辦公室檔案規(guī)范化管理新探

史海珊

摘 要：辦公室檔案管理的規(guī)范化已然成為一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，同時也是檔案工作管理至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)和步驟。基于此，本文主要分析了檔案規(guī)范化管理存在的問題，并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案規(guī)范化；管理；

1辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1豐富的現(xiàn)代管理手段

從目前我國企業(yè)引入先進(jìn)辦公型技術(shù)設(shè)備的數(shù)量來看，企業(yè)實(shí)行數(shù)字信息化的管理不僅是一項(xiàng)全新的挑戰(zhàn)，更是對辦公室檔案管理技術(shù)的革新。企業(yè)對辦公室檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理，可以讓系統(tǒng)化的辦公室檔案管理逐漸的走向現(xiàn)代科化學(xué)的管理道路，對于企業(yè)日后的發(fā)展具有非常重要的意義。因此，對辦公室檔案實(shí)行規(guī)劃化性的管理，在當(dāng)前市場環(huán)境下，占據(jù)較為重要的地位。檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，檔案管理人員需要常對檔案資料進(jìn)行整理、搜集，確保檔案檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，唯有這樣才能讓檔案資料在企業(yè)運(yùn)營過程中的充分的發(fā)揮其主要的作用，為尋找檔案資料的工作人員提供的便利。對檔案資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，可以使得辦公室檔案信息管理更加的規(guī)范，并且對于辦公室檔案管理人員的工作效率能夠起到一定的提升作用。因此，計(jì)算機(jī)檔案管理是企業(yè)現(xiàn)代檔案管理一種非常重要的手段。

1.2辦公室檔案規(guī)范化管理有利于及時掌握企業(yè)運(yùn)行狀況

企業(yè)的各個部門在部門工作進(jìn)行過程中都需將本部門的重要工作情況以材料的形式報(bào)送到檔案部門存檔。通過系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)的檔案管理工作，可以很方便的了解到各個部門的工作情況，掌握整個企業(yè)的運(yùn)行狀況，了解企業(yè)發(fā)展過程中存在的問題，方便集中分析各部門各環(huán)節(jié)的相互銜接是否合理，是否存在運(yùn)行不暢的制度流程，并及時進(jìn)行糾正調(diào)整偏差。

1.3辦公室檔案規(guī)范化管理有利于公司業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展

管理工作貫穿于運(yùn)行公司全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過規(guī)范化的檔案管理工作經(jīng)歷，對資料進(jìn)行整理和回顧，能夠吸收各部門資料中的精華，從而總結(jié)其中的經(jīng)驗(yàn)。通過辦公室檔案規(guī)范化管理，能夠及時反饋給各部門業(yè)務(wù)人員，方便探索更加有效的工作方法，從而促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的持續(xù)健康發(fā)展。

1.4有利于提高工作人員的素質(zhì)

標(biāo)準(zhǔn)化的辦公室檔案管理工作，能促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高和專業(yè)化水平的加深，在檔案管理的人員選擇上，要選擇責(zé)任心比較強(qiáng)、政治立場鮮明、業(yè)務(wù)水平比較高的工作人員。辦公室檔案的規(guī)范化管理會促使工作人員學(xué)習(xí)檔案管理的知識，促進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)的提高。

2辦公室檔案管理工作規(guī)范化的主要途徑

2.1做好檔案管理程序的規(guī)范化。

管理程序的規(guī)范化是檔案管理規(guī)范化最鮮明的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調(diào)檔等工作制定出工作流程.并且在日常工作當(dāng)中嚴(yán)格按照流程執(zhí)行。確保每一項(xiàng)工作都明確到人，保障其準(zhǔn)確與真實(shí)。另外，注重簡化檔案管理程序，盡可能在管理質(zhì)量與管理效率得以保障的前提下簡化辦公室管理程序，這樣也可以避免將多余的時間與精力花費(fèi)在檔案管理問題上。

2.2深化檔案管理意識，將檔案規(guī)范化管理納入領(lǐng)導(dǎo)干部議事日程中去

領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該對檔案管理加以足夠的重視，支持辦公室檔案管理工作的正常開展，能夠幫助其共渡難關(guān)。為辦公室檔案管理工作的開展提供支持。領(lǐng)導(dǎo)干部對辦公室檔案管理工作認(rèn)識的深度決定了辦公室檔案管理工作的發(fā)展前景。所以，需要根據(jù)辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)，開展檔案宣傳，培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，能夠?yàn)橹蟮囊?guī)范化檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

2.3建立完善的管理制度

制度是一個機(jī)關(guān)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的最基本的條件。同樣，這點(diǎn)也同樣在檔案管理工作中得到體現(xiàn)，制度既可以規(guī)范工作人員，也可以有效的提升工作人員在進(jìn)行管理的效率。所以，面對當(dāng)下辦公室管理普遍出現(xiàn)的制度漏洞問題，當(dāng)務(wù)之急應(yīng)該結(jié)合相關(guān)企業(yè)機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，制定相對完善的管理制度。一個完善的管理制度，首先需要完善的歸檔制度，檔案是記載企業(yè)機(jī)關(guān)工作信息、過程的一個載體。相關(guān)工作人員在進(jìn)行工作時需要及時對相關(guān)資料進(jìn)行整合歸類，并進(jìn)行明確分類保管。擁有一個比較好的管理制度后，還需要建立一個相對嚴(yán)格的安全制度，保證檔案工作安全有效，并結(jié)合相關(guān)領(lǐng)域的新技術(shù)，對檔案進(jìn)行信息化管理，以此保證其工作的安全性。最后，檔案管理還需要一個銷毀制度，檔案都有一個保存期限，保存期限是對信息空間最大化利用的體現(xiàn)。當(dāng)檔案保存到期后，應(yīng)該要有一個完善銷毀制度需要嚴(yán)格的銷毀流程，這樣有利于檔案管理工作的有效展開。需要建立完善的辦公室檔案管理制度，最主要需要企業(yè)機(jī)關(guān)的管理層認(rèn)識到規(guī)范管理辦公司檔案的意義與重要性。辦公室檔案管理的效率將直接影響機(jī)關(guān)企業(yè)的運(yùn)行。只有領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識到其工作的重要性，才會著手去完善一些相關(guān)的制度，使其工作走向規(guī)范化，從而提升整個企業(yè)機(jī)關(guān)的工作效率。在擁有一個完善的管理制度后，企業(yè)機(jī)關(guān)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行這些制度。不能得到切實(shí)實(shí)施，制度也會行同虛設(shè)，不能起到其應(yīng)有的作用。所以，在實(shí)施檔案管理制度時，管理層應(yīng)該加大制度的執(zhí)行力度。

2.4采用適合辦公室檔案管理的技術(shù)

當(dāng)今社會，信息技術(shù)已經(jīng)融入到我國行政工作之中，電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化已成為不可逃避的現(xiàn)實(shí)。辦公室檔案管理工作也要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，利用先進(jìn)技術(shù)，使檔案管理信息化。檔案管理部門要邀請專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合部門的工作特點(diǎn)，構(gòu)建有針對性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進(jìn)行，從而有效提高管理有效性。

總結(jié)：辦公室檔案的規(guī)范化管理，對單位工作的效率有著決定性作用，因此，要積極建立完善的管理制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)企業(yè)綜合素質(zhì)的提高，提高單位的整體實(shí)力和競爭力。

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