事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及強(qiáng)化管理措施

侯東林

摘 要：事業(yè)單位作為我國民眾服務(wù)的基石，其重要性是不言而喻的。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位所需要承擔(dān)的壓力也就越來越大。這就需要事業(yè)單位能夠按照自身的近況進(jìn)行有效的改革。而檔案管理作為事業(yè)單位管理的基石，是首先要考慮的部分，只有建設(shè)好檔案管理部門，才能讓事業(yè)單位有序的運(yùn)行，否則就會(huì)造成人員的混亂等情況的發(fā)生。因此，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新迫在眉睫。本文就是通過對(duì)當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理情況進(jìn)行探究，來淺析如何對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展；部門建設(shè)

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，這是當(dāng)前公認(rèn)的事實(shí)。因此任何的事業(yè)想也發(fā)展都需要借助科技的力量，事業(yè)單位想要更好的為人民服務(wù)，也需要更合理的運(yùn)用科技。而在事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新中，也必須要大量的有運(yùn)用科技，才能保證創(chuàng)新的成功。這就需要事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門足夠的重視，將大量的資金和人才投入檔案管理部門的建設(shè)中。有了這兩項(xiàng)硬性的保障，才能促使創(chuàng)新的成功。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員專業(yè)水平不夠

任何一項(xiàng)工作想要做好，都需要從業(yè)人員的努力。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，人們漸漸的發(fā)展，當(dāng)今世界的工作已經(jīng)越來越傾向于專業(yè)性，科技性，因此原本的苦力行為已經(jīng)無法有效的完成任務(wù)了。而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其主要采取的是人工錄入，整理和收納的形式，這種形式在當(dāng)前看來是弊端多多。不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且整理出來的文件也因?yàn)楸旧聿馁|(zhì)為紙質(zhì)，不容易保存，就會(huì)造成檔案的缺失。因此，檔案的改革應(yīng)當(dāng)從工作人員的專業(yè)來進(jìn)行，要任用有檔案學(xué)知識(shí)的專業(yè)人才進(jìn)行管理，要用腦力來代替體力。這樣才能保證工作的順利完成。

1.2 檔案管理設(shè)備落后

另一個(gè)方面就是事業(yè)檔案管理部門設(shè)備落后。這種情況的發(fā)生是因?yàn)槭聵I(yè)不夠重視檔案管理部門，因此難以對(duì)檔案部門進(jìn)行大量的資金支持。這就導(dǎo)致了檔案管理部門難以進(jìn)行設(shè)備的更新，完成信息化的建設(shè)。而且就算是設(shè)備引進(jìn)，一些單位也是用其他部門淘汰的計(jì)算機(jī)設(shè)備來填補(bǔ)檔案管理部門的空缺，這就讓檔案管理部門的工作效率低下。甚至有些事業(yè)單位根本不考慮檔案管理部門的信息化建設(shè)，依舊采取原始的手抄筆錄行為。在當(dāng)前這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，這種行為無異于讓檔案管理部門名存實(shí)亡。難以起到其應(yīng)有的作用。

1.3 管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

人員的交接問題，也是檔案管理部門的一個(gè)重大問題。但是一些事業(yè)不夠重視人員交接的問題，就導(dǎo)致了前任離開的時(shí)候，接任的人難以對(duì)前任的工作做到接盤。這就讓一些文件出現(xiàn)了疑似丟失的情況，也就是人們經(jīng)常說的“死檔”。

1.3.1 事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)有檔案的運(yùn)用不夠有效

事業(yè)單位中通常檔案資料比較多，但是這些檔案常年被擺在那里，很少得到有效的利用，因此也就導(dǎo)致檔案資料的應(yīng)用有效性不高。甚至還有些檔案知識(shí)的應(yīng)用也只是表面，無法充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。

1.3.2 檔案管理工作規(guī)定不夠規(guī)范

檔案管理工作本身比較復(fù)雜，關(guān)于檔案管理工作在事業(yè)單位中沒有具體的規(guī)范，因此在實(shí)際管理工作中通常都是管理人員想要怎么管理就怎么管理，這也就導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不佳。甚至檔案紙張也出現(xiàn)雜亂問題，在進(jìn)行檔案資料應(yīng)用的時(shí)候，尋找非常麻煩，影響檔案管理質(zhì)量，也影響工作效率。

2 事業(yè)單位檔案管理的強(qiáng)化措施

2.1 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)

在上述的情況中我們發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位的檔案管理改革最重大的問題就是人才的問題。因此，在檔案部門的建設(shè)中，一定要大量的引入專業(yè)的人才，這樣才能有效的提高部門運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。而且，現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)腦力勞動(dòng)的社會(huì)，在不久的將來，人力必然被機(jī)械所代替，因此，注重管理的設(shè)計(jì)和管理方法是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，也要努力的培養(yǎng)自己的專業(yè)人才，只有自己培養(yǎng)的人才是最為可靠的，也能夠有效的避免換人交接的問題，盡量的避免“死檔”的情況出現(xiàn)。不僅如此，檔案管理人才的培養(yǎng)，也能夠在未來檔案管理信息化數(shù)字化的時(shí)候發(fā)揮巨大的作用，讓事業(yè)單位的檔案管理走向更加先進(jìn)的道路，這是每一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展都必須經(jīng)歷，因此，培養(yǎng)人才是每一個(gè)事業(yè)單位都最為關(guān)注的事件之一。

2.2 檔案管理人員工作落實(shí)到人

在事業(yè)單位檔案管理人員交接工作中，也必須要制定相應(yīng)的規(guī)范制度，如果出現(xiàn)管理人員離職，則首先應(yīng)該完成交接工作。同時(shí)對(duì)于離職人員也必須留下自己聯(lián)系方式，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)問題，則可以讓單位立即和當(dāng)事人保持聯(lián)系，對(duì)于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量具有重要作用。而在具體工作中，每個(gè)人所管理的部分都要記錄在暗，這樣在檔案出現(xiàn)了問題的時(shí)候，能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到人頭上去。既能分清責(zé)任，也能夠幫助技術(shù)部門快速的解決問題。尤其是在一些重要檔案的管理中，更是要一份檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)人，既要保證檔案的保密性，又要保證檔案的安全性。

2.3 做好檔案管理的工作

在檔案管理人員培訓(xùn)工作中，必須要強(qiáng)調(diào)管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高管理人員檔案保護(hù)意識(shí)。對(duì)檔案管理工作定期進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題立即采取相應(yīng)措施進(jìn)行修補(bǔ)。檔案管理工作比較復(fù)雜，因此在管理工作中需要具有較強(qiáng)的耐心及細(xì)心，只有在檔案管理工作中足夠細(xì)心，才能夠真正做好檔案管理工作，為事業(yè)單位發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.4 提高檔案利用合理性

檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作之一，同時(shí)關(guān)于檔案資料的合理利用也是其重要組成部分，只有這樣才能夠有效發(fā)揮檔案作用。目前正是信息化時(shí)代，檔案信息的利用也逐漸加大。在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，只有定期查閱檔案資料，才能夠?qū)κ聵I(yè)單位信息有全面的了解，這樣不但有助于顯著提升工作效率，同時(shí)也能夠?qū)κ聵I(yè)單位發(fā)展提供資料參考。

2.5 及時(shí)更新檔案

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位更新發(fā)展速度也在不斷加快，在這種環(huán)境下，事業(yè)單位檔案也需要發(fā)生變動(dòng)，對(duì)于工作人員來講則需要結(jié)合時(shí)代發(fā)現(xiàn)需求，及時(shí)更新檔案資料，以能夠不斷完善檔案資料，以此促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，并能夠顯著提升事業(yè)單位在發(fā)展進(jìn)程中的吸引力，吸引更多的人才服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理工作。

3 結(jié)束語

綜上所述，在我國事業(yè)單位檔案管理工作中還存在一系列問題，但是事業(yè)單位人員普遍對(duì)其重視不高，因此也就導(dǎo)致我國事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量偏低。在這種環(huán)境下必須要顯著提升檔案管理工作質(zhì)量，以此促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，也意味著事業(yè)單位本身的發(fā)展，也就能夠更快更好的提供給人們更多的服務(wù)。這是利國利民的大事情，也是國家發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，

2010，34：125+127.

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，20：198.

[3]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開放，

2012，04：6-7.

[4]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，13：116+119.

[5]林幼鳳.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2009，08：235-236.