基層檔案數(shù)字化工作的問題和建議

肖希玲

摘要：基層檔案管理工作是各項工作中必不可少的條件性和服務(wù)性工作，在新形勢下，針對基層檔案管理工作中的現(xiàn)狀，提出基層檔案數(shù)字化工作的建議。

關(guān)鍵詞：基層；檔案管理；數(shù)字化

基層檔案管理泛指基層單位的檔案管理工作者以檔案為中心，通過標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，以維護(hù)檔案的齊全與完整。

隨著時代的發(fā)展，數(shù)字化信息早已滲透到社會生活的各個領(lǐng)域，且早已滲透進(jìn)各個傳統(tǒng)領(lǐng)域中，基層檔案工作也不例外。以計算機(jī)技術(shù)為核心的信息時代的到來，使文件電子化、辦公自動化的趨勢愈加明顯，檔案數(shù)字化的進(jìn)程進(jìn)一步加快。為適應(yīng)新形勢，在基層檔案管理工作中，必須形成以科學(xué)規(guī)范的紙質(zhì)檔案制度為基礎(chǔ)不斷向電子檔案機(jī)制發(fā)展的格局。

圍繞數(shù)字檔案資源化建設(shè)，我國頒布了一系列有關(guān)電子文件歸檔與管理、電子檔案移交與接收、傳統(tǒng)載體數(shù)字化、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范并引導(dǎo)各級各類檔案館（室）運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用。

為此，對基層檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展，作如下思考和建議；

（一）問題

1、行業(yè)主管牽頭建設(shè)的共享機(jī)制不全

當(dāng)前，電子文件的管理得到普遍重視，基層單位在電子文件管理、IT基礎(chǔ)設(shè)施、服務(wù)平臺和應(yīng)用系統(tǒng)方面加大建設(shè)，但在組織層面形成保障人力、財力和物力持續(xù)可用的支持機(jī)制不夠，有效的服務(wù)機(jī)制和宣傳渠道尚未完善，導(dǎo)致廣泛應(yīng)用的共享機(jī)制不全。

2、貫徹落實國家有關(guān)數(shù)字檔案資源建設(shè)的管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)力度不夠，檔案管理制度還需進(jìn)一步完善，檔案管理人才嚴(yán)重不足，檔案管理人員能力參差不齊。

檔案管理是一項繁雜細(xì)致的工作，特別是在“存量數(shù)字化”“增量電子化”戰(zhàn)略背景下，檔案人員能力參差不齊，人員配備數(shù)量也趕不上檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。就文書檔案的管理來說，，經(jīng)市檔案局頒布的指導(dǎo)性文件精神并沒有完全落實到各個基層崗位上，基層崗位檔案管理人員對檔案管理也只是以完成績效為目標(biāo)。目前各單位乃至基層單位檔案管理工作都已納入綜合管理考核之中，這使得各基層單位對檔案管理的高度重視，對各基層單位的檔案管理人員也提出新的要求。而實際情況是：基層單位一般不設(shè)立檔案管理專職人員，而是由辦公室或者其他部門人員兼任， 該檔案管理人員一般還負(fù)責(zé)其他工作，檔案管理只是附帶的一小部分工作，基層單位檔案管理人員并非專業(yè)的檔案管理工作人員。人手不夠等多個客觀原因必然導(dǎo)致檔案信息的收集不夠準(zhǔn)確，對于信息化的管理也就不夠全面。雖然文書檔案全市有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，落實到基層還需一段時日，出現(xiàn)的種種問題也必然直接影響了對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的進(jìn)程。

3、計算機(jī)更新?lián)Q代日新月異，檔案管理人員能力參次不齊，檔案人員管理能力不能滿足信息化快速發(fā)展的需求。

為了保證安全高效的信息化環(huán)境，必然就對檔案管理人員提出更高的要求，隨著檔案管理信息系統(tǒng)從單機(jī)擴(kuò)展到局域網(wǎng)時，OA辦公、無紙化辦公、在線歸檔等相關(guān)技術(shù)成為不可回避的發(fā)展趨勢，而檔案管理人員趨于老齡化，相關(guān)專業(yè)人員缺失、檔案管理人員更迭頻繁也是各單位檔案管理中出現(xiàn)的必然現(xiàn)象。

（二）建議

1、加快轉(zhuǎn)型升級，推進(jìn)檔案信息化成果共享

當(dāng)今世界，以信息化為基礎(chǔ)的科技創(chuàng)新正在深刻影響各行各業(yè)的發(fā)展，檔案工作也加速邁入互聯(lián)網(wǎng)時代。在這個大變革的背景下，檔案工作者首先要從思想觀念上樹立新思維，認(rèn)真審視信息技術(shù)給檔案的流轉(zhuǎn)方式、管理手段、用戶體驗、檔案價值體現(xiàn)、檔案文化傳播等各個工作環(huán)節(jié)帶來的變化。從開放、協(xié)作、共享的角度思考新的服務(wù)模式，積極迎接共建共享時代的來臨。

數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)性資源，也是重要生產(chǎn)力，我們在日常工作中要加強(qiáng)電子文件的歸檔，電子檔案的接收與管理。在資源積累的過程中，注意數(shù)字資源的規(guī)范問題，不論是檔案數(shù)字化副本還是電子檔案，要確保從其生成起，就符合國家標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效檢索和利用，為資源共享奠定基礎(chǔ)。加快數(shù)字檔案資源的積累

2、鼓勵吸納檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)參與數(shù)字化整理的過程，高效利用、依法管理

近年來，國家提倡政府向社會力量購買服務(wù)，加之近幾年各級檔案部門數(shù)字化和電子檔案接收任務(wù)比較繁重，使得檔案服務(wù)外包市場不斷壯大。

基層檔案管理工作主要對相關(guān)信息進(jìn)行完整、真實的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供必要的信息服務(wù)。只有信息收集足夠準(zhǔn)確，才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。然而，在信息化不斷發(fā)展的時代背景下，需要定期對相關(guān)人員進(jìn)行法律知識、專業(yè)知識等各方面的培訓(xùn)，使得相關(guān)工作人員必須擁有較高的法律意識和專業(yè)技術(shù)能力。要打造檔案管理信息化平臺，就會需要鼓勵發(fā)展檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，“專業(yè)人做專業(yè)事”，專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)可以基本解決基層單位檔案人員缺失等相關(guān)問題，也可以為實現(xiàn)信息化管理建立一個良好基礎(chǔ)。鑒于絕大部分基層檔案管理部門并沒有足夠的技術(shù)條件來推動數(shù)字化建設(shè)，選擇檔案服務(wù)外包企業(yè)是勢在必行的趨勢。那么在選擇外包服務(wù)企業(yè)的時候，為避免檔案數(shù)據(jù)的失泄密或者不當(dāng)擴(kuò)散必須嚴(yán)格對保密資質(zhì)的審核。

3、領(lǐng)導(dǎo)重視和完善檔案數(shù)字化管理、及時引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才

檔案是歷史的真實記錄，是各項事業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)。基層檔案工作和其他工作一樣，需要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持，只有這樣，許多存在于檔案實際工作中的問題也就迎刃而解了。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時代背景發(fā)展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完善加上制度的輔助作用，會加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程

中國文化源遠(yuǎn)流長，經(jīng)過歷史多年的演變，信息量之大難以估量。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時，這就使得信息化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對信息的管理力度，讓檔案工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進(jìn)行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進(jìn)行。

（三）結(jié)語：

在新的歷史條件下，基層檔案工作面臨新的發(fā)展機(jī)遇，基層檔案數(shù)字化工作必將大有作為。為實施“存量數(shù)字化”、“增量電子化”戰(zhàn)略積累數(shù)字檔案資源，將是每個檔案工作者的歷史使命。