嚴把六關夯實基礎全力推動建設項目檔案管理工作再上新臺階

劉艷

摘要：項目檔案是工程建設項目工作和管理、服務活動中的歷史記錄，也是各項事業順利開展的重要信息資源。中鐵十局城軌公司始終高度重視項目檔案管理工作，認真貫徹落實山東省、集團公司關于項目檔案管理工作的指示精神，結合項目建設特點和公司檔案管理實際情況，在實踐中不斷健全完善檔案管理制度，開展檔案管理標準化建設，加強檔案基礎工作，促進了項目檔案動態達標，提高了檔案管理水平，確保了工程項目檔案的完整、齊全、準確、系統和有效利用。

我們把檔案管理納入重點項目建設的全過程，嚴格按照公司提出的“嚴把前期檔案資料關、嚴把施工過程檔案資料關、嚴把建設項目施工圖關、嚴把項目檔案移交關、嚴把檔案預驗收關、嚴把檔案專項驗收關”的六關標準。

一、強化組織領導，明確崗位責任

城軌公司高度重視檔案工作，檔案管理實行總經理負責、總工程師主管、辦公室主任分管的領導體制；成立檔案管理工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組，明確有關部門和人員的檔案管理職責，同時建立了覆蓋公司項目部的檔案管理網絡。現有專職檔案人員1名，兼職檔案員16名，做到了檔案管理“四統一”（統一領導、統一管理、統一制度、統一標準）。公司多次召開檔案工作會議，制定了檔案工作發展規劃和年度計劃，把項目檔案工作納入“四制”（項目法人制、招標投標制、工程合同制、工程監理制）管理，健全建設、設計、施工、監理各司其職的工程項目檔案管理網絡體系。按照“誰形成文件材料、誰立卷歸檔”的原則，各建設、設計、施工、監理單位在項目從立項到竣工驗收的全過程中，都必須對各自工作中形成的檔案資料及時收集、規范整理、安全保管、完整移交，保證項目檔案的完整、系統、準確。

二、強化制度建設，檔案管理工作規范運行

中鐵十局城軌公司嚴格按照檔案法律法規，緊密聯系工作實際，建立健全了各項管理制度。制訂完善了《中鐵十局集團城市軌道交通工程有限公司檔案管理辦法》、《城軌公司科學技術檔案管理規則》《檔案人員崗位職責》、《檔案保密、歸檔、整理、保管、借閱、利用統計銷毀制度》等管理制度。重點加強檔案信息化條件下科技檔案保密工作，針對各部門及施工單位借閱檔案資料過程中存在的薄弱環節，明確資料借閱的內容、歸還時間、審批級別、聯系方式等各方面內容，環環相扣，保證了外借檔案的安全受控。工作實現了歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有條例、庫管有措施、開發利用有目標。

三、以人為本，加強培訓，齊抓共管，實現全過程控制

檔案管理部門、項目主管部門及參建單位共同配合，將項目檔案工作納入項目建設管理范疇，實施事先介入、事中控制、事后驗收把關的全過程控制的項目檔案管理機制。檔案工作做到“四同步”（下達工程計劃與提出文件材料歸檔要求同步，檢查工程進度與檢查文件材料形成情況同步，工程驗收與檔案驗收同步，評定鑒定成果與鑒定驗收檔案的完整準確系統同步）；“四參加”（檔案人員參加開工建設會議，參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定會，參加重點設備儀器開箱驗收工作）；“四納入”（檔案工作納入工程建設計劃，納入建設技術管理環節，納入項目建設合同管理，納入相關人員崗位責任制）。在項目的招投標和簽訂合同時，將檔案收集、整理、移交等作為重要條款列入，明確規定各參建單位對項目檔案的責任及完成標準，明確監理單位對項目檔案的監督和審查責任，并規定違約責任。達不到檔案歸檔要求的財務不予結賬。使工程項目檔案工作有計劃、有步驟地深入開展。

四、強化質量管理，檔案資料應收盡收、系統完整

我們按照《重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》及《重大建設項目檔案驗收辦法》的規定，對移交的工程項目檔案資料做到應收盡收，主要包括從項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。設備到貨后，檔案室嚴格履行交接手續，派人參加開箱驗收工作，隨機資料及時歸檔。竣工資料由工程承包單位按規定整理立卷，保證每張竣工圖都蓋有竣工圖章，簽字完備，交主管部門審查合格后移交檔案室歸檔。各類材料做到清點清楚，簽字完備，收集齊全、歸檔及時、分類科學、組卷合理、編目規范。

五、強化庫房建設，檔案資料安全受控

為了確保檔案的安全管理，公司投入資金12萬元，建立了高標準檔案庫房，實現了庫房、辦公室、閱覽室三分開。實行消防系統一體化管理，公司統一購置了消防器材；配備檔案庫房密集架20列，空調、除濕機、等安保設備5臺。嚴格執行庫房安全管理制度，強化“防火、防盜、防蟲”等安全管理，做到日通風、日排查、日記錄。發現問題及時處理，保證了檔案始終處于安全受控狀態。

六、強化服務意識，檔案開發利用成效顯著

努力提高服務質量，端正服務態度，熱情接待，采用多種形式主動提供檔案利用。在促進公司安全生產、經營管理、科技研發、知識產權保護、重點工程中發揮了重要作用，創造效益、體現價值，更好地為公司黨政決策提供準確、詳實的信息服務。僅2017年提供查詢次數200余次合計400多頁。檔案信息資源為公司戰略決策、生產經營和發展建設發揮著越來越大的作用。

結語

檔案信息化建設是新形勢下檔案管理的創新發展。公司項目部將檔案信息化納入信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，加快推進檔案資源信息管理標準化和信息服務網絡化的進程。我們建立了檔案目錄數據庫和現行文件全文數據庫，逐步推進傳統載體檔案數字化，保障電子文件的真實有效、安全便捷，逐步建成在線文件查閱中心，實現檔案信息資源共享，有序提升檔案管理水平。對公司項目部的電子檔案、聲像檔案加強收集力度，保管增加備份，利用公司配備的先進設備，將各參建單位歸檔的企業資質、資格證書、榮譽等檔案進行掃描或拍照，保存成電子檔案格式，并編制了檢索目錄，導入檔案數字管理系統后，極大地方便檔案的查閱和利用，使公司檔案管理水平得到有效提升。

參考文獻：

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