談大數據時代下檔案管理的價值提升

徐成鋼

摘 要：檔案管理這項工作本身具有一定的專業性和科學性，在現階段的管理工作中，其重點在于可以不斷提高檔案管理質量，為了可以實現這一目標，就應當深刻結合于現階段檔案管理工作的發展形勢。現在大數據的理念不斷產生，應用愈發廣泛，可以說其也將會在檔案管理工作中發揮一定的作用。現在檔案管理水平的提高，大大提高了人們調取檔案的便利性，但是相關工作人員也要明白，檔案管理水平的提高可以大大提高檔案應用的社會價值。本文結合大數據時代檔案管理價值情況進行了簡要分析，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：大數據；檔案管理；價值

現在互聯網上的資源越來越豐富，將其應用于各行各業的管理工作中，也就成為大數據時代下的主流。現在人們的生活和工作當中應用到了各種各樣的信息技術和電子技術，同時隨著人們日常工作和生活的開展，也將會產生大量的數據，可以說大數據已經成為人們工作生活中的一項重要內容。現在檔案管理在人們的生活和工作中的地位越來越重要，但是其價值是經過挖掘之后才能產生，讓其給人們的生產生活帶來便利，讓檔案管理工作也能實現其自身應有的效益。

1 大數據概述

1.1 大數據定義

在這個大數據的時代背景下，大數據的出現可以有效的通過計算機技術對一些大規模的數據信息進行的處理、分析、存儲、搜索。而大數據有著規模較大、數量較多、結構多樣化等特點，可以有效的對一些視頻、文字等相關數據進行處理，將現有物聯網技術創新、完善，滿足現代人們的使用需求，提升信息處理工作質量與效率，保證大數據的處理方式逐漸以一個多樣化的形式發展下去。

1.2 大數據特點

大數據是指用一般軟件無法完成的數據，其數據規模非常龐大，種類繁多，需要用非傳統軟件進行數據的分析。大數據的主要特點有以下兩種：（1）數據信息量：隨著社會不斷的發展，大數據時代已經到來，一些非結構化數據正在大規模的快速增長，同時也使全球的數據信息得到了快速增長，傳統計算機信息處理技術已經不能滿足社會發展的需求，而大數據的出現可以有效的解決這一問題，提高信息處理工作質量與效率；（2）數據多樣變化：隨著互聯網、多媒體、信息技術的快速發展，在人們的生活中得到了廣泛的應用，同時一些圖片、文字、音頻、郵件、GPS和傳感器等產生了巨大的非結構化數據，并以一個多樣化的形式呈現出來。

2 大數據和檔案管理之間的關系

大數據在整個檔案管理工作中都是非常重要的。在大數據背景之下，檔案管理也被賦予了全新的概念。

第一，大數據的推廣應用推動了檔案管理效率的提高，借助于現代化科學技術的幫助，檔案管理工作的效率越來越高，這樣一來，檔案管理部門也就可以向外界提供檔案查詢服務，保證了信息的利用率。

第二，信息內容可靠性大幅提高，檔案資源可以借助于大數據的支持，形成一個虛擬數據庫，大大提高信息查閱效率的同時，信息真實性也得到了有效保證。

另外，信息自動分析功能也將得到實現，這個功能的融入可以大大簡化檔案信息查閱的步驟，經過對關鍵詞的檢索功能，就可以迅速找到所要查閱的信息內容。其對于社會的發展進步而言都是非常必要的。對檔案管理工作給予足夠的重視，可以不斷發揮檔案管理工作的價值，所以不難看出，大數據對于檔案管理工作而言，意義是非常重大的。

3 檔案管理價值提升方法

對于現代社會的發展來說，人們應當對檔案管理價值有一個明確的認識，重視其挖掘工作，對于在大數據背景下提高檔案管理價值的方法，本文從四個方面展開論述：

3.1 完善檔案管理系統，實現和信息化技術的融合

大數據本身是基于信息技術所產生的一個概念，在大數據的影響下，檔案管理工作最大的變化就是可以實現信息共享。在一個單位和企業中的檔案部門中，都應當積極進行信息化改造，提高信息技術的利用率，實現檔案利用的通用標準。一個單位當中的檔案管理部門應當共用一個系統來存放和處理數據，這樣才能進一步實現檔案管理的目標，所以任何一個部門沒有完成這些改造內容，也會給檔案內容的通用性造成一定的影響，導致數據共享無法實現。所以這樣看來，在開展信息化改造過程中，應當對這個問題重視起來，完成各個部門的調動，并實現緊密合作和溝通，這是完成信息化改造的必要前提。與此同時，也要積極培訓工作人員，提高其技術水平，給后續的使用和維護帶來足夠的便利。信息化改造完畢之后，也要積極進行系統的調試和測驗，一旦發現漏洞就要及時修補，避免給后續使用造成不利影響。

3.2 推動檔案電子化

信息技術和計算機技術的發展和普及催生了大數據，然而我們在過去的幾十年中，所有的檔案都是紙質的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實現檔案的大數據共享，第一步就是需要實現這種珍貴的紙質檔案資料的電子化轉換。將相關的紙質檔案掃描、拍照，形成一系列系統化的電子檔案，這樣才能進一步輸入電腦，實現與網上數據對接。在紙質檔案的電子化進程中，我們需要進一步掌握相關的技術，做好更多的防護措施，盡可能地保證那些珍貴紙質檔案的完整性。

3.3 構建檔案信息化管理的統一標準

檔案在進行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對這些不同的選擇，我們需要進一步構建統一化的標準。在進行信息化建設過程中，只有統一標準，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對等性。具體來說，我們需要規范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構成一個完整的電子檔案數據。同時，我們在檔案的電子化處理過程中，進一步統一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進一步統一，差異性才能降到最低。

3.4 人員的信息化素養提升

信息化技術、大數據理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是簡單地了解過相關概念，對其應用和操作知之甚少。我們需要進一步加大對檔案管理人員的信息化技術素養提升。因為檔案管理需要有人員進行操作，同樣的檔案信息化建設、大數據的建立都是需要人員去實施，所以我們需要對這些操作、實施人員進行信息化技術的培訓。

4 結束語

在大數據理念的完善之下，檔案管理工作將會不斷完成飛躍，管理效率和準確性也會不斷提高。在現階段的大數據改造工作中，檔案管理工作應當對系統統一性有一定的重視，盡速完成紙質檔案向電子檔案的轉化，同時建立一套完善的標準來開展檔案管理工作，重視培訓工作提高工作人員的技術能力，這樣才能真正發揮出檔案管理工作應有的價值。

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