淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

劉思文

摘 要：作為一種重要的檔案材料，利用現代化的網絡技術來開展辦公室檔案的管理可以大大提高其工作效率，也已經得到了人們的廣泛重視。將辦公室文件以網絡信息的形式來進行管理。其一方面對于數據的保管是非常有益的，而且對部門相關工作的開展也有很大的益處，推動本部門的工作的開展。本文對當前辦公檔案管理效率提升的必要性進行了探討，并總結改進辦公文件管理效率的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：檔案管理；管理工作；工作效率；辦公室檔案

現在社會發展水平不斷提高，網絡技術的更新換代還在繼續，可以說各種各樣先進的信息技術層出不窮。作為一個鮮明的時代特征而言，網絡信息技術也將在社會生活和工作的各個領域當中的應用越來越廣泛。所以為了更好地適應于實際發展的需求，在檔案管理工作開展的過程中，應當充分發揮電子信息管理優勢，如果要做好檔案管理工作，給業務發展做好相應的準備，則必然需要在新時代之下積極修正管理戰略，不斷改良服務體系，這樣才能讓其適應于各項工作開展的實際需求。

1 辦公室檔案管理的意義

眾所周知，辦公室檔案在內容和性質上存在較大的區別，因而檔案的重要程度差異很大。有些檔案屬于內部的秘密檔案，其與單位工作能否順利進行的關系是非常密切的。所以作為管理人員而言，文件管理和保密工作就顯得尤其重要，正確執行才能給相關工作的開展提供幫助。人事檔案的保密級別較低，但即便如此也仍然需要妥善保管，一旦出現了文件數據丟失或泄露問題就會造成嚴重后果。更要防止被動工作由于檔案的丟失，導致工作的開展受到影響。

所以個人檔案的有效管理對于一個人在將來各個工作崗位的發展和將來的各種手續的辦理來說是非常重要的。因此必須做好所有員工的檔案管理工作，并將檔案的保密工作也納入管理范疇中來。如辦公室文件檔案資料是對單位業務工作的指導和指令性文件，是業務部門的工作方法和工作思路，對業務工作具有指導性作用。

對個人檔案管理工作，其對于未來階段個體工作的發展，以及未來階段各種程序的處理而言都有著相當大的重要程度。所以，所有員工做好檔案管理工作應當盡量細化，并采取妥善的技術性手段做好，同時注重檔案管理工作的保密性。再比如，辦公室的檔案往往就是單位業務工作的指導性文件，也是相關部門的工作開展所應用到的具體方法和思路，在業務開展過程中也是非常重要的。

在辦公室檔案中，做好重要檔案的管理，其一方面可以顯著提高管理效率，更促進了網絡電子信息技術在相關工作中的使用，以便在信息可用時盡快訪問員工檔案，也可以在項目計劃有需求時進行搜索，一旦使用高級搜索和模糊搜索，這可以顯著提高搜索效率，進而可以更輕松地進行數據搜索。

此外，還可以使用網絡進行遠程管理新聞數據庫，因此很容易在不同地方查詢數據也成為可能，也使得文件可以發揮出更大的應用價值。另外，在管理文件網絡信息文件時，可以使用授權方法設置讀取和使用文件的權限，結合實際需求來開展分級管理，不僅可以直接查閱相關檔案，還能記錄檔案的調用情況，妥善利用這項技術更可以成為辦公室檔案保護的重要手段。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的措施

2.1 建立完善的辦公室檔案管理制度

要想做好辦公室檔案的管理工作，單位主要領導人員應該給予高度重視，積極推動完善檔案管理機制的工作，建立健全的辦公室檔案管理制度。單獨建立存放檔案的資料室，將辦公室檔案合理有序地按照不同類別進行存放，并寫明標簽，便于日后查找。在存放檔案時，盡量不要將檔案存放在容易丟失檔案的較低樓層，而應該將檔案存放在辦公室二樓以上，并且對一樓的門窗進行加固圍欄處理，以保障檔案的存放安全。對于一些單位內部重要文件，應該進行單獨的檔案存放，并及時跟進檔案保密期限。根據檔案的機密程度和時間的推移，對檔案進行相應的升高密級、降低密級、解密等等的處理。

2.2 提高辦公室檔案管理人員的專業水平

作為單位檔案管理員應根據社會的發展和時代的進步，經常開展檔案管理工作培訓，不斷增強檔案管理人員對于檔案的管理和保密意識，提高辦公室檔案管理水平。對于管理人員，應該加強保密法制教育，單位的其他成員也必須充分認識到檔案管理工作的重要性、艱難性和復雜性，協助配合檔案人員做好檔案管理和保密工作。通過對管理人員不斷進行專業的檔案管理業務培訓和相關的法制教育，大力提高其法律意識和對檔案保密工作的責任意識。在具體的培訓工作中，應該加強管理人員的專業性培養，使參加培訓的每一位管理人員都能夠獨立掌握檔案管理工作的核心思想和主要檔案管理操作技能。

2.3 應用網絡電子信息化進行辦公室檔案管理

將網絡電子信息化技術應用于檔案管理時，電子化的處理方式是由集中立卷發展成對平時新聞檔案文件的處理。用這樣的方式不僅能夠把單位內部的各種檔案資料按照不同類別進行分類管理，而且可以對復雜的檔案資料進行有效的整理，還能夠對辦公室各類檔案資料進行補漏，同時也不會使辦公室資料造成長期的堆積，不僅提高了檔案管理的效率，而且及時歸類整理公司檔案文件，能夠使資料檢索變的更加便捷。在檔案的管理人員對原有文件插入新文件的時候也變得特別方便。

2.4 加強辦公室檔案管理的責任意識

在檔案保密管理工作中，應該將所有的保密工作落實到個人身上。單位主要領導要及時關注檔案管理工作，每一個員工都有自己負責的一部分工作內容，加強保密工作人員的責任感。在日常的檔案保密工作中，實行嚴格的獎懲制度，對于因為自己工作失誤造成嚴重影響的工作人員及其直接領導應該負有主要責任；對于在工作中表現優異的工作人員因給予其一定的物質獎勵。通過一系列的措施提高檔案保密管理人員的工作積極性，全力發揮每一個工作人員的潛能，進而確保將檔案的管理工作的順利進行。

3 結束語

在我國經濟不斷發展的背景下，經營體制和管理體制也在越來越完善，這些都給單位的發展提供了必要條件。在內部管理工作當中，辦公文件管理是非常重要的一部分，所以不難看出，提高辦公文件管理的效率在單位管理體系優化中也越來越重要。本文總結了一些可行的檔案管理對策，例如增強檔案管理人員的責任感，采用新的管理模式來開展辦公檔案管理，等等，希望可以給相關管理工作的開展提供一些參考。

參考文獻

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