檢察機關訴訟檔案的建設和管理分析

唐麗萍

摘 要：檢察機關需要集中統一管理訴訟檔案，促進訴訟檔案保持著良好的安全性和完整性，為后續有效利用，為國家積累史料，發揮積極作用。檢察機關開展訴訟檔案的建設和管理工作，需要嚴格遵循國家相關法律法規，按照規定和要求，結合實際工作情況，切實有效提升整體工作水平。本文主要是從檢察機關訴訟檔案的基本情況入手，重點分析其內涵和工作任務，并詳細分析現階段工作中存在著的不足，提出了一些科學有效的改進策略，為全面提升檢察機關訴訟檔案建設管理水平提供借鑒和參考。

關鍵詞：檢察機關；訴訟檔案；建設；管理；策略

前言

檢察機關訴訟檔案，是檢察工作實際進行過程中的重要內容，會直接影響到檢察工作開展的科學性和合理性情況。訴訟檔案針對檢察機關的具體檢察活動進行全程記錄，是推進檢察工作順利開展的必要前提，全面有效的管理好訴訟檔案，同樣是檢察業務工作中的重要組成部分。

1.檢察機關訴訟檔案的基本情況

1.1內涵

檢察機關訴訟檔案，是人民檢察院以辦理案例為目的，依法進行訴訟活動所形成、具有查考利用價值，并按照有關規定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、聲像材料及其它材料的總和[1]。檢察機關在日常的檢察工作中，全程記錄檢察活動的各方面情況，為后續的案件處理工作提供重要依據，同時承載著檢察業務工作的實際成績，還是國家重要的檔案資源之一。

1.2基本工作任務

檢察機關訴訟檔案管理部門在日常的工作過程中，承擔著管理各項訴訟檔案的重要任務，首先，需要針對本機關內部的全部檔案進行全面有效的管理，并給檢察干警提供積極的利用前提。其次，訴訟檔案管理部門需要將各個業務部門的訴訟文書材料，開展收集和管理工作，重點需要指導、監督和檢查好這些材料的立卷歸檔工作內容。再者，訴訟檔案管理部門還需要鑒定和整理各項檔案材料。

2.建設管理中的不足

2.1訴訟檔案管理意識不強，管理理念較為落后

檢察機關對于訴訟檔案管理方面的關注度不斷提升，但是不容忽視的，還存在著很多基層檢察機關沒有充分意識到該項工作的重要意義，一些檢察干警較為重視“辦案”業務，但是在訴訟檔案管理方面重視程度不夠高，多是認為收集立卷工作是相關檔案管理人員的職責，沒有按照相關規范和標準，全面細致的檢查本部門的收集立卷工作。檢察干警沒有做好日常的訴訟檔案收集和整理工作，將會增加檔案管理人員的工作負擔，并且很多檢察院缺乏著專業性的檔案技術復合型人才，相應的檔案部門的監督工作不夠到位，影響到了訴訟檔案的實際管理效果。同時需要注意到，很多檢察院訴訟檔案建設管理過程中，工作理念不夠先進，沒有形成科學化的管理模式，相應的建設管理手段較為單一，無法全面提升整體管理工作水平。

2.2訴訟檔案材料收集不夠充分，檔案建設質量較差

想要全面有效推進檢察機關訴訟檔案建設管理工作順利開展，需要在日常的檢察活動過程中，做好各項訴訟檔案材料的收集工作。而現階段一些檢察院訴訟檔案建設質量不高，主要是體現在了以下幾個方面：第一，國內法律體系還不夠十分的健全，隨著社會進步和經濟發展，很多法律法規更是無法適應實際需求，并且很多檢察干警沒有充分重視檔案管理工作，導致實際工作中訴訟文書材料歸檔不夠及時，檔案材料本身的質量較差，比如說存在著較多的缺項、漏項以及錯誤情況，影響到了檔案的總體建設效果。第二，文書材料歸檔過程中的檢查工作不夠到位，部分案卷之中缺乏相關材料，再加上案卷內部的材料在排列順序方面較為混亂，存在著較多重復或者說與案件本身無關的材料。案件承辦人員在編寫法律文書方面，編號不夠準確，封面填寫不夠規范，缺少相關責任人的簽名，給后續歸檔工作增加難度。

2.3訴訟檔案建設管理信息化建設水平不高

現代信息化技術的持續更新和進步，為當前檢察機關訴訟檔案建設管理工作提供了良好的前提條件。當前很多檢察機關訴訟檔案信息化管理工作只是處在了條目管理的階段上，對于全部檔案材料的管理存在著較多不足，在信息檢索方面工作不夠到位，一些單位僅僅采用Word、Excel以及單機版管理軟件開展檢索工作，檢索工作不夠流暢，給檔案查找工作造成了較大困難，也沒有實現信息資源共享的良好目標。檢察機關單位在電子文檔方面的重視程度不夠高，多是按照著相關規定進行收集，沒有做好全面有效的開發和利用工作，在信息資源整合和利用方面不夠到位[2]。

3.良好工作策略

面對現階段檢察機關訴訟檔案實際建設管理過程中存在著的不足之處，檢察機關需要培養出大量的專業檔案技術管理人才，優化訴訟檔案管理模式，豐富管理工作手段，切實強化和提升整體工作水平。

3.1健全訴訟檔案管理制度，轉變管理觀念

推進訴訟檔案管理工作順利開展，檢察機關首先需要轉變訴訟檔案建設管理觀念，檢察干警都需要充分意識到訴訟檔案建設管理工作的重要性，在日常的工作過程中自覺投入到案卷文書材料的收集和歸檔工作中，減少工作失誤的情況出現。強化訴訟檔案管理意識和法制觀念，以嚴格的標準要求自己，切實提升工作效率。其次，建立健全訴訟檔案管理制度，針對具體檔案建設管理過程中的各項環節進行全面有效的控制，設立科學明確的工作規范和標準，給相關檢察干警和檔案管理人員提供行為指導，保證各個工作環節都順利進行。再者，全面落實訴訟檔案分級管理職責，明確權責分工，使得訴訟檔案建設管理的每項工作任務都能夠安排到位，保證追責到人。將訴訟檔案建設管理工作納入到檢察機關的重要議事日程之中，全面推進檢查和督促環節的順利開展，以物質保障推進訴訟檔案建設管理朝著現代化、科學化的方向發展。再者，充分調動檢察干警和檔案管理人員的工作積極性和責任心，需要實現訴訟檔案建設管理和檢察院的崗位負責制、年中考核的良好掛鉤，促進相關人員以更為飽滿熱情和認真負責的態度開展各項工作。

3.2強化訴訟檔案建設總體質量

案件辦理過程中，各項文書材料、檔案資料的形成、積累和整理，是有效推進訴訟檔案建設工作有效有序開展的重要前提和保證。強化訴訟檔案建設總體質量和效果，首先，案件負責人需要全程監控文書材料的形成和整理工作，保證各項材料的科學性和準確性，充分做好檢查工作，對于不符合規定的、遺漏的，需要及時開展改進工作。其次，收集各項文書材料之后，需要嚴格按照相應規定，依照一定順序進行排列，通常是按照材料名稱、種類、時間順序排序的，并且保證各項材料一應俱全。案卷封面目錄需要和內部材料保持一致，在填寫各項材料名稱和相應編號的時候，需要采用字跡耐久性較高的墨水進行填寫，保證字跡的真實、準確、清晰。再者，實際歸檔各項材料的時候，需遵照一定的標準和規范，堅持一案一號的原則，明確相應的保管期限[3]。

3.3切實提升訴訟檔案建設管理的信息化水平

智能庫房、檔案數字化的建設技術不斷提升，給當前檢察機關訴訟檔案建設管理工作提供了技術支撐。檢察機關開展訴訟檔案建設管理工作，需要充分采用多種先進化信息技術手段，發揮現代科學技術的優勢和作用。首先，建設數字化的檔案管理模式，形成完善合理的數字資源庫，面對紙質材料，需要通過掃描的方式，將其轉換為電子形式，不僅便于文檔材料的保存，同時為后續的檔案檢索和查驗工作提供極大的便利前提，并大大增加了訴訟檔案庫房的總體容量。現階段檢察機關所面臨的訴訟檔案內容逐漸增多，復雜性不斷提升，依靠傳統管理模式，不利于工作效率和工作水平的良好提升。積極采用紙質和電子雙重保管的形式和制度，推進訴訟檔案電子化管理工作不斷提升。其次，檢察機關強化自身檔案管理信息系統及信息平臺的建設工作，采用計算機、信息化管理的模式，實現檢察系統內部信息資源的全面共享[4]。

4.結束語

現階段檢察機關訴訟檔案建設管理工作實際開展過程中，還存在著一定的問題，主要是集中在了訴訟檔案管理意識不強，管理理念較為落后，訴訟檔案材料收集不夠充分，檔案建設質量較差，以及檔案管理信息系統建設不到位。面對這些情況，檢察機關需要積極采用科學合理的方式和手段加以應對和改進，通過健全訴訟檔案管理制度，轉變管理觀念，強化訴訟檔案建設總體質量，以及切實提升訴訟檔案建設管理的信息化水平，將能夠起到良好的效果。

參考文獻：

[1]侯菲菲. 基層檢察院訴訟檔案管理探析[J]. 檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集， 2016.

[2]馮成湘， 潘一新. 探究如何加強檢察訴訟檔案的管理與利用[J]. 魅力中國， 2017（52）：00125-00126.

[3]周衛紅， 張霞. 基層檢察機關檔案管理信息化建設問題的探究[J]. 卷宗， 2016， 6（8）：00258-00259.

[4]陳丹蕾. 淺談對基層檢察機關訴訟檔案鑒定與銷毀的思考[J]. 職工法律天地， 2017（8）：290-290.