基于信息化形勢下農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的幾點(diǎn)分析

徐誠時

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化得到了廣泛的普及。作為主要的農(nóng)業(yè)工作，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作是否順利完成不僅關(guān)系到我國農(nóng)業(yè)的進(jìn)步，也關(guān)系著科研工作的發(fā)展。因此，本文基于信息化形勢下，對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要意義進(jìn)行闡述，并探索加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作效率的一些途徑，以供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：信息化；農(nóng)科科研檔案；途徑

引言：隨著我國農(nóng)業(yè)的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案的重要性日益凸顯。它不僅記載著農(nóng)業(yè)科研院所過去的歷史，也真實(shí)記錄著當(dāng)下各項(xiàng)工作的開展情況，涉及到影像、音像等各種內(nèi)容。因此，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理十分重要。在科技飛速發(fā)展的今天，我們可以積極利用相關(guān)信息技術(shù)來輔助管理工作的實(shí)施。

一、信息化形勢下加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的必要性

在信息化這個大背景下，需要我們強(qiáng)化對農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化管理，這主要指的是將農(nóng)業(yè)科研檔案資料轉(zhuǎn)化成信息化的資料，并對檔案資料的存儲方法進(jìn)行更新，主要是由紙質(zhì)存儲方式向電子的存儲方式演進(jìn)，最后通過計(jì)算機(jī)對農(nóng)業(yè)科研檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)操作過程的簡便、快捷、準(zhǔn)確。

因此，對農(nóng)業(yè)科研檔案采取信息化管理十分必要[1]。第一，信息化管理可以提高工作人員的工作效率，與以往的紙質(zhì)資料相比，計(jì)算機(jī)中的資料可以實(shí)現(xiàn)交流共享，還可以被重復(fù)利用，這不僅減少了工作人員需要不斷記錄資料的精神壓力，還可以防止相關(guān)重要資料的丟失何和遺漏，保證了農(nóng)業(yè)檔案資料的準(zhǔn)確性與安全性。第二，農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化管理可以促進(jìn)檔案日常的查詢與借閱活動合理有序的進(jìn)行，由于計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理人員整理處置檔案的活動變得規(guī)范化與系統(tǒng)化，當(dāng)科研人員在工作過程中需要對相關(guān)農(nóng)業(yè)科研檔案進(jìn)行參考和研究時，可以憑借自身的權(quán)利利用電腦自主的對檔案開始查找與閱讀，這樣，就免去了以往在借閱過程要與檔案管理人員溝通說明的流程，增強(qiáng)了便利性，從而促使我國科研工作順利的開展。另外，在查詢檔案的方式上，檔案信息化管理模式概改變以往的精確查詢的繁瑣程序，取而代之的是模糊查找方式，促使工作人員的工作效率大大提高。

二、信息化形勢下加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的途徑

（一）完善信息化管理體系

要想使農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化管理工作順利開展，必須加強(qiáng)相關(guān)部門的規(guī)章制度的建設(shè)，只有積極明確相關(guān)管理規(guī)定，農(nóng)業(yè)科研工作才能更快更好地開展。因此，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)與檔案管理機(jī)構(gòu)除了要認(rèn)真貫徹落實(shí)政府制定的相關(guān)法律，如《中華人民共和國檔案法》等，還要結(jié)合科研院所以及檔案管理部門的實(shí)際情況，建立更加貼近工作實(shí)際的、符合自身發(fā)展需要的相關(guān)規(guī)章制度，例如制定電子檔案管理制度等，從而促進(jìn)檔案信息化管理工作的順利實(shí)施，實(shí)現(xiàn)信息化管理體系的不斷完善[2]。另外，應(yīng)促進(jìn)企業(yè)工作人員積極遵守相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，保證工作人員在農(nóng)業(yè)科研檔案的制作、整理、保存等各個過程中不斷貫徹落實(shí)相關(guān)規(guī)定，積極履行自身的工作職責(zé)，這不僅有助于從業(yè)人員自身能力的提升，還有助于糾正從業(yè)人員在日常工作過程中的錯誤行為，從而提高部門的工作效率，促進(jìn)信息化檔案管理技術(shù)順利應(yīng)用于農(nóng)業(yè)檔案管理當(dāng)中。

（二）打造健全的數(shù)據(jù)庫

當(dāng)下，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，每一種信息與數(shù)據(jù)都要求有健全的數(shù)據(jù)庫。要想使數(shù)據(jù)庫發(fā)揮自身作用，就要不斷建立健全數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。因此，在進(jìn)行科研活動的過程中，參與部門與工作人員應(yīng)該積極打造完善的信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對于每一份檔案的制作與生成，檔案部門的工作人員都應(yīng)該建立一個與這個檔案相呼應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，同時，還要對每一份檔案的內(nèi)容、形成日期以及后續(xù)對檔案的存儲與保護(hù)工作等進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w納與分析，并為每一份農(nóng)業(yè)檔案信息按照計(jì)算機(jī)生成的順序制作相應(yīng)的序列號，以方便檔案工作人員或者農(nóng)業(yè)科研人員日后的查詢與整理，從而減少人們的工作量與工作的繁瑣程度。一個數(shù)據(jù)庫構(gòu)建完成之后，最主要的就是要做好保存工作，在信息化不斷發(fā)展的大背景下，檔案管理人員就要將以往的紙質(zhì)版檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，利用信息化技術(shù)等科學(xué)技術(shù)將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案，并完成日常工作中的記錄，從而縮減檔案保存流程，減少檔案在傳遞、生成與保存過程中出現(xiàn)的人為錯誤。

（三）構(gòu)建完善的資源交流平臺

只有實(shí)現(xiàn)材料信息之間的相互共享，農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化管理工作才更具優(yōu)越性，為了促進(jìn)農(nóng)業(yè)信息資源的共享，相關(guān)科研機(jī)構(gòu)就要努力打造一個農(nóng)業(yè)信息資源共享平臺，從而促進(jìn)各部門之間相互交流合作，實(shí)現(xiàn)信息的相互流動，達(dá)到合理配置資源，促進(jìn)各個機(jī)構(gòu)共同發(fā)展的目的。因此，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大對農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理工作的投入力度，增大資金支持，建立健全相關(guān)工作設(shè)備，例如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、傳真機(jī)等，為檔案管理工作的順利開展提供便利。其次，要建立健全資源共享平臺，主要有數(shù)字化平臺與關(guān)機(jī)保存平臺兩類。關(guān)機(jī)保存平臺主要指的是在農(nóng)業(yè)檔案信息化管理工作過程中，農(nóng)業(yè)檔案不會被惡意的復(fù)制或是刪除，從而確保農(nóng)業(yè)科研檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性。除此之外，檔案管理人員要不斷增強(qiáng)自身的科研能力與與時俱進(jìn)的能力，積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)促使農(nóng)業(yè)科研檔案信息向社會傳播與開放，例如可以通過電腦播放、語音宣傳等形式，讓農(nóng)業(yè)信息突破封閉的格局，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)的資源的相互共享與運(yùn)用，從而促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研院所研究出更多有利于農(nóng)業(yè)發(fā)展的科研成果。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化管理在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息化的不斷普及與應(yīng)用，數(shù)字化技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案信息的管理工作中具有重要影響。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用不僅可以使農(nóng)業(yè)檔案管理工作流程更加方便與快捷，還對農(nóng)業(yè)檔案信息的安全性與完整性起到一定的保障作用，防止為不法分子提供犯罪的契機(jī)。因此，在對電子版檔案的管理方面，科研人員一般采取電子版檔案為主，紙質(zhì)版檔案為輔的管理措施。在對紙質(zhì)版檔案的管理方面，工作人員首先對各個檔案信息進(jìn)行分類整理，之后運(yùn)用數(shù)據(jù)化科技對這些檔案進(jìn)行掃描，掃描順序一般是從最重要的檔案信息開始，將掃描得出的圖像存儲到具有安全保障的硬盤內(nèi)，最后利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將這些檔案信息的數(shù)字圖像制作成微縮產(chǎn)品，從而使這些檔案資料得到安全且長期性的存儲。與此同時，檔案管理人員在對檔案信息進(jìn)行整理的同時，在檔案形成、傳遞、存儲等各個環(huán)節(jié)對紙質(zhì)版和電子版的檔案進(jìn)行雙重備份，從而避免信息在整理過程中丟失或是遺漏。在加強(qiáng)數(shù)字化管理在檔案管理工作中的應(yīng)用時，必須要做到雙重備份、雙重保險。

結(jié)語：總而言之，在信息化不斷發(fā)展的大背景下，農(nóng)業(yè)科研檔案實(shí)施信息化管理越來越重要，為了促進(jìn)信息化管理技術(shù)更好更快的應(yīng)用到檔案信息管理工作過程中，必須要完善相關(guān)管理規(guī)定，打造一個安全可靠的資源共享平臺，并積極構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，只有這樣，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作才能更快更好地實(shí)施，我國農(nóng)業(yè)才能不斷的向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]余宗樺.基于信息化形勢對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].信息化建設(shè)，2015（11）：245.

[2]張英妹.省級農(nóng)業(yè)科研檔案收集中存在的問題及措施[J].現(xiàn)代農(nóng)村科技，2015，24（13）：30一31