論如何提高人事檔案電子化管理

張麗春

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的的人事檔案管理方式己越來(lái)越不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，人事檔案電子化管理憑借其優(yōu)勢(shì)得到不斷普及。本文分析了當(dāng)前人事檔案管理工作的不足，并提出人事檔案電子化管理的對(duì)策，希望能促進(jìn)人事檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；電子化；服務(wù)

現(xiàn)在是電子信息化時(shí)代，對(duì)人事檔案管理提出了新的要求。應(yīng)用信息技術(shù)改變傳統(tǒng)檔案管理模式，已成為人事檔案管理的重要任務(wù)。企業(yè)的人事檔案管理工作中運(yùn)用電子信息化管理能提高企業(yè)的人事檔案管理效率，使其更加趨于規(guī)范化、科學(xué)化，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。因此如何提高人事檔案電子化管理，是每個(gè)人事檔案管理部門亟需考慮的問(wèn)題。

1.人事檔案管理工作特點(diǎn)

人事檔案管理是各級(jí)組織發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，新時(shí)期對(duì)于人事檔案管理提出了更高的要求，要從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)模式，勢(shì)必帶來(lái)陣痛，但人事檔案電子化管理帶來(lái)的效果、效率是傳統(tǒng)模式無(wú)法企及的，同時(shí)，人事檔案電子化管理也是積極響應(yīng)無(wú)紙化辦公、綠色辦公的號(hào)召。人事檔案電子化管理實(shí)現(xiàn)了電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理，按年限保存，査找方便快速。人事檔案電子化管理需要管理軟件的同時(shí)也需要管理好紙質(zhì)檔案，專利、證明、工法、技法等重要文件還是需要通過(guò)紙質(zhì)檔案保存。人事檔案管理不規(guī)范，則不能較好地保存不同時(shí)期、不同階段的人事資料，對(duì)組織發(fā)展和社會(huì)發(fā)展造成不良影響。因此要不斷加強(qiáng)檔案管理，提高從業(yè)人員素質(zhì)和能力。

人事檔案管理需按照特點(diǎn)和類別區(qū)分類別整理，按系統(tǒng)進(jìn)行編制與整理，以便快速、高效、準(zhǔn)確地査閱檔案。借閱電子化檔案須在人事檔案管理軟件中査找，借閱人需提交電子借閱申請(qǐng)，人事檔案電子化管理借閱方式以電子檔案借閱為主、紙質(zhì)檔案借閱為輔。人事檔案電子化管理，人事工作者還可以通過(guò)電話、電腦等方式，讓借閱人實(shí)實(shí)在在感受到人事檔案電子化管理的各種優(yōu)點(diǎn)。

2.人事檔案電子化管理是大勢(shì)所趨

人事檔案電子化管理可以利用管理軟件進(jìn)行管理，但為了防止借閱者將資料帶走，還需建立健全規(guī)范程序，如有發(fā)生泄漏人事檔案機(jī)密的情況，各類社會(huì)組織將通過(guò)法律手段予以解決。人事檔案電子化管理比傳統(tǒng)管理方便快捷安全，其中，電子信息軟件對(duì)人事系統(tǒng)管理起到不可或缺的作用。人事電子化檔案室建設(shè)，要及時(shí)制定修正管理制度，人事電子檔案移交過(guò)程注意規(guī)范保密，各級(jí)組織要加大宣貫力度，齊抓共管，堅(jiān)持人事檔案材料必須移交、移交人事檔案必須電子化的原則，通過(guò)與外部單位協(xié)商，如政府購(gòu)買服務(wù)等形式，解決人力、技術(shù)等問(wèn)題，加快推進(jìn)人事檔案電子化建設(shè)。人事工作者需定期進(jìn)行篩選和對(duì)比人事檔案材料，實(shí)時(shí)掌握人事檔案借閱情況，以往人事檔案調(diào)借需先由借閱人事先申請(qǐng)，事中登記借閱，事后還卷勾除，人事檔案電子化之后省去了此類麻煩。人事檔案管理軟件只有指定的管理員權(quán)限用戶才可以操作，人事工作者負(fù)責(zé)檔案信息錄入工作，為人事檔案電子化管理上了雙“保險(xiǎn)”。

3.當(dāng)前人事檔案管理工作的不足

3.1檔案的收集信息不足

目前，人事部門在收集組織內(nèi)部人員的檔案材料時(shí)普遍存在收集信息不足，各級(jí)社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)、中高層干部的信息收集比較齊全，但同時(shí)普通員工的資料信息殘缺、錯(cuò)漏，甚至基本信息均無(wú)，組織鑒定、考核等信息更無(wú)從談起。造成這一原因一方面是由于在招聘時(shí)，把關(guān)不嚴(yán)，另一方面是在檔案管理過(guò)程中沒(méi)有收集相關(guān)信息。

3.2檔案資料信息更新滯后

隨著社會(huì)的發(fā)展，人員流動(dòng)性較大，人事檔案必須及時(shí)更新。但現(xiàn)實(shí)中，實(shí)現(xiàn)人事信息更新及時(shí)準(zhǔn)確困難重重。人事檔案包含當(dāng)事人籍貫、學(xué)歷、學(xué)位、獎(jiǎng)懲等信息，但隨著人事異動(dòng)，事物變化，它不能及時(shí)反映當(dāng)事人最新的工作狀況。且人事檔案信息收集程度較困難，人事工作者需要較長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行更新，給人事檔案管理帶來(lái)滯后性。而這種滯后性給當(dāng)事人和人事工作者帶來(lái)困境，由于時(shí)間久遠(yuǎn)，補(bǔ)充人事信息困難。

3.3檔案資料可靠性較低

一方面，由于檔案信息更新滯后帶來(lái)的難題之一即補(bǔ)充檔案信息困難，補(bǔ)充的過(guò)程中信息的真實(shí)性待考。另一方面，人事部門對(duì)檔案資料審査力度寬松，當(dāng)事人的造假資料也可能蒙混過(guò)關(guān)。這兩方面就造成檔案資料可靠性較低，一旦人事檔案失去了真實(shí)性，這就是對(duì)當(dāng)事人不負(fù)責(zé)也是對(duì)其他人的不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，在一定程度上對(duì)社會(huì)造成不良影響，影響社會(huì)公平性。

3.4檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后

人事檔案電子化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。再者，人事檔案電子化管理系統(tǒng)軟件移植到其它用戶兼容性較低，不能全面實(shí)施、全范圍使用，且由于各類社會(huì)組織的層級(jí)結(jié)構(gòu)不一致，導(dǎo)致統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)困難，使用過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)各類問(wèn)題，導(dǎo)致人事檔案電子化管理發(fā)展難度大。社會(huì)發(fā)展日新月異，人員流動(dòng)大，組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案信息丟失情況增多，這些情況都阻礙了人事檔案電子化管理進(jìn)程。

3.5檔案資料安全性不高

人事檔案電子材料在運(yùn)行中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的安全問(wèn)題，計(jì)算機(jī)安全管理問(wèn)題也越來(lái)越重要。網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)不容忽視，各類社會(huì)組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全，才能讓整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。加強(qiáng)各類社會(huì)組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，防范黑客攻擊和病毒入侵，防止局域網(wǎng)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題故障，不同的社會(huì)組織對(duì)各自的系統(tǒng)安全漏洞需要采用相應(yīng)安全配置，加強(qiáng)安全防范。

3.6檔案管理人才缺乏

人事工作者一般只需掌握簡(jiǎn)單的基本人事檔案查詢功能，由于電子化的普及，人事檔案對(duì)于人事工作者提出了更高的要求。且由于人事檔案電子化發(fā)展速度越來(lái)越快，人事工作者使用電子化人事檔案軟件的能力滿足不了軟件設(shè)計(jì)的初衷。目前，人事檔案管理隊(duì)伍中電子化人才缺乏，不能較好地適應(yīng)人事檔案電子化建設(shè)，同時(shí)，由于部分社會(huì)組織單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)于電子化知識(shí)知之甚少，導(dǎo)致人事檔案電子化工作推動(dòng)困難重重，掌握人事檔案電子化管理的人才不斷流失。全員電子化素養(yǎng)有待提高，尤其是復(fù)合型人才嚴(yán)重匱乏，嚴(yán)重制約了我國(guó)人事工作改革的深入進(jìn)行。人事檔案電子化人才培訓(xùn)多且雜，實(shí)際效果堪憂，使人事檔案電子化人才緊缺，成為制約人事檔案電子化管理的難題。

4.人事檔案電子化管理對(duì)策

4.1要提高人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

做好人事檔案電子化管理必須首先提高人事工作者對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。人事檔案工作是各級(jí)組織工作的基礎(chǔ)，是優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)的先決條件，是提升組織工作效率和提高組織工作水平的必要工作。從組織內(nèi)部來(lái)說(shuō)，提高人事工作者對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)首當(dāng)其沖需要各級(jí)社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)層重視人事檔案管理，為人事檔案管理提供資源支持。

4.2健全人事檔案管理體系

目前很多組織人事檔案管理沒(méi)有一套成體系、成標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)。健全人事檔案管理體系需根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)條例統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立有法可依、有章可循的檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)。各級(jí)組織需結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況與檔案管理需求進(jìn)行完善，尤其是檔案保存、檔案査閱、檔案轉(zhuǎn)移等工作流程，必須保證檔案的安全性與準(zhǔn)確性，為開展人事工作提供基礎(chǔ)。

4.3建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案自動(dòng)化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過(guò)整理組織以機(jī)讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合。人事檔案電子化管理需建立一套健全的檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，搜集數(shù)據(jù)務(wù)必保證內(nèi)容完整，要求各級(jí)社會(huì)組織的員工認(rèn)真如實(shí)填寫人事檔案資料的同時(shí)，必須將重要的必填信息填寫完整，保證人事檔案信息的完整性。同時(shí)，人事檔案填寫的對(duì)象不僅包括各級(jí)社會(huì)組織中高層領(lǐng)導(dǎo)還需包括一般員工，只有事先嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)地收集人事檔案信息，才能建立起比較完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人事工作者要收集各級(jí)社會(huì)組織內(nèi)職員的畢業(yè)證書、學(xué)位證書等證明資料，并歸集存檔。

4.4完善人事檔案電子化系統(tǒng)

隨著員工流動(dòng)性越來(lái)越大，人事檔案管理工作越來(lái)越困難。人事檔案電子化管理為檔案管理借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方便工作開展，提供便捷的同時(shí)，還有很多工作要做，尤其是電子信息的更新。人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)是為了滿足多個(gè)用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計(jì)算機(jī)中以備使用的數(shù)據(jù)形式。人事工作者應(yīng)采取定期和不定期的方式統(tǒng)計(jì)更新本單位的人事檔案信息，并在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行同步更新，這樣才能維護(hù)人事檔案電子化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.5加強(qiáng)人事檔案審査

人事檔案電子化管理將電子技術(shù)融入人事檔案管理中，提高了工作的準(zhǔn)確性。但和傳統(tǒng)方式相比，一旦存疑，電子化人事檔案復(fù)核較難。在此過(guò)程中，人事工作者可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)對(duì)填寫資料內(nèi)容進(jìn)行審査，并運(yùn)用人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)存疑信息進(jìn)行糾合，從而獲取準(zhǔn)確的信息資料。同時(shí)，電子化人事檔案工作的科學(xué)規(guī)范，審査更加嚴(yán)格，增強(qiáng)了檔案資料的可靠性。

4.6構(gòu)建人事檔案資源平臺(tái)

人事檔案電子化管理可以全面實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化，為方便組織全體管理人員操作使用，首先要在人事管理機(jī)構(gòu)建立信息中心，構(gòu)建人事檔案資源平臺(tái)，發(fā)揮人事管理的指導(dǎo)作用。發(fā)揮電子化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案借閱者進(jìn)行分級(jí)開放和查閱授權(quán)，提高人事檔案信息服務(wù)水平。

4.7加強(qiáng)人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案電子化管理對(duì)于人事檔案管理者的個(gè)人職業(yè)能力與職業(yè)道德要求越來(lái)越高，人事檔案管理者，一方面要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。人事檔案管理工作內(nèi)容枯燥繁瑣，人事管理時(shí)間跨度大，調(diào)動(dòng)頻繁，一旦發(fā)生檔案丟失，往往對(duì)當(dāng)事人和人事工作者造成影響較大。另一方面，人人事工作者不僅要精于傳統(tǒng)人事管理工作，還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高電子信息技術(shù)水平和能力，同時(shí)由于電子化之后，人事工作者更應(yīng)強(qiáng)化原則意識(shí)，做好人事檔案的安全保密工作。組織對(duì)于人事工作者需要精準(zhǔn)定位，要求人事工作者有專業(yè)的分類管理知識(shí)，并且做好崗前培訓(xùn)教育，認(rèn)真評(píng)估綜合能力素質(zhì)，合格后方可上崗，并加強(qiáng)檔案抽査，提高人事檔案工作水平。

5.結(jié)束語(yǔ)

從傳統(tǒng)人事檔案管理到人事檔案電子化管理，人事檔案管理工作正處于從傳統(tǒng)向現(xiàn)代過(guò)渡的一個(gè)初級(jí)階段，改革帶來(lái)陣痛的同時(shí)也為人事檔案管理工作帶來(lái)提升。人事檔案電子化管理不僅減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破損、丟失、檔案信息不足等問(wèn)題，還提高了檔案借閱的整體效率。隨著社會(huì)認(rèn)識(shí)的提升和技術(shù)手段的進(jìn)步，人事檔案電子化管理工作也必將穩(wěn)步推進(jìn)人事檔案管理工作的開展，在此過(guò)程中，不僅需要人事工作者不斷提高自身綜合能力素質(zhì)，更需要各級(jí)組織加強(qiáng)監(jiān)管，加強(qiáng)引導(dǎo)，還需要社會(huì)為人事管理工作提供技術(shù)支持，為人事檔案管理工作提供便利，為社會(huì)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理必須要把握時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，認(rèn)真分析當(dāng)前存在的問(wèn)題，采取有效的對(duì)策，提高人事檔案電子化管理水平，積極推進(jìn)人事檔案管理信息化、電子化以及網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，才能為人事檔案管理工作提供便利，為企業(yè)的平穩(wěn)、健康發(fā)展提供有力保障。