現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策

何玲

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活方式以及工作方式有了很大的改變，相應(yīng)的思想認(rèn)識(shí)也有了很大的提升，尤其一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)者愈加的重視人事檔案管理工作。人事檔案管理是人力資源管理中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。只有做好人事檔案管理工作，才能使得企業(yè)聘用人才方面更為合理，進(jìn)而優(yōu)化內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)，增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。但是在實(shí)際進(jìn)行人事檔案管理工作過(guò)程中，還是會(huì)發(fā)生很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重制約了人事檔案管理的水平，因此，這就要求有關(guān)的檔案管理人員能夠采取一些積極有效的對(duì)策加以解決，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人事檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

現(xiàn)代人事檔案管理工作的有效開(kāi)展具有重要的意義，這是記錄企業(yè)員工思想以及工作狀態(tài)的途徑，同時(shí)也是考核員工的基礎(chǔ)憑證，只有加強(qiáng)現(xiàn)代人事檔案管理，才能有利于幫助企業(yè)管理者進(jìn)行科學(xué)的決策，有助于促進(jìn)企業(yè)良好的發(fā)展。因此，這就要求有關(guān)管理人員能夠重視人事檔案管理工作，認(rèn)真對(duì)待自己的工作，增加責(zé)任感，不斷的提高自身的管理水平，以滿足檔案管理工作的需要。同時(shí)還要針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題加以解決，進(jìn)而增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)力的增長(zhǎng)，為企業(yè)增加更大的收益。

1 現(xiàn)代人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是指對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、整理、收集等等活動(dòng)。人事檔案管理的主要目的是為了保守檔案機(jī)密、確保檔案材料完整、便于檔案利用等。其一，保守檔案機(jī)密，現(xiàn)現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情報(bào)具有極其重要的作用，有部分機(jī)密檔案是企業(yè)發(fā)展的機(jī)密，例如，企業(yè)成本材料，客戶(hù)信息等都是企業(yè)的機(jī)密文件。因此，檔案管理員必須具備很強(qiáng)的職業(yè)道德、遵守法律法規(guī)、嚴(yán)格做好檔案管理的保密工作；其二，確保檔案材料完整，在檔案日常維護(hù)和管理的工作中，管理人員必須要做到材料的完整性，防止材料遺失或遭到破壞，這是檔案管理人員日程工作中的重要任務(wù)和職責(zé)；其三，便于檔案利用，只有能夠有效的利用人事檔案管理材料，才能有利提高企業(yè)人力資源管理的效率和質(zhì)量。

2 現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理制度存在缺陷

現(xiàn)代人事檔案管理過(guò)程中還存在著不少的問(wèn)題，管理制度的不完善就是其中之一，這使得檔案管理水平受到了一定制約，不利于企業(yè)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。與傳統(tǒng)的人事檔案管理不同，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過(guò)程中更需要建立健全新的檔案管理制度，這樣才能避免出現(xiàn)一些不必要的問(wèn)題，符合現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求。但是目前來(lái)看，大多企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，還存在制度不完善，責(zé)任不明等缺陷，進(jìn)而在管理方面缺乏一定的執(zhí)行力和約束力，達(dá)不到管理的效果，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.2 管理人員流動(dòng)問(wèn)題

總所周知，企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)具有長(zhǎng)久性、連續(xù)性、乏味性的工作，在人事制度的影響下，企業(yè)各各個(gè)部門(mén)、各個(gè)單位都出現(xiàn)人員流動(dòng)大的現(xiàn)象，同時(shí)也包括了企業(yè)人事檔案管理的人員。這就使得人事檔案管理的工作容易出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象，如有人事檔案管理人員突然離職，和后來(lái)的人事檔案管理人員工作交接不順利和完善整，造成工作存在斷層性，從而使得管理工作重復(fù)或著不夠全面進(jìn)行，造成了人事檔案管理工作質(zhì)量難以有效的提高，降低了人事檔案管理工作的效率。

2.3 管理人員素質(zhì)不夠

管理人員的素質(zhì)不足也是人事檔案管理過(guò)程中所存在的主要問(wèn)題，這類(lèi)問(wèn)題很關(guān)鍵，因?yàn)闄n案管理人員就像一枚螺絲，是基礎(chǔ)性的因素，只有保證其正常工作，才能發(fā)揮它的作用，從而保證其工作質(zhì)量，這具有重要的意義。但是大多企業(yè)人事檔案管理工作過(guò)程中，還缺乏一定的職業(yè)素養(yǎng)以及道德素養(yǎng)，不能充分的認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還不具備專(zhuān)業(yè)技能水準(zhǔn)，從而使得檔案管理工作頻頻出現(xiàn)紕漏，這就使得檔案管理工作難以有效的進(jìn)行下去。

3 現(xiàn)代人事檔案管理優(yōu)化的途徑

3.1 完善檔案管理制度

企業(yè)單位必須嚴(yán)格按照管理人員管理活動(dòng)的程序進(jìn)行，將人事檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到每一位管理人員身上，做到責(zé)任連帶的用作，使得管理人員之間相互監(jiān)督，提高管理人員的政治覺(jué)悟和綜合素質(zhì)，若出現(xiàn)違法亂紀(jì)的情況，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰，徹底追求法律責(zé)任。從檔案管理人員自身抓起，建立完善的檔案管理制度，形成一個(gè)良好的、和諧的人事檔案管理工作環(huán)境。另外，建立現(xiàn)代化符合自身發(fā)展的人事檔案管理系統(tǒng)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合，建立一個(gè)健全和完整的人事檔案管理系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。

3.2 降低管理人員流動(dòng)

企業(yè)單位應(yīng)給予人事檔案管理人員足夠的薪資待遇，減低人員流動(dòng)的問(wèn)題，并且還需要不斷的引進(jìn)先進(jìn)的、有責(zé)任心的管理人才。另外，在人事檔案管理工作交接時(shí)，必須要做到完整的、全面的交接工作，使后來(lái)的員工能夠獨(dú)立的完成接下來(lái)的管理工作，避免工作出現(xiàn)斷層的問(wèn)題，從而提高企業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)也是基本的要求，檔案管理人員的素質(zhì)影響著人事檔案管理的水平的發(fā)揮，只有保證檔案管理人員的素質(zhì)，才能真正實(shí)現(xiàn)管理資源的利用，避免出現(xiàn)一些不必要的問(wèn)題，這具有重要的意義。而這就需要企業(yè)有關(guān)部門(mén)能夠加以重視，在檔案管理人員方面加強(qiáng)培訓(xùn)，具體而言，可以加大投資力度，強(qiáng)化管理人員的職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，尤其要注重加強(qiáng)現(xiàn)代管理方法的培訓(xùn)，以跟上時(shí)代的發(fā)展，能夠提高實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的人事檔案管理，進(jìn)而促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理水平的真正提高。另外，有關(guān)部門(mén)還可以考慮建立以及健全相關(guān)的培訓(xùn)以及獎(jiǎng)懲制度，以進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)出企業(yè)發(fā)展所需要的檔案管理人才，進(jìn)而提高人力資源管理的質(zhì)量，增加檔案管理的工作效率，推進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，從而有助于進(jìn)一步提升現(xiàn)代企業(yè)的地位，促進(jìn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷向前發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都獲得了較大的發(fā)展，但是同時(shí)也在面臨著企業(yè)發(fā)展的轉(zhuǎn)折，尤其是管理方面的變革，只有不斷的優(yōu)化管理方法，提高企業(yè)管理水平，才能真正做到與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，不被社會(huì)所淘汰，在市場(chǎng)中能夠得以立足和發(fā)展，這具有重要的意義。而人事檔案管理就是管理工作中內(nèi)容中的一部，人事檔案管理水平的提高對(duì)于企業(yè)的發(fā)展也具有重要的意義，因此，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者也應(yīng)該加強(qiáng)這一塊的變革，通過(guò)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)、創(chuàng)新檔案管理方法以及健全人事檔案管理制度等，以提高企業(yè)人事檔案管理的水平，進(jìn)一步的促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

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