事業單位檔案管理規范化路徑的思考

李想

摘 要：隨著科技進步和社會發展，我國各個領域都取得了不小成就，事業單位面臨前所未有的挑戰和契機。檔案管理工作是事業單位管理工作的核心構成部分，在其發展中起著舉足輕重的作用。本文將主要圍繞我國事業單位檔案管理現狀展開分析，并對其實現規范化路徑提供有效措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

引言

在現代信息化社會中，檔案監管在事業的工作中占據著十分重要的地位，是決定其能否良好發展的決定性因素，但單位檔案監管是一項繁雜的作業，因此在檔案監管中，必須要積極運用高新技術，提升檔案監管工作的效率和質量。但就目前而言，我國事業單位檔案管理中依然存在諸多漏洞不足，要及時予以處理。

1 我國事業單位檔案管理現狀

1.1 意識匱乏，監管不夠完善

事業單位中部分檔案監管人員對檔案監管具備一些誤解，其覺得只有檔案監管中的文檔沒有遺失、破壞的就可以，覺得檔案監管僅是保存性的作業。并且有些事業單位對檔案監管標準化也沒有加以關注，在實際工作中，無論是人力、物力、財力均沒有十分充足。與此同時，檔案工作人員并未參加過專業的教育和培訓，監管檔案能力有限，管理方法及理念方面等都沒有及時更新，十分落后，對其工作的具體流程也沒有正確掌握，工作效率和質量普遍偏低。以上種種表現都是對檔案監管工作的必要性沒有引起充分認識，對工作中的狀況檔案搜集認知不足，沒有實時對搜集的檔案予以分類處理。

在輕視檔案監管的一些事業單位中，相關工作人員的文化程度較低，并且工作流動性大，沒有穩定的工作項目，這便致使崗位工作人員無法固定，并且檔案監管雜亂無章。有些檔案監管人員對檔案監管的原則、過程、監管形式不是十分了解，僅僅掌握了檔案監管的基礎知識，而針對檔案的搜集，編寫目錄號、宗號等環節并不知曉，進而導致檔案在整理過程中常常出現編碼差池。此外，還未能創建較為健全的檔案檢索，在工作中無法迅速尋找，讓其使用價值無法充分體現，進而導致檔案監管效率和質量雙雙降低，不能良好的為事業單位發展貢獻力量。

1.2 檔案資料編制不標準

在事業單位的檔案監管作業中，要利用相應標準的檔案紙來展開搜集工作，以此方便檔案的監管，然而單位在實際搜集時往往利用的是A4紙，其并不適用資料歸檔、修剪，單位沒有對檔案歸檔過程的資料展開明確的要求，讓其監管不夠標準。

1.3 硬件軟件設備不夠齊全

在高科技時代中，人們開始使用電子文檔來開展工作，因此在我國事業單位的檔案監管中，也要對電子文檔展開相應的監管。現階段，單位在電子檔案監管過程中，硬件設備搭配不夠完善，監管力度薄弱，并且電子檔案的錄入比較繁瑣。但是，電子檔案的監管一定要順應時代發展，信息化監管廣泛被運用在事業單位中，這便要對電子檔案監管予以一定的重視[1]。

2 實現事業單位檔案監管規范化途徑的有效措施

2.1 提高檔案監管標準化的認知

檔案監管是我國事業單位一項非常關鍵的作業，其質量的高低直接影響著事業單位本身的進步。標準化監管是社會前進的主要方向，在發展如此迅速的今天，事業單位在檔案監管中要積極意識到標準化監管的必要性。首先，事業單位相關領導干部要把樹立檔案監管標準化列入到平常工作之中，為其供應堅實的后盾力量；其次，要增加一定的投入，例如：人力、物理、財力相關的安排，要常常關心檔案監管作業，全方位掌握檔案監管工作進行的狀況，從而具體性的展開指引，推動檔案監管標準化進一步發展。

2.2 創建標準化的檔案監管規范

無規矩不成方圓，所有事物的有序展開一定要有相應的規范做前提條件。規范具有一定的限制性、束縛性的租用，在體現規范作用過程中，一定要確保其長久性、可靠性、合理性、高效性。在事業單位實現標準化檔案監管的進程中，只有創建標準化的檔案監管規范，將其作為主要參照，來指引檔案監管的標準化前進方向，才能真正提高其作業效率和質量。第一，單位要優化檔案監管的已有規章制度，用其作為根據，促進檔案監管工作的標準化，而且要及時對一些落后的檔案監管規程要予以處理，創建順應單位發展要求的合理規范，用其限制工作人員的行為舉止，禁止所有不正確行為的出現。第二，要強化檔案監管的監督，創建合理的監督體制，針對各個環節展開全方位的掌控，進而指引檔案監管實現標準化[2]。

2.3 標準化的檔案監管形式

現如今，以往的檔案監管形式早已無法順應檔案監管作業的要求，然而單位要想取得進一步的提升，在檔案監管過程中一定要拋棄陳舊的手段、理念以及形式，要依據社會發展要求，創建適用于單位檔案監管工作發展的形式，讓其具有時代氣息。相關單位要增加資本的投放力度，為檔案監管標準化前進置辦健全的設施設備，例如：電腦、打印機、掃描儀、照相機等等，完成檔案記載、儲存還有查找等流程的信息化監管，特別是在檔案的搜集過程中，要搜集文字、圖片、影響等全面的材料，進而有效提高檔案的使用率。在信息化創建進程中，事業單位同樣要強化檔案監管工作，改善檔案監管作業運作體制，讓檔案監管向著“管理和運用一體化”的形式前進。

2.4 強化檔案監管人員的監管和培訓

在我國事業單位檔案監管標準化進程中，檔案監管人員身為檔案監管的直接責任人，在檔案標準化監管中，對其有著嚴格的要求，需要相關工作人員擁有豐富的專業知識，嫻熟的業務技能，較高的綜合素養以及職業道德和一定的監管能力等。所以，在事業單位檔案監管過程中，要注重內部工作人員的培訓和教育工作，適當為其提供學習的平臺，比如：專業知識的培訓和再教育、講座、研討會、外出深造等，讓其不斷充實自己，在學習、交流、共享時發現自身不足，提高自我認識能力，發現他人身上的長處，取長補短，從而在本崗位中展現自我價值。與此同時，事業單位還要創建相應的鼓勵機制，以此來充分調動檔案監管人員的工作興趣和主觀能動性，讓其具備高度責任心以及歸屬感，進而為單位檔案監管工作規范化途徑的實現貢獻力量。

另外，在認定檔案價值時，一定要加強檔案的安全性管理。在事業單位獨特的環境下，要守秘的檔案眾多，并非范例，因此相關人員要對保密作業的要求加以重視。所以，事業單位要適當為相關人員組織教育活動，增強其對檔案保密工作的重要意義展開灌輸，而且要讓其自行了解相關法律知識，知曉相應部分條例。比如：在事業單位中禁止和其他人談論檔案內容，禁止向其他人提及檔案消息；對于沒有價值的檔案禁止單獨處置，要得到上級的準許；檔案的銷毀要安排專門人員處理，并且要多人共同在現場記載且確認無誤之后才能展開銷毀，之后把記載及時匯報結束工作。

3 結論

綜上所述，加強事業單位檔案監管規范化是時代發展的必然趨勢，相關部門和人員一定要對其加以重視。充分結合實際情況和自身特點，積極研究出科學合理的實現措施。并且在實踐中能及時轉變思想觀念，及時發現問題，及時解決問題，從而全方位提高檔案監管的質量和水平，為我國社會發展奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]蓋志敏.事業單位檔案管理規范化的思考與探索[J].現代職業教育，2017，（27）：229.

[2]閆凱.事業單位檔案管理規范化的思考[J].產業與科技論壇，

2015，14（10）：205-206.