督、線下審批”流程，保證了新進入員工與集團公司批復文件的一致性，系統的應用也促進企業規范人事管理，重視人員招聘質量，減少了企業降低招聘標準，虛報職工人數的風險。

（三）“薪酬管理”推行“高集成、高精細”雙高要求

“薪酬管理”是基于集團公司的薪資制度開發的，對總額申報、下達管理、工資發放等進行有效規范和監控，并和考勤、保險福利等緊密集成、高度共享，且能提供全面準確的薪資數據報表信息的模塊。

“薪酬管理”的模塊設置是與集團公司工資總額管理辦法的要求相一致的，涵蓋了工資總額的核定，工資預算的申報和下達，工資總額的執行和調整，工資總額清算的全過程管理業務。通過對工資總額計劃、工資預控、保險公積金管理、個人所得稅管理、人工成本管理等子模塊的信息維護，可以輸出工資明細表、工資匯總表、工資臺賬、獎金明細表、獎金匯總表、薪酬月報、季報、年報、人工成本表等結果，系統如實地記錄了我們薪酬業務的每一個過程，甚至如果我們的日常工作都能按標準實施的話，日常工作完全可以通過系統完成，大大提高了工作效率。并且薪酬管理與人事管理緊密結合，相輔相成，一一對應的特點，在SAP系統也有充分的體現，必須先維護人事管理信息，上報人事報表，集團審核通過后才能維護薪酬信息，這樣在SAP系統使用之前，“人”、“薪”不符會時有發生的問題，在SAP系統使用之后，“人”、“薪”不符的情況得到了有效控制，可以每月做到與財務報表一致。在數據準確的基礎上，系統強大的邏輯糾錯能力，一方面增強了集團公司、二級公司對三級企業工資總額的監控、預警能力，另一方面也大幅度提高了薪酬數據的準確性。“薪酬管理”模塊充分體現了集團公司對薪酬管理工作的高集成、高精細的高要求，更代表著集團公司精細化管理的較高水平。

三、幾點體會

（一）數據維護質量是基礎

SAP系統發揮信息輸出的準確性、完整性、及時性一是有賴于各企業對基礎數據的維護，二是有賴于系統功能設計的完善，三是有賴于技術支持的及時有效，但最關鍵的還是基礎數據的維護，是保證精細化管理的基礎。信息不準確，信息虛假必然導致結果輸出結果的錯誤，那就失去了SAP系統應用的意義，作為人力資源一線工作人員，承擔著數據維護的繁重工作，肩負的責任非常巨大，要有十分的耐心、決心和責任感做好最基礎的工作，但一旦完成了最初基礎數據的維護，我們將能隨時調看企業基本信息，人員履歷表，企業薪酬發放進度等常用信息，及時為領導提供所需的人力資源基礎信息。

（二）流程設置規范是手段

SAP系統嚴謹的管理流程設置為規范企業人力資源日常業務流程，提高人力資源業務管理水平提供了有效的手段，適應SAP系統管理流程的過程，也是企業優化人力資源管理工作流程的過程，現在每月組織信息維護、崗位信息維護、入職、離職信息維護、薪酬信息維護、人員基本信息維護等日常管理工作都有嚴格的時間規定，比如每月25日前完成人員調動，每月最后一個工作日前完成人事月報的上報，每月15日前完成薪酬月報的上報等，其中的邏輯錯誤由系統糾錯，關鍵信息必須由上級部門審核，來保證基礎數據的準確。通過規范管理流程，我公司之前曾經出現過的，人員崗位調整以及入職、離職時間與薪酬發放不同步的問題得以解決，人員基本信息不準確、不完善的情況正在逐步好轉。SAP系統提供的信息數據正逐步為企業決策、人事調整、人才培養提供更加可靠的依據。

（三）專業數據共享是優勢

SAP系統為人力資源專業人員提供了規范化、標準化、高效化、透明化的工作平臺，人力資源管理各項專業工作數據維護均統一在SAP系統平臺上完成，確保了本企業人事信息數據庫具有高質量的信息數據的可能性。以前由于數據由不同的人員維護以及統計口徑不一致，同一個統計指標在各專業的統計分析中經常出現不一致的情況，在應用SAP系統后由于實現了數據共享，各專業在同一基礎數據中抓取統計數據，保證了數據統計的準確一致，一人統計，多人使用節省了重復統計的管理成本，擴大了系統數據的應用范圍，發揮了系統的共享優勢。

（四）工作效率提高是目標

工資發放、員工信息管理等工作作為人力資源管理日常性的事務，往往要持續占據人力資源管理人員的大量時間，手工操作不僅效率低下，而且容易出錯。同時，因為缺乏有效的技術手段，一些基礎性的人力資源信息收集和分析工作顯得十分繁雜，并且收集到的信息不能有效的共享。比如，當企業需要分析現有人力資源的數量、質量、結構和分布狀況時，有了SAP系統提供的基礎數據就可以極大的提高分析的質量和準確性。其次，SAP系統一個平臺匯集了勞動組織和薪酬管理的所有基礎信息，有助于企業迅速、有效地收集相關信息，加強內部溝通，加強對全系統人力資源管理的實時監控，提高人力資源管理部門的工作效率和管理的有效性。另外，SAP系統的報表自動統計功能使過去依靠人工去統計的數據減少了，提高了統計工作的準確性，降低了統計工作量，使我們可以將工作精力更多的放在人力資源管理上。

（五）歷史數據鎖定，保證工作平穩性

SAP系統特有的數據起止時間維護功能讓操作人員可以方便的查看系統歷史數據，專業人員崗位變動以及專業人員分工變化后，新接手人員可以在SAP系統中直接查看前一任操作人員之前由于人事變動引起的專業工作不連續情況得到了改善，保證了工作交接的平穩進行。