現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

何玲

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，人們的生活方式以及工作方式有了很大的改變，相應的思想認識也有了很大的提升，尤其一些企業經營者愈加的重視人事檔案管理工作。人事檔案管理是人力資源管理中的一項重要工作內容，對于企業的發展具有深遠的影響。只有做好人事檔案管理工作，才能使得企業聘用人才方面更為合理，進而優化內部人力資源結構，增加企業的競爭實力。但是在實際進行人事檔案管理工作過程中，還是會發生很多的問題，這些問題的出現嚴重制約了人事檔案管理的水平，因此，這就要求有關的檔案管理人員能夠采取一些積極有效的對策加以解決，從而實現企業的長遠發展。

關鍵詞：現代人事檔案管理；問題；對策

現代人事檔案管理工作的有效開展具有重要的意義，這是記錄企業員工思想以及工作狀態的途徑，同時也是考核員工的基礎憑證，只有加強現代人事檔案管理，才能有利于幫助企業管理者進行科學的決策，有助于促進企業良好的發展。因此，這就要求有關管理人員能夠重視人事檔案管理工作，認真對待自己的工作，增加責任感，不斷的提高自身的管理水平，以滿足檔案管理工作的需要。同時還要針對檔案管理中存在的問題加以解決，進而增加企業的競爭力，實現企業實力的增長，為企業增加更大的收益。

1 現代人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是指對人事檔案進行統計、鑒定、保管、整理、收集等等活動。人事檔案管理的主要目的是為了保守檔案機密、確保檔案材料完整、便于檔案利用等。其一，保守檔案機密，現現代市場競爭中，了解競爭對手的情報具有極其重要的作用，有部分機密檔案是企業發展的機密，例如，企業成本材料，客戶信息等都是企業的機密文件。因此，檔案管理員必須具備很強的職業道德、遵守法律法規、嚴格做好檔案管理的保密工作；其二，確保檔案材料完整，在檔案日常維護和管理的工作中，管理人員必須要做到材料的完整性，防止材料遺失或遭到破壞，這是檔案管理人員日程工作中的重要任務和職責；其三，便于檔案利用，只有能夠有效的利用人事檔案管理材料，才能有利提高企業人力資源管理的效率和質量。

2 現代人事檔案管理存在的問題

2.1 管理制度存在缺陷

現代人事檔案管理過程中還存在著不少的問題，管理制度的不完善就是其中之一，這使得檔案管理水平受到了一定制約，不利于企業人事檔案管理工作的順利進行。與傳統的人事檔案管理不同，現代企業發展過程中更需要建立健全新的檔案管理制度，這樣才能避免出現一些不必要的問題，符合現代企業的發展要求。但是目前來看，大多企業經營管理過程中，還存在制度不完善，責任不明等缺陷，進而在管理方面缺乏一定的執行力和約束力，達不到管理的效果，不利于企業的長遠發展。

2.2 管理人員流動問題

總所周知，企業人事檔案管理是一項具有長久性、連續性、乏味性的工作，在人事制度的影響下，企業各各個部門、各個單位都出現人員流動大的現象，同時也包括了企業人事檔案管理的人員。這就使得人事檔案管理的工作容易出現斷層的現象，如有人事檔案管理人員突然離職，和后來的人事檔案管理人員工作交接不順利和完善整，造成工作存在斷層性，從而使得管理工作重復或著不夠全面進行，造成了人事檔案管理工作質量難以有效的提高，降低了人事檔案管理工作的效率。

2.3 管理人員素質不夠

管理人員的素質不足也是人事檔案管理過程中所存在的主要問題，這類問題很關鍵，因為檔案管理人員就像一枚螺絲，是基礎性的因素，只有保證其正常工作，才能發揮它的作用，從而保證其工作質量，這具有重要的意義。但是大多企業人事檔案管理工作過程中，還缺乏一定的職業素養以及道德素養，不能充分的認識自身工作的重要性，缺乏一定的經驗，同時還不具備專業技能水準，從而使得檔案管理工作頻頻出現紕漏，這就使得檔案管理工作難以有效的進行下去。

3 現代人事檔案管理優化的途徑

3.1 完善檔案管理制度

企業單位必須嚴格按照管理人員管理活動的程序進行，將人事檔案管理工作責任落實到每一位管理人員身上，做到責任連帶的用作，使得管理人員之間相互監督，提高管理人員的政治覺悟和綜合素質，若出現違法亂紀的情況，應進行嚴厲的懲罰，徹底追求法律責任。從檔案管理人員自身抓起，建立完善的檔案管理制度，形成一個良好的、和諧的人事檔案管理工作環境。另外，建立現代化符合自身發展的人事檔案管理系統，將現代信息技術與人事檔案管理相結合，建立一個健全和完整的人事檔案管理系統，從而提高檔案管理工作的效率。

3.2 降低管理人員流動

企業單位應給予人事檔案管理人員足夠的薪資待遇，減低人員流動的問題，并且還需要不斷的引進先進的、有責任心的管理人才。另外，在人事檔案管理工作交接時，必須要做到完整的、全面的交接工作，使后來的員工能夠獨立的完成接下來的管理工作，避免工作出現斷層的問題，從而提高企業單位人事檔案管理的質量。

3.3 加強管理人員培訓

加強檔案管理人員的培訓也是基本的要求，檔案管理人員的素質影響著人事檔案管理的水平的發揮，只有保證檔案管理人員的素質，才能真正實現管理資源的利用，避免出現一些不必要的問題，這具有重要的意義。而這就需要企業有關部門能夠加以重視，在檔案管理人員方面加強培訓，具體而言，可以加大投資力度，強化管理人員的職業素質培訓，尤其要注重加強現代管理方法的培訓，以跟上時代的發展，能夠提高實際操作能力，實現科學化的人事檔案管理，進而促進現代企業管理水平的真正提高。另外，有關部門還可以考慮建立以及健全相關的培訓以及獎懲制度，以進一步加強培訓，培養出企業發展所需要的檔案管理人才，進而提高人力資源管理的質量，增加檔案管理的工作效率，推進檔案管理工作的順利進行，從而有助于進一步提升現代企業的地位，促進其長遠的發展。

4 結束語

隨著時代的不斷向前發展，各個行業都獲得了較大的發展，但是同時也在面臨著企業發展的轉折，尤其是管理方面的變革，只有不斷的優化管理方法，提高企業管理水平，才能真正做到與時俱進，跟上時代發展的潮流，不被社會所淘汰，在市場中能夠得以立足和發展，這具有重要的意義。而人事檔案管理就是管理工作中內容中的一部，人事檔案管理水平的提高對于企業的發展也具有重要的意義，因此，企業經營者也應該加強這一塊的變革，通過加強管理人員的培訓、創新檔案管理方法以及健全人事檔案管理制度等，以提高企業人事檔案管理的水平，進一步的促進企業健康發展。

參考文獻

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