農機事業單位檔案管理工作的分析

張洪冰

摘 要：在國家經濟高速發展的過程中，農民購買新型農機的熱情日益高漲，農機化進程不斷得到提升。因此農業技術部門首先要提高農機用戶職業技能以及專業素質，促進農機科技成果向先進生產力轉變的進程。同時，農機技術的進步推動了農機部門檔案管理事業的不斷進步，文章就是基于此展開論述。

關鍵詞：農機；檔案管理；事業單位

前言：國家事業單位近年來發展勢頭迅猛，但農機事業單位的檔案管理工作沒有順應時代發展的變革，甚至制約了農機事業單位的發展。因此加強農機事業單位工作的有效性，是提升檔案管理工作的核心。在農機單位檔案管理中要對癥下藥，增強農機事業單位檔案管理的效率。

一、農機事業單位檔案管理中存在的問題

（一）重視程度不夠

直接形成的歷史記錄就是檔案，檔案是歷史再現的原始文件，是一種特殊的信息載體，具有原始性、真實性、完善性、長期性的特點，此外檔案還具有很強的程序性、規范性、權威性。在新形勢下檔案管理主要呈現出工作人員對其重視程度不夠，不能適應農機事業單位發展的要求。隨著涉農項目的不斷增多，農業部門以及相關單位把工作重點都集中在項目建設以及招商引資上，能夠具體產生經濟效益的方面，忽略了檔案管理的重要性，導致領導形象影響力不夠，在實際工作中沒有將檔案管理工作落實到位，沒有投入足夠的人力、物力、財力等資源，從而制約了農機事業單位檔案管理工作的發展[1]。

（二）檔案管理工作人員水平不高

農機事業單位檔案管理工作人員沒有充分認識本質工作，認為檔案管理工作僅僅是整理材料，分類歸檔的簡單工作，并沒有什么技術要求，并且檔案管理的工資待遇也不高，嚴重影響檔案管理工作人員工作的積極性。另外在檔案管理工作中沒有專門的技術人員，基層檔案管理工作人員基本上都是沒有系統學習過檔案管理知識的人員，缺乏業務能力，檔案管理工作能力不足，在實際工作中檔案管理工作人員沒有足夠的農機知識，經常出現檔案分類錯誤的現象，增加工作的復雜性，形成檔案管理人員的素質與工作需求不符。

（三）檔案管理系統不夠完善

人事檔案、財務檔案、技術項目檔案是農機事業單位檔案的重要類型。重視人事檔案和財務檔案是檔案管理工作中普遍的現象，同時忽視項目技術檔案，甚至收集整理不及時，檔案分散在個人手中的現象嚴重，隨著時間的推移相關工作人員退休等原因，經常出現檔案丟失的情況，給日后借閱檔案以及檔案查找增加困難。在借閱檔案的過程中沒有嚴格的申請以及審批程序，或者沒有記錄檔案借閱人，歸檔不及時等惡劣現象。

（四）檔案管理工作中缺少科學性、合理性以及時效性

檔案管理工作中缺少科學性、合理性以及及時效性主要表現在軟件以及硬件設施的建設上，例如在大部分基層農機事業單位中缺少專門的檔案室，或者存放檔案的方式不符合標準等，檔案管理工作方式陳舊，采用傳統的工作方式，工作效率很低。盡管使用電腦軟件，也只是停留在目錄管理上，在服務利用、查借閱、動態跟蹤等方面不能實現自動化服務。

（五）檔案管理工作法律意識淡薄

檔案管理法律意識淡薄，主要表現在檔案保密制度的執行方面，在借閱檔案的時候不能嚴格遵照相關手續規定執行，返還檔案時檢查審核意識不強，借鑒、傳抄、復制文件等現象在項目技術性資料中表現明顯，導致檔案保密工作存在重大漏洞，農機事業單位員工的人事資料沒有保障。在傳遞接收檔案的時候沒有采取密封的措施，檔案專遞不走機要渠道，制約了人事檔案的安全與保密性，甚至會造成嚴重損失。

二、農機事業單位檔案管理工作的改進措施

（一）提高農機推廣檔案管理工作的認識

首先要提升農機檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性的認識。讓廣大干部在開展工作之前，制定詳細的計劃，合理規范檔案管理，為農機技術推廣提供重要、真實的參考資料。農機事業單位管理工作的重要組成部分就是檔案管理，在工作中主要領導人要親自監督檔案管理工作的落實情況，具體崗位的工作人員要耐心履行相關職責，明確工作責任的同事，保障檔案管理工作的落實情況。

（二）提高檔案管理人員的水平

檔案管理工作是具有歷史意義以及現實意義的工種。因此檔案管理工作人員要不斷提升工作責任意識以及檔案管理的思想意識，充分認識檔案管理工作的重要性，同時在工作中加強理論知識的學習，增加調查研究，定期組織檔案管理專家對檔案管理工作人員進行培訓，在實際工作中工作人員應該反復實踐檔案管理的理論知識，讓自身在理論與實踐方面同時提升。另外也要學習國家新出臺的政策、規定、方法、重視實踐操作，與此同行加強合作交流，相互學習，在學習的過程中發展自身的不足，總結優良的經驗與做法，相互之間取長補短，并向周圍的同事推廣高效的檔案管理工作方法，讓檔案管理工作效率逐漸提升，保障農機事業能夠穩中有序的發展，形成卓越的農機管理機制。

（三）增強檔案管理工作的科學性

“工欲善其事，必先利其器”是檔案管理工作中始終應該堅持的理念，同時增加對檔案管理工作的投入，建立完善檔案管理的硬件設施，運用數字網絡系統增強檔案管理工作的協調性，避免檔案的丟失，建立專門的檔案存放室，分門別類的存放每一類檔案。同時充分利用辦公自動化、網絡化、數字化等手段，科學合理的安排農機檔案管理工作，在工作有序進行的前提下，提升檔案管理的效率以及質量，進而更好的服務于農機推廣工作。

（四）加強檔案法律法規的學習，增強法律意識

一線工作人員應該加強《檔案法》、《保密法》的學習，提升自身的保密意識以及工作責任感。其中更加重視職工個人資料以及專業技術資料在管理中的嚴密性，保障檔案管理工作的機密性，不泄露檔案資料，始終確保檔案的安全性，杜絕農機推廣中違反檔案法律法規的行為，促進檔案管理事業的健康發展。在加強工作人員檔案管理法律法規的同時，培訓結束后要及時考核員工學習成果，讓其有積累學習的過程，增強檔案法律法規在員工頭腦中的印象，逐漸運用在實際工作中，增強農機檔案管理工作的規范性。

（五）加強對檔案管理工作的監督和檢查

增加檔案管理工作的監督與檢查環節，能夠保障農機檔案管理工作的效率。積極呼吁政府部門建立健全的檔案監督與檢查機制，在實際換工作中讓基層單位按照相關制度執行，在發生突發事件的時候，做到有法可依、有據可循，依法查處違法行為。

（六）增加資金投入，引進先進的技術設備

國家農機事業單位的檔案管理工作與國際先進水平之間還有不小的距離，因此，農機事業單位更應該加大資金的投入力度，改善檔案室的環境，同時在檔案室配備管理所需的設備儀器，引進先進的技術設備，例如，消毒柜、防磁柜、溫濕度計、加濕器、空調等，為檔案的存放營造一個最適宜的環境，運用專門的技術措施，減少以及避免檔案的損毀，從而延長檔案的壽命，保障日后檔案查詢以及借閱過程中資料的豐富性，提升檔案室的系統性。同時，加大計算機網絡系統的應用范圍，增強檔案管理工作的信息化以及科技化程度，增加檔案資料的實際應用價值，更好的服務于農機設備的研究與推廣工作，為國家農業發展提供強有力的支撐，切實保障國家農業產業的有序發展，同時，優化農機事業單位的管理體系以及管理方式，提升工作效率[2]。

結論：從農機事業單位而言，檔案整理和歸納是一項重要的工作，農機事業單位的檔案涉及國家農業發展的方向以及高端科研成果等材料，工作人員需要具備足夠的法律意識，改進當前農機事業單位檔案管理工作的現狀，推動檔案管理工作的有序開展。

參考文獻：

[1]李柏春.農機事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].技術創新導報，2017，61（36）：08-19.

[2]馮家全.農機事業單位檔案管理中存在的重點問題與解決策略[J].湖北電視廣播電視大學報，2016，10（96）：09-06