如何加強勞動工資類檔案管理

林素環

【摘要】檔案工作的性質、任務、目的和內容要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質。如果僅僅將檔案管理停留在傳統的理念上，不能運用現代高新技術工具進行檔案管理，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，將會極大制約檔案管理工作的創新與發展。因此，加強勞動工資檔案管理有很大的必要性。

【關鍵詞】檔案工作 勞動工資類檔案管理

一、現階段檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員和員工對勞動工資檔案重要性認識不足

一方面檔案管理人員沒有廣泛宣傳勞動工資檔案的重要性，因此檔案中缺少的材料未能及時補充、完善、更新；其次沒有專職的檔案管理人員，由于是非專業管理，檔案管理者就不能夠及時掌握檔案管理工作的新技術，新知識；另外員工不能對自身檔案給與充分的重視，往往忽視檔案的重要性，對檔案管理和存放的基本知識不夠了解，因此有的員工未能及時將檔案歸檔，不僅給檔案管理工作帶來不便，也給自己日后的工作變動帶來不必要的麻煩。

2.檔案管理手段落后

現階段各企事業單位的檔案管理沒有單獨的計算機和檔案管理軟件在手段上，查閱勞動工資檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，不僅占地面積大，使用空間也木能較理想應用。

3.檔案人員交接手續不嚴密

勞動工資檔案交接工作關系到企業未來的發展，因此交接工作的手續應按程序辦理，應該及時檢查，清理，簽字等，如在檔案管理人員的離職或調動工作時，未能按要求嚴格執行交接程序，則必然導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。

4.企業領導對檔案管理工作的忽視

例如建設部門的工作重點是如何以較低的成本早日完成預定的工程，而對勞動工資檔案管理不夠重視，存在勞動工資檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。檔案管理人員對勞動工資檔案補充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時、準確地得到補充。

二、提高檔案管理人員素質，加強檔案科學化管理

1.提高檔案管理人員的政治素質

檔案管理人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案管理人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

2.提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

3.提高檔案管理人員的知識素質

檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業知識或與業務工作有關的科學技術知識；檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作

4.提高檔案管理人員的綜合素質

在實際工作中檔案人員的協調能力的發揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關部門、有關人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關的規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理協調統一。因此要提高檔案管理人員的協調能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強的文字系統概括能力。有了一定文字水平，才能勝任檔案工作，才能將各種材料寫得更好，才能更好地為單位各項工作服務。因此要提案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統的手工操作成為檔案管理自動化工作非常重要的工具。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大限度地運用信息，使利用者在短時間內尋找到所需信息。因此必須提高檔案管理人員的信息化管理水平。

5.其它方面

強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化干部檔案管理意識，提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立勞動工資檔案的信息存儲和檢索系統。建章立制，有章可循，規范操作，積極主動做好檔案收集工作。制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。積極做好宣傳工作，加強檔案人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入勞動工資檔案，把好質量關。提高對職工檔案材料重要性的認識。加強宣傳力度，提高職工對其勞動工資檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向職工宣傳有關勞動工資檔案的管理知識，使其認識到，勞動工資檔案并不是可有可無的，它對職工今后重新就業有著重要的影響。加強對職工勞動工資檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。加強收集工作，完善檔案內容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

三、總結

檔案工作的性質、任務、目的和內容要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質。如果僅僅將檔案管理停留在傳統的理念上，不能運用現代高新技術工具進行檔案管理，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，將會極大制約檔案管理工作的創新與發展。因此，加強勞動工資檔案管理有很大的必要性。