完善歸檔責(zé)任制保證案卷質(zhì)量

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摘 要： 檔案的質(zhì)量是體現(xiàn)一個(gè)單位或部門(mén)檔案管理水平的重要依據(jù)。但在實(shí)際的管理過(guò)程中，檔案管理的歸檔過(guò)程是受到多方面因素的影響。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任制建設(shè)以此來(lái)保證檔案的質(zhì)量。但是，檔案管理根據(jù)單位的不同在各方面都存在差異，筆者在這里以機(jī)關(guān)事業(yè)單位為主展開(kāi)討論。本文從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，提出機(jī)關(guān)事業(yè)單位完善歸檔責(zé)任制保證案卷質(zhì)量的措施。

關(guān)鍵詞：歸檔責(zé)任制；案卷質(zhì)量；措施

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理層的現(xiàn)狀

首先，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理層對(duì)檔案管理工作的不重視、錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，是我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中產(chǎn)生問(wèn)題的關(guān)鍵。部門(mén)中沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，很多員工是身兼數(shù)職，這樣在一定程度上會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)時(shí)代的進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的態(tài)度也應(yīng)隨之變化，應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。其中，最應(yīng)該加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)《檔案法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，以法律手段規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作。此外，檔案管理工作需要在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中形成機(jī)關(guān)事業(yè)單位獨(dú)特的管理模式，但是由于相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作的不重視，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)間也較短，目前還無(wú)法實(shí)現(xiàn)健全的歸檔責(zé)任制的目標(biāo)。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容單一、手段落后。機(jī)關(guān)事業(yè)單位不同于國(guó)家，其在檔案收集過(guò)程中面臨的問(wèn)題也是比較多的，因此收集檔案比較困難，這也是導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容單一的主要問(wèn)題。目前大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然采用的是傳統(tǒng)檔案管理辦法。實(shí)際上，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)已經(jīng)能有效、快捷的進(jìn)行檔案管理。但是由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面的投資較少，無(wú)法支撐其這些現(xiàn)代技術(shù)的耗費(fèi)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面的手段還是較為落后。

2、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理操作層的現(xiàn)狀

一是，檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)不足。照理說(shuō)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在設(shè)置檔案管理部門(mén)的時(shí)候，應(yīng)該重視檔案行政管理部門(mén)的作用。其是為了檔案工作更好的展開(kāi)，為其提供相應(yīng)的技術(shù)支持，在不干預(yù)不強(qiáng)求的態(tài)度下，對(duì)其部門(mén)職責(zé)、激勵(lì)機(jī)制、檔案管理等方面都做出具體規(guī)定，作為工作開(kāi)展的依據(jù)，很好的把握建檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位建檔工作落到實(shí)處。其次機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)資源配置方面存在巨大的問(wèn)題，資源效率低下。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)還缺乏一系列的工作指導(dǎo)原則，在檔案的建立方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的行政部門(mén)又缺乏工作效率，這樣一來(lái)，檔案管理工作就沒(méi)有辦法良好的開(kāi)展。

二是，檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低。由于單位管理層對(duì)于檔案管理的工作并不重視，不能夠高薪聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員也不能撥資培訓(xùn)本部門(mén)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能。因此出現(xiàn)了檔案管理員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低、工作缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，僅能依靠自身的一點(diǎn)點(diǎn)對(duì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理檔案，這將會(huì)使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理同現(xiàn)代、高效的管理手段越走越遠(yuǎn)。甚至于有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位因員工工作失誤，在進(jìn)行檔案工作管理時(shí)出現(xiàn)了檔案損壞的事件，這不僅僅是對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展有著重要影響，其對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的形象也會(huì)造成巨大的損失。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式過(guò)時(shí)

筆者通過(guò)走訪(fǎng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，就目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平而言，其大多數(shù)仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式—人工管理。檔案管理部門(mén)的員工主要工作就是對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案以及檔案庫(kù)房進(jìn)行管理，工作量非常大。而且也沒(méi)有有效的利用一些高效的檔案管理軟硬件設(shè)施以及相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檔案管理，因此，檔案管理人員的工作量并沒(méi)有減輕，工作的效率也得不到提高。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也較為落后，盡管在檔案管理過(guò)程中運(yùn)用到了現(xiàn)代技術(shù)，但由于后期設(shè)備維護(hù)跟不上，對(duì)檔案管理也造成了很大的影響。

2、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息具有虛假性

目前我國(guó)大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案的保存形式仍然是紙質(zhì)檔案，當(dāng)這些檔案信息需要?dú)w檔的時(shí)候，檔案管理人員對(duì)這些檔案材料真實(shí)性的判斷大多來(lái)源于其自身的經(jīng)驗(yàn)或者是自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行人工識(shí)別，鑒別過(guò)后就會(huì)對(duì)其進(jìn)行歸檔。這一過(guò)程對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)是極其不科學(xué)的，檔案信息的真實(shí)性居然取決于檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平。這樣很有可能會(huì)出現(xiàn)篡改，對(duì)虛假的信息鑒別不清，在很大程度降低了其檔案信息的真實(shí)性。

3、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案歸檔后利用效率低

正如上文中提到的，在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的功能就是為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供查閱信息的功能。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位歸檔過(guò)后的檔案并不是誰(shuí)都可查閱，其僅限于檔案管理的內(nèi)部人員使用，其他部門(mén)若是想對(duì)其進(jìn)行查閱需要一些繁瑣的手續(xù)。首先，查檔人員填寫(xiě)查檔申請(qǐng)表，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋單位公章之后才能查檔。如果遇到一些緊急情況需要查檔的時(shí)候，這將大大降低機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率。實(shí)際上，這樣一來(lái)檔案管理工作就沒(méi)有很好的起到自己的作用，更加會(huì)削弱機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視度。

4、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的保密度低

正如筆者在前文中所提到的，目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位大多數(shù)還在采用傳統(tǒng)人工管理的方式對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，人工錄入的方式很容易讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息泄露，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的保密性得不到保證。此外，雖然有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位有利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但實(shí)際上對(duì)其投資不夠，未建立一個(gè)安全、完備的基礎(chǔ)檔案管理平臺(tái)，檔案信息容易被網(wǎng)絡(luò)黑客等不法分子盜取。

三、完善歸檔責(zé)任制保證案卷質(zhì)量的措施

1、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理職能的完善和職責(zé)、權(quán)限的確定

在這里機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理職能的完善和職責(zé)、權(quán)限的確定，是說(shuō)在檔案管理部門(mén)同其他管理部門(mén)之間建立一個(gè)良好的檔案管理系統(tǒng)。對(duì)所有工作人員的工作都有一個(gè)明確的定位，出現(xiàn)問(wèn)題，可以直接找到責(zé)任人，提高的檔案工作管理的效率。

2、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的銜接度應(yīng)加強(qiáng)

通過(guò)上一措施把單位組織機(jī)構(gòu)的現(xiàn)況及各部門(mén)、各級(jí)人員在檔案管理工作中所承擔(dān)的職責(zé)以文件的形式規(guī)定下來(lái)，具有一定的強(qiáng)制性。隨后，為了更好的開(kāi)展檔案管理工作應(yīng)將其工作流程做出明確的規(guī)定，做好各員工、各部門(mén)之間檔案管理的銜接工作。特別是對(duì)于其他部門(mén)的銜接工作更應(yīng)注重，避免出現(xiàn)部門(mén)矛盾，影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

3、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的投資應(yīng)該加強(qiáng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)落后的一個(gè)主要原因就是投資不夠。有的檔案管理部門(mén)其本身比較小，資金原本就比較緊張，無(wú)法購(gòu)買(mǎi)一些方便、快捷的檔案管理軟件。此外，加上機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一方面的管理不夠重視，就算資金不緊張，也不會(huì)去購(gòu)買(mǎi)一些具有現(xiàn)代技術(shù)的檔案管理軟件。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的資金投入。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案的質(zhì)量是體現(xiàn)一個(gè)單位或部門(mén)檔案管理水平的重要依據(jù)。但在實(shí)際的管理過(guò)程中，檔案管理的歸檔過(guò)程是受到多方面因素的影響。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理體現(xiàn)著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展水平，為了做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的歸檔工作，通過(guò)以上兩方面的措施，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案在歸檔工程中清晰明了，對(duì)持續(xù)保證案卷質(zhì)量具有一定的積極影響。

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（作者單位：黑河仲裁委員會(huì)辦公室，黑龍江 黑河 164300）